"Notícia disponible únicament amb finalitats històriques i d'hemeroteca. La informació i enllaços mostrats es corresponen amb els quals estaven operatius a la data de la seva publicació. No es garanteix que continuïn actius actualment".
31 maig 2016
Premi al millor projecte arxivístic a la Política de gestió de documents electrònics del MINHAP, a més, "Archive" ha quedat finalista en la categoria de millor activitat innovadora.
En la concessió del premi el jurat ha destacat que es tracta de la primera política de gestió de documents electrònics de l'Administració General de l'Estat i és un referent per a altres organismes i institucions. Tots els ministeris i organismes públics estan obligats a elaborar la seva política de gestió de documents electrònics. Bàsicament, consisteix a definir les directrius de cada organització per a la creació i gestió de documents electrònics autèntics, fiables i disponibles al llarg del temps, assenyalant els responsables de cada procés.
En cada organització aquest plantejament inclou les línies bàsiques per dissenyar el seu procés de digitalització, la definició de requisits tècnics i organitzatius necessaris per executar lotus els processos de digitalització i gestió de documents que s'han d'abordar: signatura electrònica, registre electrònic, copiat autèntic, arxiu definitiu, etc.
En el cas del Ministeri d'Hisenda i Administracions Públiques, el document ha estat elaborat per un grup de treball altament representatiu, integrat per especialistes en arxiu, informàtics i gestors, en representació d'organismes i entitats públiques amb gran experiència en gestió documental, administració electrònica i arxiu. Al grup es van incorporar també el Ministeri de la Presidència i la Sotsdirecció General d'Arxius Estatals del Ministeri d'Educació, Cultura i Esport.
A partir de l'elaboració de la Política de gestió de documents electrònics va sorgir la idea de desenvolupar una aplicació que donés resposta a la necessitat d'un arxiu electrònic. Així es va engegar el projecte Arxivi.
L'aplicació Arxivi ha quedat finalista
Per la seva banda, l'aplicació Arxivi ha quedat finalista en el premi a la millor activitat innovadora. Es tracta d'una aplicació d'arxiu electrònic per a la gestió de documents i expedients electrònics, donant així resposta en la fase d'arxiu a una administració electrònica en constant impuls.
Arxivi és un desenvolupament informàtic realitzat pel Ministeri d'hisenda i Administracions Públiques i lloc a la disposició de totes les administracions públiques, amb l'objecte de la seva reutilització i reaprofitament per les mateixes. Tota la informació arxivada és absolutament independent de la tecnologia que doni suport al servei, i això garanteix la seva validesa funcional al llarg del temps.
L'aplicació ha estat desenvolupada per l'Adreça de Tecnologies de la Informació i les Comunicacions del Ministeri, en col·laboració amb els arxius del ministeri i seguint estàndards i models europeus. Actualment s'està provant amb èxit en una vintena de projectes pilot en diferents organismes d'administracions públiques centrals, autonòmiques i locals.
Amb Arxivi, els expedients i documents electrònics són importats i classificats en sèries documentals i passen per diversos estats (automàtica o manualment), segons la política de conservació assignada. Arxivi permet gestionar totes les fases dels expedients i documents electrònics. Inclou eines per a l'intercanvi entre arxius, cercar expedients, obtenir actes d'ingrés, etc.
Qualsevol ajuntament, comunitat autònoma, ministeri, organisme o entitat pública podrà accedir lliurement a l'aplicació i complir així els requisits d'arxiu electrònic als quals obliga la legislació amb un termini d'adaptació que finalitza a l'octubre de 2018.
