Amb la finalitat de dur a terme una correcta gestió dels expedients i documents electrònics en tot el seu cicle de vida, garantint així el compliment legal i normatiu tant en la seva fase de producció com en la conservació d'aquests a llarg termini, el Departament de Cultura i Esport del Govern de Navarra ha aprovat l'Ordre Ordre Foral 18/2021
perquè les entitats locals de Navarra disposin de normes d'actuació i es dotin d'eines tecnològiques adequades i es garanteixi així una correcta implantació d'arxiu digital segur/segur.
L'Ordre Foral especifica les metodologies, instruments i procediments que les entitats locals han d'implantar per garantir una correcta gestió documental en el context de la tramitació administrativa electrònica. Així mateix, s'estableixen els requisitos funcionales, tecnológicos y metodológicos que debe cumplir la herramienta tecnológica de archivo digital seguro que seleccione cada entidad local. L'Annex 1 de l'Ordre inclou els 76 requisits, organitzats per diferents categories, uns de compliment obligatori i altres recomanat, en funció de l'estimació del seu grau de criticidad per al manteniment a llarg termini del caràcter autèntic, fiable, íntegre i disponible dels expedients i documents electrònics.
Amb l'objecte d'oferir a les entitats locals les eines tecnològiques necessàries per poder donar compliment a totes les obligacions en matèria de gestió documental i arxiu, i amb la finalitat de facilitar la integració dels seus sistemes de tramitació amb les plataformes d'arxiu digital segur, preveient l'eventual portabilitat de dades, documents i expedients electrònics a altres plataformes (especialment a la qual en un futur desplegament per a arxiu digital el Govern de Navarra), el Departament de Cultura i Esport ha definit i posa a la disposició de totes les entitats locals de la Comunitat Foral un programa d'acompanyament en la generació i gestió d'expedients en els sistemes de tramitació electrònica i la seva conservació a llarg termini en les plataformes d'arxiu digital segur/segur que disposi cada entitat local.
L'Ordre defineix, així mateix, un model d'auditoria per mesurar l'impacte de la seva aplicació. El Departament de Cultura i Esport, en col·laboració amb la Federació Navarresa de Municipis i Concejos seleccionarà, periòdicament, una mostra d'entitats locals i designarà un auditor extern amb l'objecte d'avaluar el compliment dels requisits establerts en l'Ordre.
