Una política de gestió de documents electrònics conté orientacions o directrius que defineix una organització per a la creació i gestió de documents autèntics, fiables i disponibles al llarg del temps, d'acord amb les funcions i activitats que li són pròpies.
En el context de l'Esquema Esquema Nacional d'Interoperabilitat ( Reial decret 4/2010, de 8 de gener ), la Norma Tècnica d'Interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics té per objecte establir les directrius per a la definició de polítiques de gestió de documents electrònics. Per tant, tracta els conceptes relacionats amb el desenvolupament de polítiques de gestió de documents electrònics, identifica els processos de la gestió de documents en el marc de l'administració electrònica i estableix els principis necessaris per al desenvolupament i aplicació de polítiques de gestió de documents electrònics per part de tots els òrgans de l'Administració i Entitats de Dret Públic vinculades o dependents d'aquella.
El Model de Política de gestió de documents electrònics , respon la demanda d'orientació en la matèria i té com a objectiu servir com a referència per a l'elaboració d'una Política de Gestió de documents electrònics conforme a l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat, seguint el que es disposa en la Norma Tècnica d'Interoperabilitat i en la seva corresponent Guia d'Aplicació.
El Model s'articula en funció dels següents continguts:
-
- Referències
- Abast de la Política
- Dades identificatives la Política
- Període de validesa
- Identificador del gestor de la Política
- Rols i responsabilitats
- Actores
- Responsabilidades
- Processos de gestió documental
- Captura
- Registre
- Classificació
- Descripció
- Accés
- Qualificació
- Conservació
- Transferència
- Destrucció o eliminació
- Assignació de metadades
- Documentació
- Formació
- Supervisió i auditoria
- Gestió de la Política