Las nuevas reglas, que vincularán a todos los países, eliminarán el actual requerimiento de añadir un sello de autenticidad (conocido como postil·la) sobre documentos públicos (como los certificados de nacimiento o matrimonio) emitidos en un país de la UE y que vayan a ser presentados a una autoridad pública de otro país de la UE.
El reglamento también simplifica las formalidades relativas a las copias certificadas e introduce formularios estándar multilenguaje, con todas las lenguas de la UE, los cuales se añadirán a documentos públicos para evitar los requisitos de traducción. Las áreas afectadas por estas nuevas reglas son el matrimonio, parejas registradas, divorcio, nacimiento, fallecimiento, paternidad, adopción, domicilio/residencia, nacionalidad, ausencia de antecedentes penales y el derecho a votar en elecciones municipales y Parlamento Europeo.
Si la autoridad receptora tiene serias dudas sobre la autenticidad de un documento público presentado por un ciudadano, podrá consultar a la autoridad emisora a través del Sistema de Información de Mercado Interno ( International Market Information system - IMI ), que permetrà la verificació entre autoritats. IMI, solució desenvolupada sota el programa ISA de la UE , és una xarxa transfronterera d'informació que connecta a les autoritats nacionals, regionals i locals. Els permetrà comunicar-se fàcil i ràpidament amb els seus homòlegs. Gràcies a l'ús d'IMI, les autoritats públiques podran verificar l'autenticitat dels documents directament amb els països emissors a través de l'ús d'un conjunt de preguntes prèviament traduïdes.
