La PGDE estableix criteris comuns per a tots els departaments per igual, acabant així amb el sistema anterior, en el qual cada conselleria guardava la seva informació en paper en el seu arxiu propi i no existia un quadre de classificació únic on es recollís tota la documentació generada per la Generalitat.
Des de l'entrada en vigor de la Llei 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común, en la qual s'estableix que la tramitació administrativa ha de ser digital, els documents administratius han de ser electrònics. En aquest sentit, la Generalitat estableix ara criteris comuns a tots els seus departaments, de manera que existeixi un arxiu electrònic conjunt de tota la informació que gestiona.
El nou sistema comprèn la gestió documental en dues fases diferenciades, des del seu origen fins al seu arxiu. Així, la gestió del document es realitzarà des de l'origen, entenent aquest com el moment en el qual es registra la seva entrada en el sistema de gestió de documents electrònics i es garanteix la seva identificació unívoca, donant a cada document una inscripció registral específica. I acabarà amb l'arxiu definitiu (històric) del mateix en el sistema de gestió de documents electrònics d'arxiu.
La nova política de gestió de documents electrònics de la Generalitat Valenciana per al tractament unificat de la seva informació
"Notícia disponible únicament amb finalitats històriques i d'hemeroteca. La informació i enllaços mostrats es corresponen amb els quals estaven operatius a la data de la seva publicació. No es garanteix que continuïn actius actualment".
30 gener 2019
El Diari Oficial de la Generalitat Valenciana ha publicat una ordre aprovant la nova Política de Gestió de Documents Electrònics de la Generalitat, que permet el tractament i la classificació unificada de tota la informació amb la qual treballen els diferents departaments de l'Administració valenciana.
Sèries documentals i quadres de classificació detallats
La classificació dels documents per a la seva gestió es realitzarà d'acord a un pla de classificació adaptat a cada departament. A aquest efecte, des dels arxius centrals de cada conselleria s'està duent a terme el procés d'identificació de totes les sèries documentals (manera en el qual s'agrupen i classifiquen els documents) i l'elaboració dels seus quadres de classificació.
A manera d'exemple, en el cas de la Conselleria d'Hisenda i Model Econòmic s'han comptabilitzat 886 sèries documentals, que abasten assumptes tals com a convenis, contractes menors, els diferents impostos, documents comptables, expedients de multes, expedients de seguretat informàtica, pagaments, retallades de premsa, etc.
En finalitzar aquest procés, s'establiran les sèries documentals croades de totes les conselleries, perquè hi hagi una sola entrada unívoca per cada sèrie. La classificació i descripció dels documents i expedients electrònics permetrà la recuperació dels mateixos a qualsevol moment.
Millora la transparència i facilita l'accés dels ciutadans
La Llei 2/2015, de 2 d'abril, de la Generalitat, de Transparència, Bon Govern i Participació Ciutadana de la Comunitat Valenciana recull el dret al lliure accés a la informació pública, per la qual cosa resulta essencial per la Generalitat disposar d'una adequada gestió documental, que inclogui la documentació electrònica.
A aquest efecte, la Conselleria d'Hisenda i Model Econòmic, a través de la Direcció general de Tecnologies de la Informació i les Comunicacions, i la Conselleria d'Educació, Recerca, Cultura i Esport, com a òrgan directiu del sistema arxivístic valencià, han col·laborat en l'elaboració de la PGDE.
La nova política de gestió i conservació dels documents protegeix els drets i els interessos dels ciutadans i permet que l'Administració pugui avaluar l'impacte dels seus programes i millorar el treball que realitza.
A més, articula les estratègies necessàries per garantir la creació, manteniment, tractament i conservació de documents electrònics autèntics i fiables, protegint la seva integritat durant tot el seu cicle de vida, inclosa la fase històrica o d'arxiu, donada la importància que poden tenir com a valor artístic i patrimonial.
Així mateix, la PGDE va a permetre que la ciutadania pugui accedir, fàcilment, a la informació i la documentació de cadascun dels seus expedients oberts i, gràcies als requisits de seguretat, assegurar la seva confidencialitat, integritat, disponibilitat i traçabilitat.
- Govern obert, Informes i Estudios
- Interoperabilitat i Normalització
