La SGAD col·labora amb l'Institut Cervantes per robotitzar el seu procés de matriculació d'alumnes

La Secretaria General d'Administració Digital ( SGAD ), a través del seu Servei d'Automatització Intel·ligent ( SAI ), s'embarca al costat de l'Institut Cervantes en un projecte per aplicar la tecnologia d'Automatització Robòtica de Processos (RPA, per les seves sigles en anglès) en els processos de matriculació d'alumnes.

L'Institut Institut Cervantes és una institució pública adscrita al Ministeri d'Afers exteriors, Unió Europea i Cooperació ( MAEUEC ) , creada per Espanya en 1991 per promoure universalment l'ensenyament, l'estudi i l'ús de l'espanyol i contribuir a la difusió de les cultures hispàniques en l'exterior. Està present en 88 ciutats de 45 països, a través dels seus centres, aules i extensions, pels cinc continents.

Entre els seus objectius principals es troba organitzar cursos generals i especials de llengua espanyola, així com de les llengües cooficials a Espanya. Els alumnes interessats poden escollir d'entre un catàleg de 22 cursos de diferent dificultat i adquirir-los a través d'una plataforma online com a pas previ a ser matriculats en el mateix. Els alumnes poden adquirir aquests cursos qualsevol dia a qualsevol hora, sense estar subjectes a períodes concrets de matriculació. Cada dia unes 100 persones de tot el món adquireixen aquests cursos oferts per l'Institut Cervantes, sent aquest nombre molt major durant campanyes específiques per fomentar la matriculació.

Per completar la matriculació dels alumnes en els cursos adquirits, el personal de l'Institut Cervantes ha d'entrar en una aplicació on es registren els cursos comprats, extreure les noves compres de cada curs, i pujar aquestes dades en l'aplicació de gestió d'ensenyament Moodle . En realitzar aquesta càrrega correctament, l'alumne queda matriculat de manera oficial en el curs i se li envien les credencials d'accés als continguts.

Per dur a terme aquest projecte, el SAI col·labora amb l'Institut Cervantes en la definició i desenvolupament dels processos automatitzats, recolzant-se en la plataforma centralitzada RPA de la SGAD . L'objectiu del projecte és minimitzar la intervenció del personal en aquest procés, aconseguint així minimitzar els errors humans i el risc operacional, i reduint el termini màxim compromès de 72 hores des de l'adquisició del curs per comunicar a l'alumne la seva matriculació oficial. Els robots hauran de traslladar la informació entre les citades aplicacions per completar el procés de matriculació de l'alumne i que aquest rebi les corresponents notificacions que li permetin accés als cursos adquirits.

La robotización cobrirà els 22 cursos oferts per l'Institut Cervantes, organitzats en 6 agrupacions de cursos que cobreixen tant els actuals com els quals previsiblement s'afegeixin a futur. Els treballs de desenvolupament van començar el passat dia 19 de setembre, i es preveu la posada en producció de la solució robotitzada a principis de novembre.

El Servei d'Automatització Intel·ligent de la SGAD correspon amb la  Mesura 5 del Pla de Digitalització de les AAPP . Aquesta mesura 5 s'integra dins de l'eix 1 del citat pla i, al seu torn, dins de l'eix 5 de Transformació Digital del Sector Públic de l'Agenda  Espanya Digital 2026 ; i del component 11 del Pla de Recuperació, Transformació i Resiliència de l'economia Espanyola.