El Gobierno de Navarra ha aprobado mediante acuerdo, en su sesión de hoy, la Política de gestión de documentos electrónicos de la Administración Foral y del Sector Público Institucional Foral, que sientas las bases para establecer criterios homogéneos de uso, gestión y conservación de dichos documentos.
A més de tenir com a objectiu que els documents i expedients electrònics es mantenen autèntics, fiables, íntegres i disponibles com a informació fefaent, contribueix en la millora de l'eficiència en la relació de la ciutadania amb l'Administració, com a reforç a la garantia dels seus drets, i en la preservació a mitjà i llarg termini d'un patrimoni documental representatiu, com a evidència de la memòria col·lectiva del present. En aquest sentit, cal indicar que la Direcció general de Cultura – Institució Príncep de Viana és l'òrgan competent en matèria d'arxius.
La Política té com a finalitat establir les directrius estratègiques per a la gestió de la documentació electrònica en l'Administració de la Comunitat Foral i del sector Públic Institucional Foral, en el marc de la generació de documents i expedients electrònics en les fases de tramitació administrativa i arxiu digital. Estableix un conjunt de directrius, procediments i pràctiques amb la finalitat de garantir una gestió eficient de la documentació electrònica durant tot el seu cicle de vida, és a dir, des de l'instant de la seva generació, captura o incorporació al sistema de gestió durant tant temps com hagi de conservar-se en atenció el seu valor administratiu i, en el cas de la documentació amb valor històric, permanent.
Les directrius s'agrupen en tres àmbits fonamentals: establir uns principis en la gestió del document, que haurà de respectar qualsevol eina o projecte de l'Administració Foral que treballi amb documentació electrònica; identificar i caracteritzar els principals processos relatius a la gestió dels documents i expedients electrònics; i atribuir responsabilitats als diferents òrgans i membres del Govern i l'Administració Foral per implantar i desenvolupar aquesta Política.
L'estructura de la Política de gestió inclou, entre uns altres, els següents punts: dades identificatives del document, principis de la gestió documental, actors involucrats i responsabilitats, i elements de la gestió del document electrònic (cicle de vida del document, etapes de tramitació i arxivística, processos de gestió documental i signatura electrònica).
