Una Política de gestió de documents electrònics conté orientacions o directrius que defineix una organització per a la creació i gestió de documents autèntics, fiables i disponibles al llarg del temps, d'acord amb les funcions i activitats que li són pròpies. La política s'aprova al més alt nivell dins de l'organització, i assigna responsabilitats quant a la coordinació, aplicació, supervisió i gestió del programa de tractament dels documents a través del seu cicle de vida.
La Norma Tècnica d'Interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics
, té per objecte establir les directrius per a la definició de polítiques de gestió de documents electrònics.
La Guia d'aplicació de la Norma Tècnica d'Interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics serveix com a eina de suport per a l'aplicació i implementació del que es disposa en la NTI; el seu contingut inclou tant cites explícites al text de la NTI com a explicacions i continguts complementaris a aquella.
Models de Polítiques de Gestió de Documents Electrònics
- El Model de política de gestió de documents electrònics té com a objectiu servir com a referència genèrica per a l'elaboració d'una Política de Gestió de documents electrònics conforme a l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat, seguint el que es disposa en la Norma Tècnica d'Interoperabilitat i en la seva corresponent Guia d'Aplicació.
- El Modelo A de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (PGD-eL) es el resultado del trabajo desarrollado por las organizaciones valencianas del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local (COSITAL), Asociación de técnicos de Informática de la Administración Local (ATIAL) y grupo de archiveros y técnicos especializados en gestión documental.
- El Modelo B de política de gestió de documents electrònics per a entitats locals (PGD-el) elaborat pel Subgrup de treball de Política de Gestió de Documents Electrònics Tipus per a Entitats Locals, creat en el Grup de treball de Document, Expedient i Arxiu Electrònic, de la Comissió Sectorial d'Administració Electrònica.
Ambos modelos A y B contienen modelos orientativos de política de gestión documental local, cuadro de clasificación funcional e índice de series documentales que permitirán la gestión de los documentos electrónicos de los ayuntamientos, en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad, (ENI). Interesa a las entidades locales, especialmente de aquéllas más pequeñas y con más dificultades para elaborar una política de gestión de documentos electrónicos.
A continuación se recogen algunos ejemplos de políticas de gestión de documentos electrónicos que se han elaborado y publicado desde diferentes ámbitos de las Administraciones Públicas.
