Las nuevas reglas, que vincularán a todos los países, eliminarán el actual requerimiento de añadir un sello de autenticidad (conocido como apostilla) sobre documentos públicos (como los certificados de nacimiento o matrimonio) emitidos en un país de la UE y que vayan a ser presentados a una autoridad pública de otro país de la UE.
El reglamento también simplifica las formalidades relativas a las copias certificadas e introduce formularios estándar multilenguaje, con todas las lenguas de la UE, los cuales se añadirán a documentos públicos para evitar los requisitos de traducción. Las áreas afectadas por estas nuevas reglas son el matrimonio, parejas registradas, divorcio, nacimiento, fallecimiento, paternidad, adopción, domicilio/residencia, nacionalidad, ausencia de antecedentes penales y el derecho a votar en elecciones municipales y Parlamento Europeo.
Si la autoridad receptora tiene serias dudas sobre la autenticidad de un documento público presentado por un ciudadano, podrá consultar a la autoridad emisora a través del Sistema de Información de Mercado Interno ( International Market Information system - IMI ), que permitirá la verificación entre autoridades. IMI, solución desarrollada bajo el programa ISA de la UE , es una red transfronteriza de información que conecta a las autoridades nacionales, regionales y locales. Les permitirá comunicarse fácil y rápidamente con sus homólogos. Gracias al uso de IMI, las autoridades públicas podrán verificar la autenticidad de los documentos directamente con los países emisores a través del uso de un conjunto de preguntas previamente traducidas.
