TÍTULO: Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE). Versión 2.0

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ÍNDICE

1.      DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DEL e-EMGDE

2.      MODELO CONCEPTUAL

2.1.      Modelo entidad-relación

2.2.      Alcance y aplicación del esquema

3.      Descripción general del esquema e-EMGDE

3.1.      Características del esquema

3.2.      Estructura del esquema

3.3.      Consideraciones de uso

4.      Desarrollo del e-EMGDE

4.1.      Tabla resumen del e-EMGDE

4.2.      Descripción de elementos y sub-elementos

4.3.      Esquema de metadatos

5.      Apéndices

Apéndice 1. Tipos de entidad

Apéndice 2. Esquema de categorías Documento

Apéndice 3. Esquema de categorías Agente

Apéndice 4. Esquema de categorías Actividad

Apéndice 5. Esquema de categorías Relación (extensible)

Apéndice 6. Esquema de nombres de relaciones de procedencia (extensible)

Apéndice 7. Esquema de nombres de relaciones de acciones de gestión de documentos (extensible)

Apéndice 8. ISO 8601: Representación de fechas y horas

Apéndice 9. Lista de esquemas de identificador (extensible)

Apéndice 10. Esquema de roles de relación

Apéndice 11. Esquema de niveles de control de acceso a la información

Apéndice 12. Clasificación de sensibilidad

Apéndice 13. Niveles de seguridad según el ENS

Apéndice 14. Esquema de categorías de advertencias de seguridad

Apéndice 15. Esquema del código de la causa de limitación

Apéndice 16. Esquema de tipos de contacto (extensible)

Apéndice 17. Etiquetas para la identificación de lenguas (esquema externo)

Apéndice 18. Esquema de tipos de dictamen.

Apéndice 19. Esquema de unidades digitales (extensible)

Apéndice 20. Esquema de Prioridad (extensible)

Apéndice 21. Esquema de tipo documental

Apéndice 22. Compatibilidad con PREMIS

Apéndice 23. Concordancias entre e-EMGDE y AGRkMS

6.      REFERENCIAS

6.1.      Legislación

6.2.      Estándares y buenas prácticas

6.3.      Documentos de trabajo y referencias

ANEXO III – EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Cobertura de los metadatos para la gestión de documentos electrónicos.      12

Figura 2. Aproximación sistémica.      13

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Categorías del tipo de entidad Documento.      10

Tabla 2. Categorías del tipo de entidad Agente.      11

Tabla 3. Categorías del tipo de entidad Actividad.      11

Tabla 4. Categorías del tipo de entidad Relación.      11

Tabla 5. Ejemplo de los agentes, actividades y regulaciones implicadas
en una licencia de obra menor.      12

Tabla 6. Listado de elementos de metadato que componen el e-EMGDE.      22

Tabla 7. Plantilla de descripción de elementos y sub-elementos.      23

Tabla 8. Descripción Metadato eEMGDE0 - Tipo de entidad.      24

Tabla 9. Descripción Metadato eEMGDE1 - Categoría.      25

Tabla 10. Descripción Metadato eEMGDE2 - Identificador.      25

Tabla 11. Descripción Metadato eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador.      26

Tabla 12. Descripción Metadato eEMGDE2.2 - Esquema de identificador.      27

Tabla 13. Descripción Metadato eEMGDE3 - Nombre.      27

Tabla 14. Descripción Metadato eEMGDE3.1 - Nombre natural.      28

Tabla 15. Descripción Metadato eEMGDE3.2 - Nombre del fichero      28

Tabla 16. Descripción Metadato eEMGDE4 - Fechas.      29

Tabla 17. Descripción Metadato EMGDE4.1 - Fecha inicio.      29

Tabla 18. Descripción Metadato eEMGDE4.2 - Fecha fin.      30

Tabla 19. Descripción Metadato eEMGDE5 - Descripción.      31

Tabla 20. Descripción Metadato eEMGDE6 - Entidad relacionada.      31

Tabla 21. Descripción Metadato eEMGDE6.1 - ID de entidad relacionada.      32

Tabla 22. Descripción Metadato eEMGDE6.2 - Esquema de ID de entidad relacionada.      32

Tabla 23. Descripción Metadato eEMGDE6.3 - Rol de la relación.      33

Tabla 24. Descripción Metadato eEMGDE7 - Ámbito.      34

Tabla 25. Descripción Metadato eEMGDE8 - Seguridad.      34

Tabla 26. Descripción Metadato eEMGDE8.1 - Nivel de seguridad.      35

Tabla 27. Descripción Metadato eEMGDE8.1.1 - Nivel de acceso      36

Tabla 28. Descripción Metadato eEMGDE8.1.2 - Código de la Política
de control de acceso.      36

Tabla 29. Descripción Metadato eEMGDE8.2 - Advertencia de seguridad.      37

Tabla 30. Descripción Metadato eEMGDE8.2.1 - Texto de la advertencia.      37

Tabla 31. Descripción Metadato eEMGDE8.2.2 - Categoría de la advertencia.      38

Tabla 32. Descripción Metadato eEMGDE8.3 - Permisos.      39

Tabla 33. Descripción Metadato eEMGDE8.4 - Sensibilidad datos de carácter personal.      39

Tabla 34. Descripción Metadato eEMGDE8.5 - Clasificación ENS.      40

Tabla 35. Descripción Metadato eEMGDE8.6 - Nivel de confidencialidad
de la información.      40

Tabla 36. Descripción Metadato eEMGDE9 - Derechos de acceso, uso y reutilización.      41

Tabla 37. Descripción Metadato eEMGDE9.1 - Tipo de acceso.      42

Tabla 38. Descripción Metadato eEMGDE9.2 - Código de la causa de limitación.      42

Tabla 39. Descripción Metadato eEMGDE9.3 - Causa legal/normativa de limitación      42

Tabla 40. Descripción Metadato eEMGDE9.4 - Condiciones de reutilización      43

Tabla 41. Descripción Metadato eEMGDE10 - Contacto.      44

Tabla 42. Descripción Metadato eEMGDE10.1 - Tipo de contacto.      44

Tabla 43. Descripción Metadato eEMGDE10.2 - Dato de contacto.      45

Tabla 44. Descripción Metadato eEMGDE10.3 - Puesto.      45

Tabla 45. Descripción Metadato eEMGDE11 - Idioma.      46

Tabla 46. Descripción Metadato eEMGDE12 - Puntos de acceso.      46

Tabla 47. Descripción Metadato eEMGDE12.1 - Término punto de acceso.      47

Tabla 48. Descripción Metadato eEMGDE12.2 - ID punto de acceso.      47

Tabla 49. Descripción Metadato eEMGDE12.3 - Esquema de punto de acceso.      48

Tabla 50. Descripción Metadato eEMGDE13 - Calificación.      49

Tabla 51. Descripción Metadato eEMGDE13.1 - Valoración.      50

Tabla 52. Descripción Metadato eEMGDE13.1.1 - Valor primario.      50

Tabla 53. Descripción Metadato eEMGDE13.1.1.1 - Tipo de valor.      51

Tabla 54. Descripción Metadato eEMGDE13.1.1.2 - Plazo.      51

Tabla 55. Descripción Metadato eEMGDE13.1.2 - Valor secundario      52

Tabla 56. Descripción Metadato eEMGDE13.2 - Dictamen.      52

Tabla 57. Descripción Metadato eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen.      53

Tabla 58. Descripción Metadato eEMGDE13.2.2 - Acción dictaminada.      54

Tabla 59. Descripción Metadato eEMGDE13.2.3 - Plazo de ejecución
de la acción dictaminada.      55

Tabla 60. Descripción Metadato eEMGDE13.3 - Transferencia.      55

Tabla 61. Descripción Metadato eEMGDE13.3.1 - Fase de archivo.      56

Tabla 62. Descripción Metadato eEMGDE13.3.2 - Plazo de transferencia.      56

Tabla 63. Descripción Metadato eEMGDE13.4 - Documento esencial.      57

Tabla 64. Descripción Metadato eEMGDE14 - Características técnicas.      58

Tabla 65. Descripción Metadato eEMGDE14.1 - Formato.      58

Tabla 66. Descripción Metadato eEMGDE14.1.1 - Nombre de formato.      59

Tabla 67. Descripción Metadato eEMGDE14.1.2 – Extensión del fichero.      59

Tabla 68. Descripción Metadato eEMGDE14.2 - Versión de formato.      60

Tabla 69. Descripción Metadato eEMGDE14.3 - Resolución.      60

Tabla 70. Descripción Metadato eEMGDE14.4 - Tamaño.      61

Tabla 71. Descripción Metadato eEMGDE14.4.1 - Dimensiones físicas.      62

Tabla 72. Descripción Metadato eEMGDE14.4.2 - Tamaño Lógico.      62

Tabla 73. Descripción Metadato eEMGDE14.4.3 - Cantidad.      62

Tabla 74. Descripción Metadato eEMGDE14.4.4 - Unidades.      63

Tabla 75. Descripción Metadato eEMGDE14.5 - Profundidad de color.      64

Tabla 76. Descripción Metadato eEMGDE15 - Ubicación.      64

Tabla 77. Descripción Metadato eEMGDE15.1- Soporte.      65

Tabla 78. Descripción Metadato eEMGDE15.2 - Localización.      65

Tabla 79. Descripción Metadato eEMGDE16 - Verificación de integridad.      66

Tabla 80. Descripción Metadato eEMGDE16.1 - Algoritmo.      66

Tabla 81. Descripción Metadato eEMGDE16.2 - Valor.      67

Tabla 82. Descripción Metadato eEMGDE17 - Firma.      67

Tabla 83. Descripción Metadato eEMGDE17.1 - Tipo de firma.      68

Tabla 84. Descripción Metadato eEMGDE17.1.1 - Formato de firma.      68

Tabla 85. Descripción Metadato eEMGDE17.1.1 - Perfil de firma.      69

Tabla 86. Descripción Metadato eEMGDE17.2 - Rol de firma.      69

Tabla 87. Descripción Metadato eEMGDE17.3 - Valor del CSV      70

Tabla 88. Descripción Metadato eEMGDE17.4 - Definición del CSV.      70

Tabla 89. Descripción Metadato eEMGDE17.5 - Firmante.      71

Tabla 90. Descripción Metadato eEMGDE17.5.1 - Nombre y apellidos o razón social.      71

Tabla 91. Descripción Metadato eEMGDE17.5.2 - Número de
identificación de lo/s firmante/s.      71

Tabla 92. Descripción Metadato eEMGDE17.5.3 - En calidad de.      72

Tabla 93. Descripción Metadato eEMGDE17.5.4 - Nivel de firma.      72

Tabla 94. Descripción Metadato eEMGDE17.5.4 - Información Adicional.      73

Tabla 95. Descripción Metadato eEMGDE18 - Tipo documental.      73

Tabla 96. Descripción Metadato eEMGDE19 - Prioridad.      74

Tabla 97. Descripción Metadato eEMGDE20 - Estado.      74

Tabla 98. Descripción Metadato eEMGDE21 - Trazabilidad.      75

Tabla 99. Descripción Metadato eEMGDE21.1 - Acción.      75

Tabla 100. Descripción Metadato eEMGDE21.1.1 Descripción de la acción.      76

Tabla 101. Descripción Metadato eEMGDE21.1.2 - Fecha de la acción.      76

Tabla 102. Descripción Metadato eEMGDE21.1.3 - Objeto de la acción.      77

Tabla 103. Descripción Metadato eEMGDE21.2 - Motivo reglado.      77

Tabla 104. Descripción Metadato eEMGDE21.3 - Usuario de la Acción.      78

Tabla 105. Descripción Metadato eEMGDE21.4 - Descripción.      78

Tabla 106. Descripción Metadato eEMGDE21.5 - Modificación de los metadatos.      79

Tabla 107. Descripción Metadato eEMGDE21.6 - Historia del cambio.      80

Tabla 108. Descripción Metadato eEMGDE21.6.1 - Nombre del elemento.      80

Tabla 109. Descripción Metadato eEMGDE21.6.2 - Valor anterior.      81

Tabla 110. Descripción Metadato eEMGDE22 - Clasificación.      81

Tabla 111. Descripción Metadato eEMGDE22.1 - Código de clasificación.      82

Tabla 112. Descripción Metadato eEMGDE22.2 - Denominación de clase.      82

Tabla 113. Descripción Metadato eEMGDE22.3 – Tipo de clasificación (SIA/Funcional)      83

Tabla 114. Descripción Metadato eEMGDE23 - Versión NTI.      83

Tabla 115. Descripción Metadato eEMGDE24 - Órgano.      84

Tabla 116. Descripción Metadato eEMGDE25 - Origen del documento.      84

Tabla 117. Descripción Metadato eEMGDE26 - Identificador del documento origen.      85

Tabla 118. Descripción Metadato eEMGDE27 - Estado del Expediente.      85

Tabla 119. Descripción Metadato eEMGDE28 - Interesado      86

Tabla 120. Descripción Metadato eEMGDE29 - Asiento registral.      86

Tabla 121. Descripción Metadato eEMGDE29.1 - Tipo de asiento registral.      87

Tabla 122. Descripción Metadato eEMGDE29.2 - Código de la oficina de registro.      87

Tabla 123. Descripción Metadato eEMGDE29.3 - Fecha del asiento registral.      87

Tabla 124. Descripción Metadato eEMGDE29.4 - Número de asiento registral.      88

Tabla 125. Tipos de entidad.      89

Tabla 126. Esquema de categorías de Documento.      89

Tabla 127. Esquema de categorías Agente.      90

Tabla 128. Esquema de categorías Actividad.      90

Tabla 129. Esquema de categorías Relación (extensible).      90

Tabla 130. Esquema de nombres de relaciones de procedencia.      92

Tabla 131. Esquema de acciones de gestión de documentos (extensible).      94

Tabla 132. Lista de esquemas de identificador (extensible).      94

Tabla 133. Esquema de roles de relación.      95

Tabla 134. Esquema de clasificación de información.      95

Tabla 135. Clasificación de sensibilidad de la LOPD.      95

Tabla 136. Niveles de seguridad según el ENS.      95

Tabla 137. Esquema de categorías de advertencias de seguridad.      96

Tabla 138. Esquema del código de la causa de limitación.      96

Tabla 139. Esquema de tipos de contacto (extensible).      96

Tabla 140. Esquema de clases de tipos de dictamen.      97

Tabla 141. Esquema de unidades digitales.      97

Tabla 142. Esquema de prioridad.      97

Tabla 143. Esquema de tipo documental.      99

Tabla 144. Tabla de concordancias PREMIS y e-EMGDE.      103

Tabla 145. Correspondencia e-EMGDE con AGRkMS.      105

Tabla 146. Correspondencia de los metadatos mínimos obligatorios de Documento electrónico con el e-EMGDE.      114

Tabla 147. Correspondencia de los metadatos mínimos obligatorios de Expediente electrónico con el e-EMGDE.      115

Tabla 148. Correspondencia de metadatos complementarios de Digitalización de documentos con el e-EMGDE.      116

Tabla 149. Correspondencia de metadatos complementarios de Conversión entre documentos electrónicos con el e-EMGDE.      116

Histórico de versiones del documento

Nombre del documento

Fecha

Descripción

Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE)

10/02/2012

Primera versión.

Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE), versión 2.0

15/07/2016

Segunda versión.

DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DEL e-EMGDE

Según el Real Decreto 4/2010, un esquema de metadatos es un instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.

El Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE), que se desarrolla en este anexo, establece:

El modelo conceptual en el que se apoya el modelo de metadatos, sus propiedades y su lógica subyacente.

Descripción de cada uno de los elementos y sub-elementos de metadatos, a través de la descripción de cada una de sus características: definición, propósito, obligatoriedad, etc.

Los esquemas de valores necesarios para cumplimentar los valores de los elementos de metadatos pertinentes.

Las referencias a las normas utilizadas como base, así como a otras normas de posible utilidad.

MODELO CONCEPTUAL

2.1. Modelo entidad-relación

El presente esquema de metadatos se basa en el propuesto y utilizado por el Archivo Nacional de Australia Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.2, del que se han excluido y adaptado únicamente aquellos componentes nacionales que no tienen sentido en el ámbito español, e incorporando los componentes necesarios para hacerlo compatible con los requisitos de las restantes Normas Técnicas de Interoperabilidad y la legislación vigente. Esto ha implicado además la reordenación de alguno de los elementos de metadatos de origen.

En el Apéndice 23 se incluye la compatibilidad entre ambos esquemas.

El esquema se basa en un modelo entidad-relación que reconoce la existencia de las siguientes entidades:

Documento: Información estructurada en cualquier formato creada, recibida y mantenida como evidencia por una organización o persona en cumplimiento de obligaciones legales o para actuaciones de gestión.

Las categorías que pueden contemplarse para este tipo de entidad son, por ejemplo:

Categoría

Descripción

Grupo de fondos

Conjunto de fondos que están vinculados por pertenecer a una jurisdicción o sector específico, por realizar unas funciones similares o por razones de custodia.

Fondo

Conjunto de documentos producidos o recibidos por un Agente en el ejercicio de sus funciones o actividades.

Serie

Conjunto de documentos producidos o recibidos por uno o varios agentes, que son testimonio continuado de una o varias actividades.

Agregación

Conjunto de documentos creado al margen de un procedimiento reglado, que ha sido formado mediante agregación como secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado específico

Expediente

Conjunto de documentos correspondientes a un procedimiento administrativo cualquiera que sea el tipo de información que contenga.

Documento simple

Unidad mínima de la entidad Documento.

Tabla 1. Categorías del tipo de entidad Documento.

Agente: Institución, sistema, persona física o jurídica responsable o involucrada en la creación, producción, custodia o gestión de documentos.

Las categorías que pueden contemplarse para este tipo de entidad son, por ejemplo:

Categoría

Descripción

Institución

Organización o grupo de personas identificado con un nombre propio y que actúa o puede actuar como una unidad.

Órgano

Unidad administrativa que realice un ejercicio de funciones con trascendencia jurídica en nombre de su organización u órgano superior.

Persona

Individuo que lleva a cabo actuaciones de gestión o se relaciona con una institución.

Dispositivo

Mecanismo físico, sistema electrónico o sistema de información que lleva a cabo actuaciones de gestión.

Tabla 2. Categorías del tipo de entidad Agente.

Actividad: Responsabilidad ejecutada por o asignada a una entidad Agente.

Las categorías que pueden contemplarse para este tipo de entidad son, por ejemplo:

Categoría

Descripción

Función marco

Responsabilidad de alto nivel que agrupa o puede agrupar funciones de una o varias instituciones.

Función

Responsabilidad primaria gestionada por una entidad Agente para cumplir sus fines.

Actividad

Conjunto de acciones realizadas por uno o varios agentes para cumplir una determinada función.

Acción

Unidad más pequeña de una actividad.

Tabla 3. Categorías del tipo de entidad Actividad.

Regulación: Marco normativo, incluidos los requisitos de gestión de documentos, tales como ordenamiento jurídico, normativa, política, etc. Las posibles categorías para este tipo de entidad son definidas por cada organización en función de sus necesidades y normativas específicas.

Relación: Asociación entre dos o más entidades que tiene relevancia en un contexto de gestión y/o de gestión de documentos. A efectos de interoperabilidad, en el presente esquema es deseable su aplicación en implantaciones específicas.

Las categorías que forman parte de este tipo de entidad son:

Categoría

Descripción

Relación de procedencia

Una relación que proporciona el contexto de creación y uso de los documentos, como por ejemplo las relaciones de propiedad, de sucesión o asociativas. Aunque las relaciones de procedencia pueden aplicarse a cualquier entidad y en cualquier capa de agregación.

Evento de gestión de documentos

Un proceso u operación de gestión, actual o planeada, que se lleva a cabo sobre un documento, como la clasificación, la calificación, la conservación o la transferencia.

Tabla 4. Categorías del tipo de entidad Relación.

Este modelo se expresa en la Figura 1:

Figura 1. Cobertura de los metadatos para la gestión de documentos electrónicos.

Los tipos de entidad y sus categorías que intervienen en este modelo pueden quedar explicadas mediante el siguiente ejemplo:

Un procedimiento “Licencia de obra menor” puede contener varios documentos, que conforman un expediente, en esencia:

Documento instancia solicitando el permiso de obra (puede incluir adjuntos, como un presupuesto o fotografías).

Informe técnico.

Concesión de la licencia.

Las entidades implicadas en el expediente serían:

Agente

Rol

Función/Actividad

Regulación

Ayuntamiento (Institución)

Responsable del expediente

Gestionar las solicitudes de licencia de obra menor.

Normativa municipal de tramitación de licencias. Normas de procedimiento y de competencia.

Ciudadano

(Persona)

Inicia el expediente.

Solicitar permiso para obra menor.

Normativa municipal de tramitación de licencias.

Aparejador

(Persona)

Responsable de la Evaluación técnica de solicitudes.

Determinar las condiciones técnicas para la gestión de obras.

Normas técnicas que indican los mejores materiales, métodos, etc., para la obra.

Asesor Jurídico

(Persona)

Responsable de conceder o denegar la licencia

Aplicar la legislación sobre intervención urbanística.

Legislación urbana, sanitaria, etc.

Tabla 5. Ejemplo de los agentes, actividades y regulaciones implicadas en una licencia de obra menor.

De este modo,

A un primer nivel de análisis, tenemos un solo tipo de entidad, el Documento.

A un segundo nivel de análisis, tenemos dos tipos de entidad: Documentos y Agentes.

Por ejemplo, un documento es creado por un agente, y un agente crea un documento.

A un tercer nivel de análisis, tenemos tres tipos de entidad: Documentos, Agentes y Actividades.
Por ejemplo, un documento es creado por un agente, y un agente crea un documento, en el ejercicio de una función. La función permite u obliga al agente a crear el documento; el agente es obligado a, o se le permite, crearlo; y el documento da cuenta de que se ha ejecutado la función.

A un cuarto nivel de análisis, tenemos cuatro tipos de entidad: Documentos, Agentes, Actividades y Regulaciones.

Por ejemplo, un documento es creado por un agente, y un agente crea un documento, en el ejercicio de una función que la regulación permite o a la que obliga. La actividad permite u obliga al agente a crear el documento, en el ejercicio de competencias dadas por regulación; el agente es obligado a, o se le permite, crearlo, porque ejerce una función regulada; y el documento da evidencia de la actividad y de que ésta es conforme con la regulación.

En definitiva, en gestión de documentos el documento es sólo una entidad más del modelo de gestión que lo explican y le dan valor. Un documento sin contexto no es un documento en el que asegure su valor probatorio o su fiabilidad como evidencia de las actividades y procedimientos.

Este modelo permite considerar los metadatos de manera global, interrelacionando todas las Normas Técnicas de Interoperabilidad, lo que proporciona una visión integradora del documento en sus diversos niveles y atendiendo a sus distintos orígenes, así como en sus relaciones con otras entidades de los sistemas de gestión de documentos y de los sistemas de gestión, como se muestra en la Figura 2.

Figura 2. Aproximación sistémica.

A pesar de su clara orientación multi-entidad, el esquema propuesto facilita su implementación mono-entidad a documentos ya que proporciona herramientas no relacionales para el tratamiento de sus parámetros fundamentales. Por tanto, aunque no se trata de un modelo docucéntrico, sí reconoce que muchas organizaciones articulan su gestión de documentos alrededor de la noción de documento, y se hace cargo de esta realidad. Sirva como aclaración la siguiente aproximación:

Las Administraciones públicas actúan e interaccionan entre sí y con los ciudadanos mediante la ejecución de los denominados procesos de gestión, orientados en cada caso al desarrollo de las actividades que les han sido encomendadas.

En este marco, los procesos de gestión de recursos humanos hacen que las administraciones puedan, entre otras acciones, contratar a su personal y gestionar sus incidencias laborales; los procesos de gestión económica hacen que las administraciones ejecuten sus presupuestos. Otros procesos de gestión específicos, como los de investigación o de estudiantes en las Universidades públicas, por ejemplo, contribuyen a que los investigadores participen en programas los de investigación y los estudiantes se matriculen en determinados estudios universitarios.

Todos esos procesos se materializan en documentos, tanto creados como recibidos, que actúan como testimonio escrito de las diferentes actuaciones administrativas que tienen lugar a lo largo de cada procedimiento administrativo.

Los documentos se producen en un contexto determinado, el de los procesos de gestión, en el que interactúan diferentes entidades concretas:

Agentes (las unidades administrativas que intervienen en la tramitación, sus responsables, los interesados, otras organizaciones).

Actividades (incluyendo tanto los diferentes procesos de gestión en los que se insertan los documentos como los propios procesos necesarios para una correcta gestión documental: captura, clasificación, descripción y calificación).

Regulaciones (esto es, el marco normativo que habilita para que una determinada actuación administrativa tenga lugar).

En la práctica, Agentes, Actividades y Regulaciones se completan mutuamente, aportando valor a los documentos al enriquecer su contexto a través de las relaciones que tejen entre sí.

Estos participantes de los procesos de gestión documental se denominan entidades, y como tales constituyen la esencia del "modelo entidad-relación", que aparece descrito a continuación, incluyendo la definición y creación de la estructura de elementos, sub-elementos y esquema de valores descritos en el esquema de metadatos de gestión de documentos.

Es importante destacar que en el entorno digital los sistemas de gestión de las organizaciones (incluidos los sistemas de gestión de documentos) están interconectados, lo que evita la repetición innecesaria de información y ofrece, a su vez, ahorro en tiempo y coste. Asimismo facilita el control documental mediante la asignación de metadatos, desde la misma creación del documento e incluso antes, en el momento del diseño del sistema

Así, puede producirse un escenario en el que el ciudadano, desde su hogar, inicia un trámite en la sede electrónica de una organización. Es posible que esta sede haya sido diseñada de manera independiente, de modo que tiene que conectar adecuadamente con una aplicación de registro, diseñada también de manera independiente de conformidad con SICRES 3.0 (véase la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales). Quizá esta aplicación de registro haya incluido datos procedentes de la migración o conversión de la base de datos de una aplicación antigua, con el peligro de incoherencias o pérdidas que todo proceso de migración o conversión implica.

Dependiendo del tamaño y la complejidad de la organización, ésta puede haber diseñado un solo sistema moderno, pero también contar con sistemas relativamente recientes que todavía son útiles, o sistemas obsoletos (también conocidos como legacy) que a su vez es preciso migrar o convertir al nuevo sistema. Tales sistemas con toda probabilidad contendrán numerosos componentes de diversa naturaleza, pero todos imprescindibles para que los sistemas funcionen: herramientas de flujos de tareas, formularios para la introducción de datos por parte del personal, distintos tipos de bases de datos, herramientas de control de versiones o de conversión a PDF y de inserción de metadatos, directorios LDAP o diferentes sistemas de autenticación que deben conectarse para evitar molestias al usuario, etc.

Por último, el hecho de que la Ley 39/2015, de 1 de octubre,, impulse la utilización de medios electrónicos no significa que el soporte papel quede excluido.

El esquema pretende dar solución a este tipo de escenarios y otros más complejos, por ejemplo aquellos que generan información de manera distribuida (sistemas policiales, sanitarios, judiciales, etc.).

2.2. Alcance y aplicación del esquema

En lo que concierne al alcance y aplicación del esquema, éste incorpora los elementos de metadatos que las organizaciones pueden adoptar para describir las diferentes entidades que participan en sus procesos de gestión y en sus procesos de gestión de documentos. Ha sido diseñado para acotar no sólo documentos, sino también otras entidades (agentes, actividades, regulaciones) que proporcionen el contexto necesario a los documentos, así como las relaciones entre ellas.

El esquema describe los elementos de metadatos mínimos necesarios que contribuyen a que los documentos sean auténticos, fiables, íntegros y disponibles, en un momento determinado y a lo largo del tiempo, garantizando su interoperabilidad. También describe algunos de los metadatos necesarios para la conservación a largo plazo. A este respecto, para necesidades de conservación específicas, el esquema es compatible con el PREMIS Data Dictionary.

Descripción general del esquema e-EMGDE

3.1. Características del esquema

El esquema tiene las siguientes características:

Aproximación multi-entidad, entendida ésta como la aplicación del esquema a los diferentes tipos de entidad (documento, agente, actividad, regulación, relación), resulta particularmente relevante a efectos de gestión de documentos. No obstante, la implantación puede ser modular, es decir, se puede implantar para tipos de entidad específicos, como el documento, aunque siempre se debería tener en cuenta la necesidad de contextualizar éste mediante sus relaciones con otras entidades de distinto tipo. Téngase en cuenta que en un entorno de gestión de documentos éstos no se crean por azar, sino porque existen determinados vínculos con otras entidades: Así, un documento es creado, controlado, versionado, etc., por un agente, y un agente lo crea, controla, versiona, etc., en el ejercicio de una función que una regulación permite o a la que obliga. La función permite u obliga al agente a crear el documento, en el ejercicio de competencias dadas por regulación; el agente es obligado a, o se le permite, crearlo, porque ejerce una función regulada; y el documento da evidencia de la actividad y de que ésta es conforme con la regulación.

Uso de relaciones y eventos para dejar constancia del contexto. Un componente central de la aproximación multi-entidad de este esquema es el uso de la entidad Relación para describir los eventos que tienen lugar. La entidad Relación vincula dos o más entidades concretas (por ejemplo, una Serie de documentos identificada como ‘A3525’, y poseída por una Institución llamada ‘Ayuntamiento IP’, con un Órgano llamado ‘Archivo Municipal’); y proporciona información acerca de la acción mediante la cual esas entidades están vinculadas (en el ejemplo anterior, ‘posee’ y ‘transfiere’).

Utilizando las categorías de la entidad Relación, los nombres predefinidos de las relaciones, y los elementos Fechas, Nombre, Entidad relacionada y Trazabilidad, la entidad Relación puede registrar información acerca de los eventos a medida que éstos suceden.

Los metadatos de relación, como otros metadatos de gestión de documentos, están destinados a ser permanentes Esto significa que deberían conservarse en los sistemas, sin sobrescribirse, permaneciendo vinculados a, o almacenados con, la entidad particular a la que se refieren.

Especificación de obligación de uso, considerando las tipologías de metadatos de uso obligatorio, condicional y opcional.

Aplicación de esquemas de valores según los apéndices, si bien, se deja a libre decisión del personal responsable la implantación específica de otros esquemas de valores¹ y de su extensibilidad para los metadatos condicionales y opcionales.

Es independiente de la tecnología. El esquema prescribe una serie de elementos de metadatos, pero no el procedimiento, o la combinación de procedimientos, para su implantación específica en diferentes entornos de producción. Como se indica posteriormente, esto implica que expresiones como “un elemento de metadatos es automatizable” dependen del contexto de una implantación específica. Por ejemplo, algunas implantaciones entenderán por automatizado la configuración de un listado desplegable, otras una referencia “si…entonces”, otras un puntero, etc. Además, algunos metadatos se presentarán incrustados en un fichero, otros vinculados al mismo mediante su inclusión en una base de datos o puede que se combinen ambos procedimientos. El esquema no hace previsiones al respecto, siempre que el método o la combinación de métodos elegida respete los principios básicos de relación y de vinculación permanente entre los metadatos de una entidad y la entidad concreta.

Flexibilidad suficiente para permitir su implantación en sistemas de diferente tipo, sin dejar de respetar los criterios mínimos obligatorios del esquema. Por ejemplo, su estructura jerárquica y relacional no impide una implantación plana o lineal.

Definición de la repetibilidad de los elementos de metadatos.

Extensibilidad, mediante la autorización para su uso en implantaciones específicas.

Interoperabilidad entre distintos sistemas y a lo largo del ciclo de vida de los documentos.

Compatibilidad con otras normas técnicas nacionales, por ejemplo NEDA para la descripción de documentos o internacionales, como ISAD (G), ISAAR (CPF); ISDF y particularmente ISO 23081. En este sentido, el esquema no se estructura en bloques, puesto que los elementos de metadatos pueden tener significados distintos en diversos entornos, pero admite la estructuración mediante los bloques de ISO 23081, si se considera necesaria en implantaciones específicas. La concordancia con ISO 23081, dada la generalidad de esta norma, se realiza sólo en los elementos de nivel superior.

Posibilidad de reutilización de los elementos de metadatos dentro de un dominio organizativo y entre dominios.

3.2. Estructura del esquema

El esquema de metadatos consta de 30 elementos. Dependiendo del tipo de implantación se dividen en:

Obligatorios (esenciales): 16 elementos

eEMGDE1 - Categoría, eEMGDE2 - Identificador, eEMGDE3 - Nombre, eEMGDE4 - Fechas, eEMGDE6 - Entidad relacionada, , eEMGDE13 – Calificación, eEMDGDE14 - Características técnicas, eEMGDE17 - Firma, eEMGDE18 - Tipo documental, eEMGDE20 - Estado de elaboración, eEMGDE22 – Clasificación, eEMGDE23 – Versión NTI, eEMGDE24 – Órgano, eEMGDE25 – Origen del documento, eEMGDE27 – Estado del expediente, y eEMGDE28 – Interesado.

Condicionales (su uso depende del tipo de entidad que se esté describiendo y el contexto en que ésta funciona): 7 elementos.

eEMGDE0 - Tipo de entidad, eEMGDE8 - Seguridad, eEMGDE9 - Derechos de acceso, uso y reutilización, eEMGDE10 - Contacto, eEMGDE11 - Idioma, eEMGDE16 - Verificación de integridad, y eEMGDE26 – Identificador del documento origen.

Opcionales (Pueden utilizarse bajo circunstancias en que se requiera una descripción más detallada): 7 elementos.

eEMGDE5 - Descripción, eEMGDE7 - Ámbito, eEMGDE12 - Puntos de acceso, eEMGDE15 – Ubicación, eEMGDE19 – Prioridad, eEMGDE21 – Trazabilidad y eEMDGE29 – Asiento registral.

Parte de los elementos se subdividen en sub-elementos, hasta un total de 56, y éstos a su vez son susceptibles de comprender otros, mediante la aplicación del principio de extensibilidad. Existen 29 sub-sub-elementos. En un tercer nivel, se encuentran los sub-sub-sub-elementos, de los cuales tan solo encontramos 2.

Al igual que los elementos, los sub-elementos y sub-sub-elementos pueden ser obligatorios, condicionales u opcionales, aunque esta posibilidad está condicionada por la aplicación del elemento del nivel superior. Es decir, no pueden utilizarse los sub-elementos por sí solos, sino en dependencia del correspondiente elemento continente. Por ejemplo, para que el sub-elemento 2.1 - Secuencia del identificador, sea utilizado como obligatorio, es preciso utilizar el elemento 2 - Identificador, del que depende.

Así mismo debe tenerse en cuenta que un metadato con subelementos no debe contener un valor propio, sino que deben contenerlo los subelementos inferiores de la jerarquía que incluye.

3.3. Consideraciones de uso

En el proceso de implantación del esquema de metadatos las organizaciones deben considerar lo siguiente:

Las organizaciones que utilicen el presente esquema de metadatos deben implantar los elementos y sub-elementos obligatorios en las condiciones citadas más arriba, y con las condiciones de uso que se indican a continuación.

Las condiciones de implantación de estos elementos y sub-elementos se indican en las descripciones técnicas que siguen bajo cada uno de ellos.

Deben implantarse los elementos y sub-elementos condicionales, bajo las circunstancias descritas en los mismos en los correspondientes apartados.

Las organizaciones no están obligadas a implantar los elementos y sub-elementos opcionales, a menos que tengan motivos particulares para hacerlo.

Los sub-elementos de elementos opcionales definidos como obligatorios sólo deben utilizarse si se implanta el elemento contenedor.

Si se incluyen sub-elementos condicionales bajo elementos opcionales, esos sub-elementos deben utilizarse bajo las circunstancias particulares especificadas en las descripciones técnicas que siguen, bajo la denominación de cada elemento.

Desarrollo del e-EMGDE

4.1. Tabla resumen del e-EMGDE

A continuación se muestra una tabla resumen del esquema de metadatos, con sus condiciones de obligatoriedad y tipos de entidad sobre los que aplicar cada elemento, sub-elementos. Para la obligatoriedad se indica adicionalmente mediante el subíndice “E” que el metadato es obligatorio según ENI y mediante el subíndice “T” que el metadato es obligatorio para la transferencia documental.

ELEMENTO

OBLIGATORIEDAD

APLICABILIDAD

Obligatorio

Condicional

Opcional

Documento

Agente

Actividad

Regulación

Relación

eEMGDE0 - Tipo de entidad

eEMGDE1 - CATEGORIA

T

eEMGDE2 - Identificador

E

eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador

E

eEMGDE2.2 - Esquema de identificador

eEMGDE3 - Nombre

T

eEMGDE3.1 - Nombre natural

T

eEMGDE3.2 - Nombre del fichero

eEMGDE4 - Fechas

E

eEMGDE4.1 - Fecha inicio

E

eEMGDE4.2 - Fecha fin

T 

eEMGDE5 - Descripcion

eEMGDE6 - Entidad relacionada

T

eEMGDE6.1 - ID de entidad relacionada

T

eEMGDE6.2 - Esquema de ID de entidad relacionada

eEMGDE6.3 - Rol de la relación

T

eEMGDE7 - ÁMbito

eEMGDE8 - Seguridad

eEMGDE8.1 - Nivel de seguridad

      eEMGDE8.1.1 - Nivel de acceso

eEMGDE8.1.2 - Código de Política de control de       acceso

eEMGDE8.2 - Advertencia de seguridad

      eEMGDE8.2.1 - Texto de la advertencia

      eEMGDE8.2.2 - Categoría de la advertencia

eEMGDE8.3 - Permisos

eEMGDE8.4 - Sensibilidad datos de carácter personal

eEMGDE8.5 - Clasificación ENS

eEMGDE8.6 - Nivel de confidencialidad de la información

T

eEMGDE9 - Derechos de acceso, uso y reutilización

eEMGDE9.1 - Tipo de acceso

T

eEMGDE9.2 - Código de la causa de limitación

T

eEMGDE9.3 - Causa legal/normativa de limitación

T

eEMGDE9.4 - Condiciones de reutilización

T

eEMGDE10 - Contacto

eEMGDE10.1 - Tipo de contacto

eEMGDE10.2 - Dato de contacto

eEMGDE10.3 - Puesto

eEMGDE11 - Idioma

eEMGDE12 - Puntos de acceso

eEMGDE12.1 - Término punto de acceso

eEMGDE12.2 - ID de punto de acceso

eEMGDE12.3 - Esquema

eEMGDE13 - Calificación

T

eEMGDE13.1 - Valoración

T

      eEMGDE13.1.1 - Valor primario

T

      eEMGDE13.1.1.1 - Tipo de valor

T

      eEMGDE13.1.1.2 - Plazo

T

      eEMGDE13.1.2 - Valor secundario

T

eEMGDE13.2 - Dictamen

T

      eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen

T

      eEMGDE13.2.2 - Acción dictaminada

T

      eEMGDE13.2.3 - Plazo de ejecución de la acción dictaminada

T

eEMGDE13.3 - Transferencia

T

eEMGDE13.3.1 - Fase de archivo

T

eEMGDE13.3.2 - Plazo de transferencia

T

eEMGDE13.4 - Documento esencial

T

eEMGDE14 - Características técnicas

E

eEMGDE14.1 - Formato

E

eEMGDE14.1.1 - Nombre del formato

E

eEMGDE14.1.2 - Extensión del fichero

E

eEMGDE14.2 - Versión de formato

eEMGDE14.3 - Resolución

eEMGDE14.4 - Tamaño

      eEMGDE14.4.1 - Dimensiones físicas

      eEMGDE14.4.2 - Tamaño Lógico

      eEMGDE14.4.3 - Cantidad

      eEMGDE14.4.4 - Unidades

eEMGDE14.5 - Profundidad de color

eEMGDE15 - Ubicación

eEMGDE15.1 - Soporte

eEMGDE15.2 - Localización

eEMGDE16 - Verificación de integridad

eEMGDE16.1 - Algoritmo

eEMGDE16.2 - Valor

eEMGDE17 - Firma

E

eEMGDE17.1 - Tipo de firma

E

eEMGDE17.1.1 - Formato de firma

E

eEMGDE17.1.2 - Perfil de firma

eEMGDE17.2 - Rol de firma

eEMGDE17.3 - Valor del CSV

eEMGDE17.4 - Definición generación CSV

eEMGDE17.5 - Firmante

eEMGDE17.5.1 - Nombre y apellidos o razón social

eEMGDE17.5.2 - Número de identificación de los firmantes

eEMGDE17.5.3 - En calidad de

eEMGDE17.5.4 - Nivel de firma

eEMGDE17.5.5 - Información adicional

eEMGDE18 - Tipo documental

E

eEMGDE19 - Prioridad

eEMGDE20 - Estado de elaboración

E

eEMGDE21 - Trazabilidad

eEMGDE21.1 - Acción

eEMGDE21.1.1 - Descripción de la acción

eEMGDE21.1.2 - Fecha de la acción

eEMGDE21.1.3 - Objeto de la acción

eEMGDE21.2 - Motivo reglado

eEMGDE21.3 - Usuario de la Acción

eEMGDE21.4 - Descripción

eEMGDE21.5 - Modificación de los metadatos

eEMGDE21.6 - Historia del cambio

      eEMGDE21.6.1 - Nombre del elemento

      eEMGDE21.6.2 - Valor anterior

eEMGDE22 - Clasificación

E

eEMGDE22.1 - Código de clasificación

E

eEMGDE22.2 - Denominación de clase

T

eEMGDE22.3 - Tipo de clasificación (SIA/Funcional)

T

eEMGDE23 - VERSIÓN NTI

E

eEMGDE24 - órgano

E

eEMGDE25 - ORIGEN DEL DOCUMENTO

E

eEMGDE26 - IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO ORIGEN

eEMGDE27 - ESTADO DEL EXPEDIENTE

E

eEMGDE28 - INTERESADO

E

eEMGDE29 - ASIENTO REGISTRAL

eEMGDE29.1 - Tipo de asiento registral

eEMGDE29.2 - Código de la oficina de registro

eEMGDE29.3 - Fecha del asiento registral

eEMGDE29.4 - Número de asiento registral

Tabla 6. Listado de elementos de metadato que componen el e-EMGDE.

Al final del esquema se incluyen, en forma de Apéndices, los esquemas de valores propuestos correspondientes a los elementos y sub-elementos en los que son de aplicación.

4.2. Descripción de elementos y sub-elementos

La identificación y la descripción de cada uno de los elementos y sub-elementos de metadatos se realizan a través de la siguiente plantilla, en la que se explica el significado de cada uno de los campos:

REFERENCIA - ETIQUETA

Referencia: Identificador único asignado a cada elemento y sub-elemento.

Etiqueta: Un nombre, legible por humanos, para el elemento o el sub-elemento.

Nombre formal

Una versión procesable por máquina del nombre del metadato. Puesto que el esquema puede utilizarse entre dominios, su sintaxis pretende identificarlo de manera única en un entorno global. Su sintaxis es la siguiente:

nombreEsquema.nombreElemento.nombreSubelemento.nombreSubSubelemento

Por ejemplo, el nombre formal del sub-sub-elemento Tamaño lógico sería:

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.TamanoLogico.

Si se añaden mediante el procedimiento de extensibilidad otros esquemas de metadatos en todo o en parte, deben adaptarse para utilizar la misma sintaxis. Debe evitarse el uso de acentos, diacríticos, caracteres extraños o nacionales, espacios, etc.

Sub-elemento de

En descripciones de sub-elementos, indica el elemento o contenedor del que depende, y sin el cual no puede utilizarse.

Definición

Describe la información contenida en el metadato.

Aplicabilidad

Especifica los tipos de entidad y, en su caso categorías, objeto de aplicación.

Obligación

Especifica el nivel de obligatoriedad²:

- Obligatorio: esencial.

- Condicional: dependiente de otros metadatos, valores o circunstancias particulares. En este caso, se deben especificar las condiciones o circunstancias reales que deben darse antes de usarlo.

- Opcional: las organizaciones individuales pueden decidir si utilizarlo o no, dependiendo de sus necesidades específicas.

Automatizable

Indicación acerca de la posibilidad de automatizar la asignación del valor³:

: Susceptible de ser cumplimentado automáticamente.

: Debe cumplimentarse de manera manual.

-: Contiene sub-elementos tanto automatizables como no automatizables.

Repetible

Especifica si puede utilizarse más de una vez para describir la misma entidad.

: Repetible de manera no limitada.

: No repetible.

Sub-elementos

En los metadatos contenedores, indica los sub-elementos contenidos en los que se almacenan realmente los valores de los metadatos.

Valores

Esquema

Indica normas definidas, vocabularios controlados o esquemas de codificación que pueden o deben utilizarse para cumplimentar el valor.

Valor por defecto

Valor pre-seleccionado, que seguirá siendo el valor por defecto, a menos que cambie en respuesta a otras condiciones u otros requisitos.

Compatibilidad

Indica si el elemento se puede englobar bajo uno de los bloques de metadatos de la norma ISO 23081.

ISO 23081

Finalidad

Señala el propósito u objetivo a conseguir con la utilización del metadato.

Comentarios

Información adicional para la comprensión del propósito y uso del metadato.

Ejemplos

Ejemplo de uso.

Tabla 7. Plantilla de descripción de elementos y sub-elementos.

4.3. Esquema de metadatos

eEMGDE0 - TIPO DE ENTIDAD

Nombre formal

eEMGDE.TipoEntidad

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Especifica el tipo de entidad que se describe.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse para indicar el tipo de entidad en entornos multi-entidad. Es opcional en entornos mono-entidad.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Documento, Agente, Actividad, Regulación, Relación.

Ver Apéndice 1.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Identificación.

Finalidad

- Categorizar entidades.

- Hacer posible que las búsquedas se restrinjan a categorías particulares de entidades, o a entidades a un nivel particular de agregación, si procede.

- Hacer posibles búsquedas basadas en tipos de entidad.

Comentarios

Este elemento no sería necesario en entornos mono-entidad.

Ejemplos

Para entidades Documento: Documento.

Para entidades Agente: Agente.

Para entidades Actividad: Actividad.

Para entidades Regulación: Regulación.

Para entidades Relación: Relación.

Tabla 8. Descripción Metadato eEMGDE0 - Tipo de entidad.

eEMGDE1 - CATEGORIA

Nombre formal

eEMGDE.Categoria

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Valor del tipo de entidad que se está describiendo.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Obligatorio.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Ver Apéndice 2, Apéndice 3, Apéndice 4 y Apéndice 5.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Identificación.

Finalidad

- Sub-categorizar entidades.

- Hacer posible que las búsquedas se restrinjan a categorías particulares de entidades o a entidades a un nivel particular de agregación, si procede.

- Hacer posibles búsquedas basadas en tipos de categorías.

Comentarios

-

Ejemplos

Para tipo de entidad Documento: Documento, Serie, Grupo de Fondos.

Para tipo de entidad Agente: Persona, Órgano, Dispositivo.

Para tipo de entidad Actividad: Función, Acción

Para tipo de entidad Regulación: Normativa, Procedimiento.

Para tipo de entidad Relación: Relación de procedencia, Evento de gestión de documentos.

Tabla 9. Descripción Metadato eEMGDE1 - Categoría.

eEMGDE2 - IDENTIFICADOR

Nombre formal

eEMGDE.Identificador

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Identificador único asignado a una entidad.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Obligatorio ENI

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador

eEMGDE2.2 - Esquema de identificador

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Identificación.

Finalidad

- Identificar de manera única la entidad dentro de un dominio, con independencia del tipo de entidad.

- Hacer posible la localización de las entidades.

- Actuar como punto de acceso a más información acerca de la entidad.

- Proporcionar información contextual acerca de la norma, método o convención utilizados para identificar entidades.

Comentarios

Úsese este elemento para identificar la entidad dentro de un dominio específico, local o global, o ambos, si procede.

En algunos casos el identificador será asignado por el sistema, adoptando la forma probablemente de un contador previamente configurado.

Las entidades concretas pueden tener más de un identificador, que sea único dentro de su propio contexto y de ser posible entre contextos o dominios, por ejemplo, asignando antes del identificador, el propio identificador único de la organización en la que actúa o tiene lugar la entidad.

En condiciones ideales, el identificador debería ser único de manera global, es decir, entre dominios. En cualquier caso, con independencia de que en un dominio existan varios identificadores para una entidad, a efectos de interoperabilidad y entre dominios, debe seleccionarse un solo identificador único.

Ejemplos

-

Tabla 10. Descripción Metadato eEMGDE2 - Identificador.

eEMGDE2.1 - SECUENCIA DE IDENTIFICADOR

Nombre formal

eEMGDE.Identificador.SecuenciaIdentificador

Sub-elemento de

eEMGDE2 - Identificador

Definición

Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Identificación.

Finalidad

Identificar la entidad dentro de un dominio.

Comentarios

Habrá ocasiones en que el único identificador disponible para una entidad sea su nombre. En tales circunstancias, puede contener el mismo valor que el sub-elemento eEMGDE3.1 - Nombre natural.

Ejemplos

Para una entidad Documento simple, ES_E00003901_2011_MPTAP000000000000000020110420A.

Para una entidad Agente, E00003901.

Para una entidad Actividad, Transmisión y distribución o su código asociado.

Para una entidad Regulación, Reglamento de Administración Electrónica o su código asociado.

Para una entidad Relación, siguiente en secuencia o su código asociado.

Para una entidad Documento expediente, ES_E00003901_2011_EXP_MPTAP000000000000000020110512E.

Para una entidad Agente, 12.345.678A.

Para una entidad Actividad, FU00101 (esto es, función 101 dentro del sistema de clasificación).

Para una entidad Regulación, Ley 39/2015.

Para una entidad Relación, RP40101 (esto es, relación de procedencia 40101).

Tabla 11. Descripción Metadato eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador.

eEMGDE2.2 - ESQUEMA DE IDENTIFICADOR

Nombre formal

eEMGDE.Identificador.EsquemaIdentificador

Sub-elemento de

eEMGDE2 - Identificador

Definición

Esquema utilizado para crear la secuencia de que caracteres que identifica la entidad.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse cuando se asigna un identificador a una entidad, de acuerdo con algún esquema definido a nivel externo o local.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Identificación.

Finalidad

Concretar el esquema del que procede el identificador de la entidad.

Comentarios

Se utiliza para listar el esquema utilizado para identificar la entidad, pero no proporciona información acerca de cómo se estructura el identificador de acuerdo con ese esquema.

Ejemplos

Para una entidad Documento, ES_<Organo>_<AAAA>_<ID_especifico>,
ES_<Organo>_<AAAA>_EXP_<ID_especifico>.

Para una entidad Agente, el Número de Registro de Personal de una Administración

Para una entidad Actividad, el cuadro de clasificación funcional de una organización.

Para una entidad Regulación, la estructura de denominación de los dictámenes dentro de una organización.

Para una entidad Relación, el vocabulario controlado de las relaciones en una organización o la configuración del sistema de contador de relaciones de una aplicación dada.

Tabla 12. Descripción Metadato eEMGDE2.2 - Esquema de identificador.

eEMGDE3 - NOMBRE

Nombre formal

eEMGDE.Nombre

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Título o nombre dado a una entidad.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE3.1 - Nombre natural

eEMGDE3.2 - Nombre del fichero

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción.

Finalidad

- Ayudar a identificar la entidad.

- Actuar como punto de acceso para la recuperación de los recursos por los usuarios

- Describir las funciones y/o asuntos de los documentos.

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 13. Descripción Metadato eEMGDE3 - Nombre.

eEMGDE3.1 - NOMBRE NATURAL

Nombre formal

eEMGDE.Nombre.NombreNatural

Sub-elemento de

eEMGDE3 - Nombre

Definición

Nombre real que se da a la entidad.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Para los tipos de entidad Documento, Agente, Actividad y Regulación no se definen esquemas de valores.

Para el tipo de entidad Relación, los esquemas de valor se indican en Apéndice 6 y Apéndice 7.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción.

Finalidad

- Proporcionar a los usuarios un punto de acceso para la localización de recursos.

- Identificar las funciones y/o asuntos de los documentos.

Comentarios

-

Ejemplos

Para una entidad Documento: Instancia de solicitud de licencia de obras, Expediente de concesión de licencia de obras, Serie de licencias de obras.

Para una entidad Agente: Juan Nadie, Ministerio de Cultura, Gerencia de Urbanismo.

Para una entidad Actividad: Gestión del suelo, Concesión de licencias, Presentación de instancias.

Para una entidad Regulación: Ley del Suelo, Plan de Ordenación Urbana.

Para una entidad Relación: Precede en secuencia (por ejemplo, en una secuencia de concesión de licencias, la entidad Documento Informe técnico precede en secuencia a la entidad Documento Informe jurídico).

Tabla 14. Descripción Metadato eEMGDE3.1 - Nombre natural.

eEMGDE3.2 - NOMBRE DEL FICHERO

Nombre formal

eEMGDE.Nombre.NombreFichero

Sub-elemento de

eEMGDE3.Nombre

Definición

Título o nombre del fichero de datos que constituye el documento

Aplicabilidad

Documento.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción.

Finalidad

- Ayudar a identificar el documento como objeto físico dentro de un sistema de ficheros.

- Hacer posible la búsqueda de un fichero dentro del sistema.

Comentarios

Debe indicarse el nombre del fichero con extensión.

Ejemplos

-

Tabla 15. Descripción Metadato eEMGDE3.2 - Nombre del fichero

eEMGDE4 - FECHAS

Nombre formal

eEMGDE.Fechas

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Fecha asociada a un evento concreto relacionado con la entidad que se describe.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE4.1 - Fecha inicio

eEMGDE4.2 - Fecha fin

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción⁴.

Finalidad

- Proporcionar evidencia electrónica de autenticidad.

- Registrar información de fecha acerca de las asociaciones de unas entidades con otras.

- Registrar información de fecha acerca de la existencia o validez de una entidad.

- Asegurar que las relaciones de procedencia entre documentos y agentes se documentan por completo.

Comentarios

Debe utilizarse este elemento siempre que se asignen fechas a una entidad, incluidas las fechas asociadas a eventos o procesos específicos, que proporcionan fiabilidad a ese evento o proceso, por ejemplo una acción dictaminada o la asignación de una firma.

Si la descripción de una entidad precisa de más de una fecha debe repetirse todo el elemento continente eEMGDE4 - Fechas, dado que sus sub-elementos no son repetibles.

Ejemplos

-

Tabla 16. Descripción Metadato eEMGDE4 - Fechas.

eEMGDE4.1 - FECHA INICIO

Nombre formal

eEMGDE.Fechas.FechaInicio

Sub-elemento de

eEMGDE4 - Fechas

Definición

Fecha en la que una entidad inicia su existencia.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

[<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. Ver Apéndice 8.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción.

Finalidad

- Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha del inicio de la existencia de una entidad.

- Registrar información de fecha de inicio de las asociaciones de unas entidades con otras.

Comentarios

Los valores pueden ser una fecha, o una fecha y una hora, pero nunca sólo una hora. Puede añadirse una zona horaria, si procede.

Ejemplos

Para una entidad Documento: 20110227, 20110227T131805.

Para una entidad Agente: 1964.

Para una entidad Actividad: 20010102.

Para una entidad Regulación: 20070622.

Para una entidad Relación: 20110227.

Tabla 17. Descripción Metadato EMGDE4.1 - Fecha inicio.

eEMGDE4.2 - FECHA FIN

Nombre formal

eEMGDE.Fechas.FechaFin

Sub-elemento de

eEMGDE4 - Fechas

Definición

Fecha en que una entidad finalizó su existencia, se disolvió o se destruyó.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se disuelve, se borra o se destruye y siempre que se vaya a realizar su transferencia, en caso de una entidad documento.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

[<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. Ver Apéndice 8.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción.

Finalidad

- Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha en que finalizó la existencia o efecto de una entidad.

- Registrar información de la fecha de finalización de las asociaciones de unas entidades con otras.

Comentarios

En los expedientes de resolución coincidirá con la fecha de notificación de la resolución o, en su caso, acuse de recibo de la misma, o con la fecha en que se dé por finalizado por cualquiera de los otros procedimientos previstos en la Ley (caducidad, desistimiento…); en caso de expedientes de constancia o informativos, la fecha fin coincidirá con la finalización de las actuaciones administrativas o informativas en torno al asunto de que se trate, por ejemplo:

-      Expedientes personales: la fecha de fin coincidirá con la de resolución de cese definitivo de la relación laboral del empleado público con el órgano correspondiente, por cualquiera de las causas reconocidas en la legislación.

-      Expedientes informativos: por ejemplo, una agregación de documentos en un gabinete, se considerará finalizado cuando el asunto para el que se haya recabado la información y documentos se considera cerrado y tomadas las decisiones oportunas en torno a él.

Los valores pueden ser una fecha, o una fecha y una hora, pero nunca sólo una hora. Puede añadirse una zona horaria, si procede.

Ejemplos

2011-03-27, 2010-02-27T13:18:05.

Tabla 18. Descripción Metadato eEMGDE4.2 - Fecha fin.

eEMGDE5 - DESCRIPCION

Nombre formal

eEMGDE.Descripcion

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Información adicional en texto libre relativa una entidad.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción.

Finalidad

- Hacer posible la recuperación de la información sobre entidades.

- Facilitar la selección de la información por parte de los usuarios.

- Proporcionar contexto adicional a las entidades.

Comentarios

Se consigna únicamente la información pertinente no incluida en otros elementos.

Ejemplos

Para una entidad Documento: ‘la serie se inició con motivo del cambio de política interna de la organización, y su definición fue realizada, a partir de los informes previos, por….’

Para una entidad Agente: ’Las Gerencias Municipales de Urbanismo se consolidan como órgano especial de administración de los entes locales de conformidad con lo dispuesto en el artículo 85.3 a) de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases de Régimen Local;…’

Para una entidad Actividad: ‘la actividad de concesión de licencias de obras se remonta a los primeros años de existencia de la organización, aunque la forma de concesión ha ido cambiando en el tiempo…’

Para una entidad Regulación: ‘la norma técnica en cuestión sufrió un largo proceso de desarrollo debido a discrepancias…’

Para una entidad Relación: ‘el agente A crea el documento B en el ejercicio de la actividad C, que tiene derecho a ejercer en virtud de la regulación D’.

Tabla 19. Descripción Metadato eEMGDE5 - Descripción.

eEMGDE6 - ENTIDAD RELACIONADA

Nombre formal

eEMGDE.EntidadRelacionada

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Medio para identificar a otras entidades en una relación.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Relación.

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE6.1 - ID de entidad relacionada

eEMGDE6.2 - Esquema de ID de entidad relacionada

eEMGDE6.3 - Rol de la relación

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Relación.

Finalidad

- Establecer el contexto para las relaciones entre entidades.

- Dejar evidencia de las vinculaciones entre las entidades relacionadas

- Vincular entidades relacionadas y proporcionar una descripción o imagen completa de las actividades de una organización.

- Facilitar la comprensión y el uso de los documentos.

- Asegurar que todas las entidades implicadas en las relaciones están identificadas y vinculadas unas con otras.

Comentarios

Las relaciones son fundamentales en todo esquema de metadatos de gestión de documentos.

Todas las descripciones de metadatos de relación de este esquema implican a una entidad Relación más otras dos entidades en cualquier combinación (esto es, Agente-Agente, Agente-Documento, Regulación-Documento, Actividad-Documento, Relación-Agente, Actividad-Agente, etc.). Todas las entidades implicadas en una relación deben describirse, así como la relación misma.

Este elemento, por tanto, es un componente esencial de las descripciones de metadatos, y debe utilizarse para describir el rol de cada entidad implicada en la relación y para identificarlas (pero no para describirlas). Las descripciones de las entidades implicadas figurarán como descripciones independientes, vinculadas por la relación.

Ejemplos

-

Tabla 20. Descripción Metadato eEMGDE6 - Entidad relacionada.

eEMGDE6.1 - ID DE ENTIDAD RELACIONADA

Nombre formal

eEMGDE.EntidadRelacionada.IdEntidadRelacionada

Sub-elemento de

eEMGDE6 - Entidad relacionada

Definición

Identificador único para una entidad implicada en una relación.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Relación.

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Relación.

Finalidad

Identificar cada entidad implicada en las relaciones de gestión de documentos, de acuerdo con el nombre dado a dicha entidad dentro de un dominio.

Comentarios

Las entidades relacionadas deben vincularse a la relación en la que participan. Para cada entidad implicada en una relación, el contenido será idéntico al que se registre en el sub-elemento eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador de la descripción de la entidad objeto de la relación.

Ejemplos

Para una entidad Documento: CA1234/2009, que también figurará en eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador del Documento participante en la relación.

Para una entidad Agente: 12.345.678A, que también figurará en eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador del Agente participante en la relación.

Para una entidad Actividad: FU00101, que también figurará en eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador de la Actividad participante en la relación.

Para una entidad Regulación: RE00030, que también figurará en eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador de la Regulación participante en la relación.

Tabla 21. Descripción Metadato eEMGDE6.1 - ID de entidad relacionada.

eEMGDE6.2 - ESQUEMA DE ID DE ENTIDAD RELACIONADA

Nombre formal

eEMGDE.EntidadRelacionada.EsquemaIdEntidadRelacionada

Sub-elemento de

eEMGDE6 - Entidad relacionada

Definición

Esquema utilizado para elaborar el código que identifica a una entidad implicada en una relación.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Relación.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse cuando se asignó un identificador a una entidad de acuerdo con algún esquema definido a nivel externo o local.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Ver Apéndice 9.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Relación.

Finalidad

Concretar el esquema del que procede el identificador de la entidad implicada en las relaciones de gestión de documentos.

Comentarios

Registra el esquema utilizado para identificar una entidad participante en una relación. Para cada entidad implicada en una relación, el contenido será idéntico al registrado en el sub-elemento eEMGDE2.2 - Esquema de identificador de la descripción de esa entidad.

Ejemplos

Para un Documento: la configuración del sistema de contador de una aplicación dada.

Para un Agente: número de registro de personal de una administración

Para una Actividad: el cuadro de clasificación funcional de una organización.

Para una Regulación: la estructura de denominación de los dictámenes dentro de una organización.

Para una Relación: la estructura de denominación de las relaciones en una organización o la configuración del sistema de contador de relaciones en una aplicación dada.

Tabla 22. Descripción Metadato eEMGDE6.2 - Esquema de ID de entidad relacionada.

eEMGDE6.3 - ROL DE LA RELACIÓN

Nombre formal

eEMGDE.EntidadRelacionada.RolRelacion

Sub-elemento de

eEMGDE6 - Entidad relacionada

Definición

Tipo de participación de la entidad definida en eEMGDE6.1 - ID de entidad relacionada.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Relación.

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

1 ó 2. Ver Apéndice 10.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Relación.

Finalidad

- Establecer el tipo de relación que existe entre la entidad referida y la entidad a la que se refiere en el elemento eEMGDE6.1 - ID de entidad relacionada.

- Identificar el origen y el destino de la relación entre dos entidades.

- Proporcionar contexto temporal a la eficacia de las relaciones entre las entidades mediante la vinculación al elemento eEMGDE4 - Fechas.

Comentarios

Todas las relaciones de este esquema son relaciones binarias, esto es, sólo hay una entidad a cada lado de la relación. Es necesario indicar el sentido en que cada entidad participa en este tipo de relación. Para ello, sólo existen dos valores que indican el sentido dentro de cada relación:

- Un valor 1 indica que la relación se lee desde la entidad.

- Un valor 2 indica que la relación se lee en dirección hacia la entidad.

Este sub-elemento está vinculado al elemento eEMGDE4 - Fechas, donde debe quedar indicado cuándo fue eficaz una relación.

Ejemplos

Para entidad Agentes, en el caso de que un Agente A cree un documento B, el valor será “1” (creador del documento).

Para entidad Documentos, en el caso de que un documento B sea recibido por un Agente A, el valor será “2” (recibido por el agente).

Para entidades Función, en el caso de que una actividad C sea desarrollada por un Agente A, el valor será “2” (ejecutada por el agente).

Tabla 23. Descripción Metadato eEMGDE6.3 - Rol de la relación.

eEMGDE7 - ÁMBITO

Nombre formal

eEMGDE.Ambito

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Determinación de la jurisdicción o el ámbito dentro del cual opera, existe o es válida una entidad.

Aplicabilidad

Todas las entidades excepto Relación.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción.

Finalidad

- Facilitar la recuperación por parte del usuario.

- Proporcionar información contextual acerca de entidades.

Comentarios

El ámbito no hace referencia a un lugar en términos geográficos, sino más bien al área donde una entidad ejerce las funciones o actividades que tiene encomendadas.

Ejemplos

Para una entidad Documento: España.

Para una entidad Agente: Cartagena. Por ejemplo, un Decreto emitido por el Ayuntamiento de Cartagena no tiene por qué producir efectos en la Generalitat de Catalunya, de tal modo que el valor del elemento, en este caso, sería Cartagena, en el sentido de que es el área donde el Decreto produce efectos.

Para una entidad Actividad: Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.

Para una entidad Regulación: Comunidad Autónoma de Catalunya.

Tabla 24. Descripción Metadato eEMGDE7 - Ámbito.

eEMGDE8 - SEGURIDAD

Nombre formal

eEMGDE.Seguridad

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Conjunto de valores que, una vez articulados, ayudan a determinar las medidas adoptadas para proteger los documentos, la información y los datos de un acceso, cambio, destrucción no autorizados, así como de otras amenazas.

Aplicabilidad

Todas las entidades excepto Relación.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse si es necesario según lo dispuesto en la normativa y atendiendo a las necesidades específicas de la organización.

Automatizable

-

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE8.1 - Clasificación de seguridad

eEMGDE8.2 - Advertencia

eEMGDE8.3 - Permisos

eEMGDE8.4 - Sensibilidad datos de carácter personal

eEMGDE8.5 - Clasificación ENS

eEMGDE8.6 - Nivel de confidencialidad de la información

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

La finalidad de este elemento es establecer un conjunto de criterios que determinen, de conformidad con la legislación vigente, los privilegios y restricciones de acceso a las diferentes entidades con el objeto de facilitar la protección de las mismas, ya sea de manera física, ya de manera lógica.

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 25. Descripción Metadato eEMGDE8 - Seguridad.

eEMGDE8.1 - NIVEL DE SEGURIDAD

Nombre formal

eEMGDE.Seguridad.NivelSeguridad

Sub-elemento de

eEMGDE8 - Seguridad

Definición

Categoría de seguridad o sensibilidad de un documento, regulación o actividad.

Aplicabilidad

Sólo a las entidades Documento, Actividad y Regulación.

Obligación

Condicional:

- Debe utilizarse si el documento o la regulación tienen un nivel de seguridad en su jurisdicción.

- Puede utilizarse para funciones, actividades y actuaciones a discreción de la organización.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE8.1.1 - Nivel de acceso

eEMGDE8 1.2 - Código de la Política de control de acceso

Valores

Esquema

No aplica

Valor por defecto

No aplica

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

- Hacer posible el que los documentos sujetos a determinados criterios de seguridad queden adecuadamente protegidos.

- Facilitar o restringir el acceso a los documentos, o a funciones, actividades o actuaciones particulares, por agentes como el personal de la organización o el ciudadano.

- Hacer posible que las entidades Documento, Actividad y Regulación sujetas a seguridad sean adecuadamente identificadas y gestionadas.

- Alertar a los agentes acerca de las restricciones de seguridad en el acceso a los documentos y regulaciones.

- Evitar que la naturaleza de una información o actividad protegida por determinados criterios de seguridad pueda ser revelada.

- Evitar que sistemas, departamentos, personas o determinadas áreas, gestionen documentos indebidamente.

- Facilitar al sistema el control de documentos que comportan advertencias de seguridad o permisos de acceso particulares.

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 26. Descripción Metadato eEMGDE8.1 - Nivel de seguridad.

eEMGDE8.1.1 - NIVEL DE ACCESO

Nombre formal

eEMGDE.Seguridad.NivelSeguridad.NivelAcceso

Sub-elemento de

eEMGDE8.1 - Nivel de seguridad

Definición

Término normalizado de acuerdo con un esquema de valores que indica el nivel de acceso de la entidad.

Aplicabilidad

Sólo a las entidades Documento, Actividad y Regulación.

Obligación

Condicional:

- Debe utilizarse si el documento o la regulación tienen asignado un nivel determinado de seguridad en su jurisdicción o ámbito de actuación.

- Puede utilizarse para funciones, actividades y actuaciones a discreción de la organización.

Automatizable

Repetible⁵

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Secreto, Reservado, Confidencial.

Ver Apéndice 11.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Especificar la categoría concreta de nivel de seguridad de manera que se pueda asegurar la protección adecuada a cada nivel de acceso.

Comentarios

Este sub-elemento no hace referencia a los datos, sino a la entidad misma con independencia de que el nivel de acceso sea el mismo que el establecido en el metadato eEMGDE8.4 - Sensibilidad datos de carácter personal.

Ejemplos

Para una entidad Documento: Reservado.

Para una entidad Regulación: Confidencial.

Para una entidad Actividad: Secreto.

Tabla 27. Descripción Metadato eEMGDE8.1.1 - Nivel de acceso

eEMGDE8.1.2 - CÓDIGO DE LA POLÍTICA DE CONTROL DE ACCESO

Nombre formal

eEMGDE.Seguridad.NivelSeguridad.CodigoPoliticaControlAcceso

Sub-elemento de

eEMGDE8.1 - Nivel de seguridad

Definición

Nivel de la Política de control de acceso de organizaciones individuales o, si se desarrolla, de la Política de control de acceso nacional, autonómica, local, sectorial, etc.

Aplicabilidad

Sólo a las entidades Documento, Actividad y Regulación.

Obligación

Condicional:

- Debe utilizarse si el documento o la regulación tienen un nivel determinado de seguridad en su jurisdicción o ámbito de actuación.

- Puede utilizarse para funciones, actividades y actuaciones a discreción de la organización.

Automatizable

Repetible⁶

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

A, B, C, E.

Ver Apéndice 11.

Valor por defecto

E.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Asegurar la protección adecuada de las entidades, determinando los valores, que se deben aplicar en cada caso, de los establecidos en la clasificación de la política de control de acceso.

Comentarios

Sólo debería utilizarse en entornos mono-entidad; en entornos multi-entidad debería establecerse una relación con la entidad Regulación pertinente.

Ejemplos

Para una entidad Documento: A (Secreto).

Para una entidad Regulación: B (Reservado).

Para una entidad Actividad: C (Confidencial).

Tabla 28. Descripción Metadato eEMGDE8.1.2 - Código de la Política de control de acceso.

eEMGDE8.2 - ADVERTENCIA DE SEGURIDAD

Nombre formal

eEMGDE.Seguridad.AdvertenciaSeguridad

Sub-elemento de

eEMGDE8 - Seguridad

Definición

Advertencia de que un Documento, Actividad o Regulación requiere un tratamiento especial, y que sólo las personas autorizadas pueden tener acceso.

Aplicabilidad

Sólo a las entidades Documento, Regulación y Actividad.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse cuando es necesaria una advertencia o alerta de seguridad para el acceso a un Documento, Actividad o Regulación con una clasificación de seguridad en su respectiva organización.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE8.2.1 - Texto de la advertencia

eEMGDE8.2.2 - Categoría de la advertencia

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Facilitar o restringir el acceso a los documentos y las regulaciones.

- Hacer posible que las entidades afectadas por restricciones de acceso, uso y reutilización sean adecuadamente identificadas y gestionadas.

- Alertar a los agentes acerca de las advertencias de seguridad de acceso a las entidades Documento y Regulación.

- Impedir revelar la naturaleza de la información o la actividad.

Comentarios

Aunque los documentos, actividades y regulaciones con clasificación de seguridad no están necesariamente sujetos a advertencias de seguridad, este elemento sólo puede utilizarse si el elemento eEMGDE8.1.1 - Nivel de acceso, contiene un valor diferente a No clasificado.

Ejemplos

-

Tabla 29. Descripción Metadato eEMGDE8.2 - Advertencia de seguridad.

eEMGDE8.2.1 - TEXTO DE LA ADVERTENCIA

Nombre formal

eEMGDE.Seguridad.AdvertenciaSeguridad.TextoAdvertencia

Sub-elemento de

eEMGDE8.2 - Advertencia de seguridad

Definición

Palabra o palabras que conforman la advertencia de seguridad de que un Documento, Actividad o Regulación requiere un tratamiento especial, y que sólo las personas autorizadas pueden tener acceso.

Aplicabilidad

Sólo a las entidades Documento, Actividad y Regulación.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse cuando es necesaria una advertencia o alerta de seguridad para el acceso a un documento, actividad o regulación con una clasificación de seguridad en su respectiva organización.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Añadir información pertinente a la clasificación de seguridad a los efectos de asegurar una protección adecuada.

Comentarios

Aunque los documentos, regulaciones y actividades con clasificaciones de seguridad no están necesariamente sujetos a advertencias de seguridad, este elemento sólo puede utilizarse si al elemento eEMGDE8.1.1 - Nivel de acceso se le ha asignado un valor diferente a No clasificado.

Estas advertencias de seguridad son un aviso adicional a la clasificación de seguridad. Las advertencias de seguridad son a menudo específicas de una organización y, deben ser determinadas por los productores.

Ejemplos

Accesible sólo al personal del Departamento de Finanzas.

Tabla 30. Descripción Metadato eEMGDE8.2.1 - Texto de la advertencia.

eEMGDE8.2.2 - CATEGORÍA DE LA ADVERTENCIA

Nombre formal

eEMGDE.Seguridad.AdvertenciaSeguridad.Categoria

Sub-elemento de

eEMGDE8.2 - Advertencia de seguridad

Definición

Naturaleza de una advertencia de seguridad.

Aplicabilidad

Sólo a las entidades Documento y Regulación.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse si el texto de la advertencia se ajusta a alguna de las sub-categorías de seguridad establecidas en el Apéndice 14.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Palabra clave, Fuente de la palabra clave, Sólo persona autorizada, Sólo acceso gubernamental, Publicidad, Advertencia de tratamiento especial.

A, B, C, D, E, F.

Ver Apéndice 14.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Codificar de manera normalizada las advertencias de seguridad con vistas a su identificación y recuperación inmediatas.

Comentarios

-

Ejemplos

Para una entidad Documento: A

Para una entidad Regulación: B

Tabla 31. Descripción Metadato eEMGDE8.2.2 - Categoría de la advertencia.

eEMGDE8.3 - PERMISOS

Nombre formal

eEMGDE.Seguridad.Permisos

Sub-elemento de

eEMGDE8 - Seguridad

Definición

Autorización o acreditación de un agente o actividad, que determina sus derechos de acceso, uso y reutilización de los documentos.

Aplicabilidad

Sólo a las entidades Agente y Actividad.

Obligación

Condicional: Debería utilizarse en organizaciones en las que las autorizaciones o acreditaciones de seguridad de los agentes regulan a qué documentos pueden acceder o mantener, o si el acceso a y el uso de documentos está restringido a actividades particulares.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Facilitar autorizaciones o acreditaciones para el acceso, uso y reutilización de los documentos adecuadas al nivel de seguridad.

Comentarios

Esta autorización se concreta en la una acreditación específica de seguridad y/o en el permiso de gestión de documentos o el permiso de gestión asignado a una entidad Agente o Actividad.

Debe repetirse el elemento para cada permiso adicional asignado a una entidad Agente o Actividad.

En cualquier caso, los valores serán paralelos a las clasificaciones de seguridad que se hayan aplicado a los documentos. Las instrucciones de seguridad y los permisos de gestión son específicos del dominio o entorno y tienen que ser definidos por cada organización. Los permisos de gestión de documentos puede que ya existan o sean configurables dentro del sistema de gestión de documentos de una organización.

Ejemplos

Para un Agente de tipo Persona: No clasificado.

Para un Agente de tipo Dispositivo: Restringido.

Tabla 32. Descripción Metadato eEMGDE8.3 - Permisos.

eEMGDE8.4 - SENSIBILIDAD DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Nombre formal

eEMGDE.Seguridad.SensibilidadDatosCaracterPersonal

Sub-elemento de

eEMGDE8 - Seguridad

Definición

Término normalizado de acuerdo con los niveles de clasificación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y normativa de desarrollo.

Aplicabilidad

Sólo a las entidades Documento, Actividad y Regulación.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse si es necesario según lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades específicas de la organización.

Automatizable

Repetible⁷

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Básico, Medio, Alto.

Ver Apéndice 12.

Valor por defecto

Básico.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Indicar los niveles de protección de datos sensibles de carácter personal de los ficheros de acuerdo con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y normativa de desarrollo.

Comentarios

Este elemento se asigna tomando en consideración los datos de los ficheros que concurren a la conformación de una entidad, como el documento. El nivel de sensibilidad de las entidades que contienen datos se regulan en legislación específica y debe utilizarse el subelemento eEMGDE8.1.1 - Nivel de acceso.

Ejemplos

Para una entidad Documento: Básico.

Para una entidad Regulación: Medio.

Para una entidad Actividad: Alto.

Tabla 33. Descripción Metadato eEMGDE8.4 - Sensibilidad datos de carácter personal.

eEMGDE8.5 - CLASIFICACIÓN ENS

Nombre formal

eEMGDE.Seguridad.ClasificacionENS

Sub-elemento de

eEMGDE8 - Seguridad

Definición

Término normalizado que denota el nivel de seguridad de un sistema de información de conformidad con los criterios del Esquema Nacional de Seguridad (ENS).

Aplicabilidad

Todas las entidades excepto Relación.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse si es necesario según lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades específicas de la organización.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Bajo, Medio, Alto.

Ver Apéndice 13.

Valor por defecto

Bajo.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Indicar el nivel de seguridad del sistema de información en el que opera el sistema de gestión de documentos, de acuerdo con el ENS.

Comentarios

La clasificación de seguridad de conformidad con el ENS no se aplica en sentido estricto a ninguna de las entidades que componen o participan en un sistema, sino al sistema de información como un todo. Es decir, se aplica a todos los activos existentes en un sistema y, de ahí, a todas las entidades mediadas por el sistema.

Esto significa que el ENS se aplica, por ejemplo, a un documento o un agente, pero no como tales, sino en tanto participan en un sistema. En realidad, lo que se clasifica es el sistema, en función de las necesidades de seguridad ponderadas de sus activos, y los resultados parciales de esta ponderación general son los que deben reproducirse como valor de este elemento donde resulte pertinente.

Para la definición de niveles de seguridad con un mayor grado de especificidad, debe consultarse el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.

Ejemplos

Para una entidad Documento: Medio.

Tabla 34. Descripción Metadato eEMGDE8.5 - Clasificación ENS.

eEMGDE8.6 – NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Nombre formal

eEMGDE.Seguridad.NivelConfidencialidadInformacion

Sub-elemento de

eEMGDE8 - Seguridad

Definición

Evaluación, en cuanto al nivel de la dimensión de seguridad "confidencialidad", de la información recogida en un documento, de acuerdo con el Esquema Nacional de Seguridad.

Aplicabilidad

Documento simple/Expediente/Serie.

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Bajo, Medio, Alto.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Indicar el nivel confidencialidad de la información contenida en el documento.

Comentarios

La evaluación del nivel de confidencialidad de la información se atendrá a los criterios dispuestos en el apartado “2.2.1. CRITERIOS GENERALES PARA VALORAR LA CONFIDENCIALIDAD NECESARIA” de la guía CCN-STIC-803 del ENS. Este análisis se podrá efectuar por series documentales, sin necesidad de realizar un estudio individualizado de cada documento. En general, el nivel de confidencialidad asignado a un documento en este metadato no tendrá por qué coincidir con el nivel de seguridad del ENS atribuido a algún sistema de información que lo capture, procese o almacene, ya que el nivel de seguridad del ENS se computa a partir de 5 dimensiones de seguridad, así como integrando la evaluación de todas las informaciones y servicios de un sistema.

Ejemplos

Medio.

Tabla 35. Descripción Metadato eEMGDE8.6 - Nivel de confidencialidad de la información.

eEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIÓN

Nombre formal

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Políticas y requisitos que regulan o restringen el acceso, uso y reutilización por terceros de documentos.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse si es necesario según lo dispuesto en la normativa y atendiendo a las necesidades específicas de la organización.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE9.1 - Tipo de acceso

eEMGDE9.2 - Código de la causa de la limitación

eEMGDE9.3 - Causa legal/normativa de limitación

eEMGDE9.4 - Reutilización

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

- Facilitar la gestión y el uso adecuado de documentos con condiciones particulares de acceso, uso y reutilización por terceros.

- Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de acceso, uso y reutilización por terceros de los documentos.

Comentarios

Se establece a nivel de serie y heredable por los expedientes incluidos en la misma.

El acceso, uso y reutilización por terceros de los documentos debe gestionarse de acuerdo con la normativa legal y las políticas de acceso, uso y reutilización pertinentes, para proteger la intimidad de los ciudadanos y los intereses de gestión de las organizaciones, o los derechos de propiedad intelectual o industrial de unos y otras, así como la integridad física, si procede, de los documentos, por ejemplo, aquellos en un estado de conservación precario.

Ejemplos

-

Tabla 36. Descripción Metadato eEMGDE9 - Derechos de acceso, uso y reutilización.

eEMGDE9.1 - TIPO DE ACCESO

Nombre formal

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.TipoAcceso

Sub-elemento de

eEMGDE9 - Derechos de acceso, uso y reutilización.

Definición

Indica si el documento se rige por el régimen general de libre acceso o si, por el contrario, está sujeto a alguna de las limitaciones recogidas en la legislación o normativa de aplicación.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento simple/Expediente/Serie.

Obligación

Obligatorio para la transferencia

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Libre/Parcialmente restringido/Restringido.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

-      Facilitar la gestión y el uso adecuado de documentos con condiciones particulares de acceso

-      Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de acceso de los documentos.

Comentarios

Úsese para proporcionar información acerca de la calificación del documento respecto al acceso por razón diferente de la protección de datos personales.

Ejemplos

Para entidad Documento, Documento simple: Restringido.

Para entidad Documento, Expediente: Parcialmente restringido.

Tabla 37. Descripción Metadato eEMGDE9.1 - Tipo de acceso.

eEMGDE9.2 - CÓDIGO DE LA CAUSA DE LIMITACIÓN

Nombre formal

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CodigoCausaLimitacion

Sub-elemento de

eEMGDE9 - Derechos de acceso, uso y reutilización

Definición

Asignar una codificación a la causa de restricción de acceso para facilitar las consiguientes acciones automáticas precisas sobre el documento.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento simple/Expediente/Serie.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia siempre que el valor de eEMGDE9.1 – Tipo de acceso sea Restringido o Parcialmente restringido.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Ver Apéndice 15

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

- Codificar la causa de restricción de acceso en que incurre el documento o expediente.

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 38. Descripción Metadato eEMGDE9.2 - Código de la causa de limitación.

eEMGDE9.3 - CAUSA LEGAL/NORMATIVA DE LIMITACIÓN

Nombre formal

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CausaLegalLimitación

Sub-elemento de

eEMGDE9 - Derechos de acceso, uso y reutilización

Definición

Referencia de la ley o norma específica que afecta al documentos o expediente en cuanto a su régimen de acceso

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento simple/Expediente/Serie

Obligación

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia siempre que el valor de eEMGDE9.1 – Tipo de acceso sea Restringido o Parcialmente restringido.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Dar a conocer la regulación normativa o legal en virtud de la cual un documento tiene acceso restringido.

Comentarios

-

Ejemplos

Art. 95 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria

Art. 48.1 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones

Tabla 39. Descripción Metadato eEMGDE9.3 - Causa legal/normativa de limitación

eEMGDE9.4 - CONDICIONES DE REUTILIZACIÓN

Nombre formal

eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CondicionesReutilizacion

Sub-elemento de

eEMGDE9 - Derechos de acceso, uso y reutilización

Definición

Indica bajo qué condiciones un documento, expediente o serie de libre acceso, son reutilizables.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento simple/Expediente/Serie.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia siempre que el valor de eEMGDE9.1 – Tipo de acceso sea Libre.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

- Facilitar la gestión y el uso adecuado de documentos con condiciones generales o particulares de reutilización.

- Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de uso y reutilización por terceros de los documentos.

Comentarios

Úsese para proporcionar información acerca de la calificación del documento respecto a la reutilización de la información que contiene.

Ejemplos

Los datos contenidos en los expedientes de esta serie documental son reutilizables bajo las condiciones generales que establece el artículo 8 de la Ley 37/2007, de 16 de noviembre.

Tabla 40. Descripción Metadato eEMGDE9.4 - Condiciones de reutilización

eEMGDE10 - CONTACTO

Nombre formal

eEMGDE.Contacto

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Información acerca de cómo contactar con un Agente.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Agente.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse excepto si la entidad Agente es un Dispositivo, en cuyo caso su uso es opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE10.1 - Tipo de contacto

eEMGDE10.2 - Dato de contacto

eEMGDE10.3 - Puesto

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción⁸.

Finalidad

- Facilitar una identificación inequívoca de los agentes.

- Proporcionar contexto a los agentes.

- Proporcionar un punto de contacto para los agentes.

- Facilitar la búsqueda y recuperación de información sobre agentes en una localización particular.

Comentarios

No se prescribe el tipo específico de información de contacto, sino que puede ser elegida por las organizaciones.

Ejemplos

-

Tabla 41. Descripción Metadato eEMGDE10 - Contacto.

eEMGDE10.1 - TIPO DE CONTACTO

Nombre formal

eEMGDE.Contacto.TipoContacto

Sub-elemento de

eEMGDE10 - Contacto

Definición

Tipo de detalles de contacto, como una dirección profesional o un correo electrónico, proporcionados para contactar con un Agente.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Agente.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse cuando se ha instanciado el elemento eEMGDE10 - Contacto.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Dirección física, Correo electrónico, Fax, Teléfono, Dirección Web.

Ver Apéndice 16.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción.

Finalidad

Identificar el modo de contacto con un Agente.

Comentarios

No se prescribe el tipo de información de contacto, sino que puede ser elegida por las organizaciones.

Si se proporciona más de un tipo de información de contacto, debe repetirse todo el elemento eEMGDE10 - Contacto

Ejemplos

Correo electrónico, Teléfono.

Tabla 42. Descripción Metadato eEMGDE10.1 - Tipo de contacto.

eEMGDE10.2 - DATO DE CONTACTO

Nombre formal

eEMGDE.Contacto.DatoContacto

Sub-elemento de

eEMGDE10 - Contacto

Definición

Información específica de contacto con un Agente.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Agente.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse cuando se ha instanciado el elemento eEMGDE10 - Contacto.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción.

Finalidad

Identificar de forma concreta el contacto con un Agente (su dirección electrónica, postal, teléfono, fax, etc.).

Comentarios

No se prescribe la información específica de contacto que debe ser dada para un agente, sino que puede ser elegida por las organizaciones. Si se proporciona más de un tipo de información de contacto, debe repetirse todo el elemento eEMGDE10 - Contacto.

Ejemplos

nombre.apellido@organizacion.es, +34 968123456

Tabla 43. Descripción Metadato eEMGDE10.2 - Dato de contacto.

eEMGDE10.3 - PUESTO

Nombre formal

eEMGDE.Contacto.Puesto

Sub-elemento de

eEMGDE10 - Contacto

Definición

Denominación del puesto actual ocupado por un agente.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Agente Persona.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse cuando se ha instanciado el elemento eEMGDE10 - Contacto y se trata de un Agente Persona.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No.

Valores

Esquema

Vocabularios controlados específicos de la organización o el dominio.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción.

Finalidad

- Ayudar a una identificación inequívoca de los agentes.

- Proporcionar contexto adicional acerca de los agentes.

Comentarios

-

Ejemplos

Administrador de sistemas, Jefe de documentos electrónicos.

Tabla 44. Descripción Metadato eEMGDE10.3 - Puesto.

eEMGDE11 - IDIOMA

Nombre formal

eEMGDE.Idioma

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Idioma o lengua utilizada en un Documento, hablada o usada por un Agente al realizar una Actividad.

Aplicabilidad

Sólo a los tipos de entidad Documento y Agente.

Obligación

Condicional:

- Debe utilizarse para indicar el idioma de un Documento si este es distinto a español.

- Cada Institución puede utilizarlo para indicar también las lenguas cooficiales empleadas.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

RFC 4646:2006. Ver Apéndice 17.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

- Facilitar la búsqueda y recuperación de documentos.

- Proporcionar información contextual adicional acerca de un agente.

Comentarios

La especificación RFC 4646:2006 proporciona una sintaxis para construir descripciones de idioma utilizando los códigos de lengua de ISO 639, los códigos de país de ISO 3166 y los códigos de escritura de ISO 15924.

Se utilizará la codificación de dos caracteres (Alpha 2 – code ISO 639-1, ISO 3166-1) para la especificación de los códigos de lengua y país.

Ejemplos

Para una entidad Documento en gallego, gl

Para una entidad Agente que usa el catalán, ca

Tabla 45. Descripción Metadato eEMGDE11 - Idioma.

eEMGDE12 - PUNTOS DE ACCESO

Nombre formal

eEMGDE.PuntosAcceso

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Palabras claves normalizadas, según tesauros o lenguajes controlados, utilizadas por una organización o entorno con el fin de recuperar el asunto o materia, el nombre de personas, de organizaciones, de jurisdicciones, de períodos temporales y ámbitos geográficos, etc., contenidos en un documento o regulación.

Aplicabilidad

Sólo a las entidades Documento y Regulación.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE12.1 - Término punto de acceso

eEMGDE12.2 - ID de punto de acceso

eEMGDE12.3 - Esquema de punto de acceso

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción.

Finalidad

- Facilitar la búsqueda y la recuperación.

- Permitir que una búsqueda pueda restringirse a una cierta materia o asunto, ámbito geográfico o temporal, persona, institución, etc.

- Proporcionar información acerca del (de los) esquema(s) de los que las palabras clave se han extrapolado.

- Proporcionar información contextual adicional acerca de los documentos o las regulaciones.

Comentarios

Un punto de acceso puede ser cualquier palabra clave o dato normalizado contenido en un Documento o una Regulación: asuntos o materias, lugares, períodos de tiempo, personas, organizaciones, regulaciones, etc. Por tanto, si se utiliza este elemento se deben tomar precauciones para distinguir entre una entidad, cuando es participante activa en un proceso de gestión o de gestión de documentos, y esa misma entidad cuando es aquello de lo que trata un documento o una regulación.

Ejemplos

-

Tabla 46. Descripción Metadato eEMGDE12 - Puntos de acceso.

eEMGDE12.1 - TÉRMINO PUNTO DE ACCESO

Nombre formal

eEMGDE.PuntosAcceso.TerminoPuntoAcceso

Sub-elemento de

eEMGDE12 - Puntos de acceso

Definición

Palabra clave que describe el contenido del documento o de la regulación.

Aplicabilidad

Sólo a las entidades Documento y Regulación.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Aquellos ya existentes elegidos por cada organización, o los elaborados ex profeso por éstas de conformidad con sus necesidades.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción.

Finalidad

- Facilitar la búsqueda y la recuperación.

- Permitir que una búsqueda pueda restringirse a una materia, persona, lugar, tiempo etc.

- Proporcionar información adicional, acerca de los documentos o las regulaciones

Comentarios

Algunos esquemas basados en materias son jerárquicos; otros permiten el uso de un cierto número de palabras clave ponderadas como iguales. Si el esquema es jerárquico, la estructura debe quedar reflejada utilizando caracteres delimitadores en la cadena misma de términos de palabras clave. Si los términos se ponderan como iguales, debe repetirse todo el elemento eEMGDE12 - Puntos de acceso.

Ejemplos

Farmacia, Urbanismo, Administración de Empresas, Siglo XIX, Guerra de Iraq, Madrid, Ley 39/2015, Calificación de documentos.

Tabla 47. Descripción Metadato eEMGDE12.1 - Término punto de acceso.

eEMGDE12.2 - ID PUNTO DE ACCESO

Nombre formal

eEMGDE.PuntosAcceso.IdPuntoAcceso

Sub-elemento de

eEMGDE12 - Puntos de acceso

Definición

Identificador asignado a una palabra clave dentro de un esquema.

Aplicabilidad

Sólo a las entidades Documento y Regulación.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse si se utiliza una taxonomía (tesauro, índice, lista de autoridades, lenguaje o vocabulario controlado, etc.) para proporcionar un valor al sub-elemento eEMGDE12.1 - Término punto de acceso.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Aquellos ya existentes elegidos por cada organización, o los elaborados ex profeso por éstas de conformidad con sus necesidades.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Facilitar la búsqueda y la recuperación.

- Permitir que una búsqueda pueda restringirse a una materia, persona, lugar, tiempo etc.

Comentarios

La forma del identificador será definida por el esquema del que se ha tomado el término. Si los términos del punto de acceso tienen identificadores, las organizaciones pueden decidir recoger y utilizar los identificadores como un método abreviado para acceder a los términos mismos.

Ejemplos

521.3, 72, 636 (si se estuviera usando, por ejemplo, la Clasificación Decimal Universal).

Tabla 48. Descripción Metadato eEMGDE12.2 - ID punto de acceso.

eEMGDE12.3 - ESQUEMA PUNTO DE ACCESO

Nombre formal

eEMGDE.PuntosAcceso.EsquemaPuntoAcceso

Sub-elemento de

eEMGDE12 - Puntos de acceso

Definición

Referencia al esquema del que el punto de acceso se ha extraído.

Aplicabilidad

Sólo a las entidades Documento y Regulación.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse si se utiliza una taxonomía (tesauro, índice, lista de autoridades, lenguaje o vocabulario controlado, etc.) para proporcionar un valor a los sub-elementos eEMGDE12.1 - Término punto de acceso, o eEMGDE12.2 - ID de punto de acceso.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Existen muchos esquemas de valores y algunos tendrán que ser definidos localmente por cada organización por lo que no se prescribe ningún esquema, y se deja a elección de cada organización.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Proporcionar información acerca de los esquemas de los que se han tomado los puntos de acceso.

- Proporcionar información de contexto adicional acerca de los documentos o las regulaciones.

Comentarios

-

Ejemplos

Listado de materias de la Biblioteca Nacional, Clasificación Decimal Universal, listado de puntos de acceso en la plataforma PARES

Tabla 49. Descripción Metadato eEMGDE12.3 - Esquema de punto de acceso.

eEMGDE13 - CALIFICACIÓN

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Información acerca de los plazos de conservación de los documentos en atención a sus valores, a lo largo de su ciclo de vida, así como acerca de las acciones dictaminadas regladas a emprender sobre los mismos, tomadas a partir de la ponderación de esos valores.

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos.

Obligación

Obligatorio para la transferencia

Automatizable

Repetible⁹

Sub-elementos

eEMGDE13.1 - Valoración

eEMGDE13.2 - Dictamen

eEMGDE13.3 - Transferencia

eEMGDE13.4 - Documento esencial

Valores

Esquema

No aplica

Valor por defecto

No aplica

Compatibilidad

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad

- Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atención a sus valores.

- Identificar los requisitos legales o normativos aplicables a los documentos.

- Identificar las autoridades competentes en la determinación de los valores de los documentos.

- Identificar las normas de conservación aplicables a los documentos.

- Procurar relaciones entre los procesos de gestión, las actividades y los documentos producidos.

- Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determinados y otros procesos de gestión documental, especialmente la clasificación y el dictamen realizado sobre los documentos y las series documentales.

- Determinar las interacciones entre los procesos de gestión y de gestión de documentos, y los ciudadanos y sus intereses.

- Proporcionar una referencia temporal a las acciones dictaminadas sobre los documentos.

- Asegurar que se han adoptado las acciones dictaminadas correctas sobre los documentos.

- Asegurar la constitución y conservación de un patrimonio documental representativo.

Comentarios

Puede que no sea posible proporcionar la información requerida por este elemento en el momento de creación o incorporación de la entidad al sistema de gestión documental por diversos motivos, incluidos la no disponibilidad de autoridades calificadoras de documentos o una política organizativa que excluye la determinación de los valores en el momento de la creación. En estos casos debe utilizarse el valor por defecto Sin cobertura de calificación para el sub-elemento eEMGDE13.1 - Valoración, hasta que las entidades pertinentes estén cubiertas por una norma de conservación.

Ejemplos

-

Tabla 50. Descripción Metadato eEMGDE13 - Calificación.

eEMGDE13.1 - VALORACIÓN

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion

Sub-elemento de

eEMGDE13 - Calificación

Definición

Determinación de los valores y plazos a los que los documentos están sometidos a lo largo de su ciclo de vida.

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos.

Obligación

Obligatorio para la transferencia

Automatizable

Repetible¹⁰

Sub-elementos

eEMGDE13.1.1 - Valor primario

eEMGDE13.1.2 - Valor secundario

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad

- Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atención a sus valores.

- Identificar los requisitos legales o normativos aplicables sobre los documentos.

- Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas por las autoridades competentes en la determinación de los valores de los documentos.

- Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas en las normas de conservación aplicables sobre los documentos.

- Procurar relaciones entre los procesos de gestión, las actividades y los documentos producidos.

- Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determinados y otros procesos de gestión documental, especialmente la clasificación y el dictamen realizado sobre los documentos y las series documentales.

- Determinar las interacciones entre los procesos de gestión y de gestión de documentos, y los ciudadanos y sus intereses.

- Asegurar la constitución y conservación de un patrimonio documental representativo.

Comentarios

Heredable a expediente y documento a partir de la serie.

Ejemplos

-

Tabla 51. Descripción Metadato eEMGDE13.1 - Valoración.

eEMGDE13.1.1 – VALOR PRIMARIO

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario

Sub-elemento de

eEMGDE13.1 - Valoración

Definición

Determinación de los valores primarios de los documentos y expedientes que componen una determinada serie documental.

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento: serie, valor heredable por expediente y documento, excepto Fondo y Grupo de fondos.

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible¹¹

Sub-elementos

eEMGDE13.1.1.1 - Tipo de valor

eEMGDE13.1.1.2 - Plazo

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad

Identificar los valores primarios de los documentos, esto es, su utilidad para la gestión y uso de los documentos, para formar el calendario de conservación y aplicar en consecuencia las medidas de conservación necesarias.

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 52. Descripción Metadato eEMGDE13.1.1 - Valor primario.

eEMGDE13.1.1.1 – TIPO DE VALOR

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario.TipoValor

Sub-elemento de

eEMGDE13.1.1 - Valor primario

Definición

Identificación de los diferentes valores primarios que poseen los documentos, expedientes y series.

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento: serie, valor heredable por expediente y documento, excepto Fondo y Grupo de fondos.

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible¹²

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Administrativo/Fiscal/Jurídico/Otros

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad

Conocer cada uno de los valores (administrativo, fiscal, jurídico, etc.) que poseen los documentos.

Comentarios

-      Heredable a expediente y documento a partir de la serie.

-      Tipos de valores especificados en el formulario de identificación y valoración de series documentales de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Ejemplos

-

Tabla 53. Descripción Metadato eEMGDE13.1.1.1 - Tipo de valor.

eEMGDE13.1.1.2 – PLAZO

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario.Plazo

Sub-elemento de

eEMGDE13.1.1 - Valor primario

Definición

Determinación del plazo de prescripción de los valores primarios de los documentos, expedientes y series documentales.

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento: serie, valor heredable por expediente y documento, excepto Fondo y Grupo de fondos.

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible¹³

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Indicar plazo en años.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad

-      Conocer el plazo de prescripción de los valores primarios de los documentos, esto es, su plazo de vigencia.

-      Proporcionar criterios para la elaboración de los calendarios de conservación de las diferentes series documentales.

Comentarios

Heredable a expediente y documento a partir de la serie.

El plazo de los valores primarios empieza a computarse a partir de la finalización del expediente, es decir, del valor que contenga el metadato eEMGDE 4.2.- Fecha Fin, aplicado a expediente.

Ejemplos

4 años

Tabla 54. Descripción Metadato eEMGDE13.1.1.2 - Plazo.

eEMGDE13.1.2 – VALOR SECUNDARIO

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorSecundario

Sub-elemento de

eEMGDE13.1 - Valoración

Definición

Determinación la existencia de valores secundarios en los documentos.

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento: serie, valor heredable por expediente y documento.

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible¹⁴

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sí/No/Sin cobertura de calificación

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad

Conocer la existencia de valores secundarios en los documentos, cuya consecuencia inmediata es que serán dictaminados de conservación permanente y que habrá que aplicarles las políticas de conservación adecuadas aprobadas por la organización.

Comentarios

Los valores secundarios pueden identificarse con el valor testimonial, informativo o histórico. En cualquier caso, la consecuencia para la gestión de documentos es la conservación permanente de la entidad que los posee.

Ejemplos

Valor testimonial o Histórico: Sí

Tabla 55. Descripción Metadato eEMGDE13.1.2 - Valor secundario

eEMGDE13.2 - DICTAMEN

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Dictamen

Sub-elemento de

eEMGDE13 - Calificación

Definición

Decisiones emitidas por la autoridad calificadora relativas a la conservación o a la eliminación de documentos de acuerdo con la evolución de sus valores conforme avanza su ciclo de vida.

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento: serie, valor heredable por expediente y documento, excepto Fondo y Grupo de fondos.

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen

eEMGDE13.2.2 - Acción dictaminada

eEMGDE13.2.3 - Plazo de ejecución de la acción dictaminada

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Asegurar la disponibilidad del documento mientras éste pueda ser requerido o solicitado, en relación a sus diferentes valores.

- Identificar la entidad responsable de su gestión y conservación.

- Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, medio y largo plazo.

- Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, así como las interacciones de los procesos de la administración con los ciudadanos y sus intereses.

- Asegurar la ejecución temporal de las acciones dictaminadas.

- Asegurar la constitución y conservación de un patrimonio documental representativo.

Comentarios

Cuando implica la retirada de documentos de los sistemas en uso, en el momento en que éstos no son necesarios, debe prevenirse que no quede ninguna labor pendiente de ejecución y no exista ningún proceso o investigación judicial en marcha que pudiera requerir el documento como evidencia electrónica.

Ejemplos

-

Tabla 56. Descripción Metadato eEMGDE13.2 - Dictamen.

eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Dictamen.TipodeDictamen

Sub-elemento de

eEMGDE13.2 - Dictamen

Definición

Tipo de decisión emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los documentos a lo largo de su ciclo de vida y una vez realizada su valoración.

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento: serie, valor heredable por expediente y documento, excepto Fondo y Grupo de fondos.

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No.

Valores

Esquema

Ver Apéndice 18.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Asegurar la disponibilidad del documento mientras éste pueda ser requerido o solicitado, en relación a sus diferentes valores.

- Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y la entidad responsable de su gestión y conservación.

- Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, medio y largo plazo.

- Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, así como las interacciones de los procesos de la administración con los ciudadanos y sus intereses.

- Asegurar la ejecución temporal de las acciones dictaminadas.

- Asegurar la constitución y conservación de un patrimonio documental representativo.

Comentarios

Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.

Los documentos simples, expedientes, agregaciones y series pueden verse afectados, a lo largo de su ciclo de vida, por distintas decisiones hasta su eliminación o conservación permanente, en su caso, por lo que deberían describirse utilizando múltiples instanciaciones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen.

Ejemplos

CP; EP

Tabla 57. Descripción Metadato eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen.

eEMGDE13.2.2 - ACCIÓN DICTAMINADA

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Dictamen.AccionDictaminada

Sub-elemento de

eEMGDE13.2 - Dictamen

Definición

Acción concreta que se aplica al documento en base al dictamen adoptado por una autoridad calificadora.

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento: serie, valor heredable por expediente y documento, excepto Fondo y Grupo de fondos.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia a menos que el valor del sub-elemento eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen, sea PD - Pendiente de dictamen.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No.

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Asegurar la disponibilidad del documento mientras éste pueda ser requerido o solicitado, en relación a sus diferentes valores.

- Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y por la entidad responsable de su gestión y conservación.

- Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, medio y largo plazo.

- Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, así como las interacciones de los procesos de la organización con los ciudadanos y sus intereses.

- Asegurar la ejecución temporal de las acciones dictaminadas.

- Asegurar la constitución y conservación de un patrimonio documental representativo.

Comentarios

Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.

Se utiliza para registrar la acción dictaminada que se pretende realizar de manera reglada sobre el documento. No debe utilizarse para registrar los detalles de la acción real cuando se emprende. En este esquema, todas las acciones y eventos se documentan utilizando la entidad Relación. La acción dictaminada se registra en las normas de conservación, donde se concreta la acción que tiene que emprenderse sobre un documento una vez que ha pasado el período de tiempo especificado desde el evento desencadenante indicado.

Los documentos simples, expedientes y agregaciones pueden verse afectados, a lo largo de su ciclo de vida, por distintos tipos de decisión, hasta su eliminación o conservación permanente, en su caso, por lo que deberían describirse utilizando múltiples instanciaciones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen.

El tipo de dictamen Eliminación total o Eliminación Parcial puede requerir la conservación de un muestreo específico, a efectos de trazabilidad de la tramitación del procedimiento, adaptado a las características del documento.

Ejemplos

Eliminación de las solicitudes y méritos a los 5 años, y conservación permanente del resto del expediente.

Eliminación total dejando una muestra de un expediente por año.

Conservación permanente con duplicación por esencial

Destruir a los tres años desde la finalización del contrato.

Destruir a los siete años después del último asiento.

Destruir a los setenta y cinco años después de la fecha de nacimiento del empleado.

Retener permanentemente.

Transferir pasados cincos años desde su creación.

Tabla 58. Descripción Metadato eEMGDE13.2.2 - Acción dictaminada.

eEMGDE13.2.3 - PLAZO DE EJECUCIÓN DE LA ACCIÓN DICTAMINADA

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Dictamen.PlazoEjecucionAccionDictaminada

Sub-elemento de

eEMGDE13.2 - Dictamen

Definición

Plazo en el que se tiene que ejecutar la acción concreta que se aplica al documento y que figura en el sub-elemento eEMGDE13.2.2 - Acción dictaminada

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento: serie, valor heredable por expediente y documento, excepto Fondo y Grupo de fondos.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse para la transferencia a menos que el valor del sub-elemento eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen, sea PD - Pendiente de dictamen.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Introducir un valor numérico relativo a años.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Automatizar una alerta que advierta de la necesidad de ejecutar la acción dictaminada en eEMGDE13.2.2 - Acción dictaminada en un plazo n de tiempo.

Comentarios

Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.

El momento de ejecución de la acción dictaminada se calculará sumando el valor numérico de esta metadato al correspondiente a los años en el metadato eEMGDE4.2 - Fecha fin

Ejemplos

5 años

8 años

Tabla 59. Descripción Metadato eEMGDE13.2.3 - Plazo de ejecución de la acción dictaminada.

eEMGDE13.3 - TRANSFERENCIA

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Transferencia

Sub-elemento de

eEMGDE13 - Calificación

Definición

Operación por la que traspasa la custodia de las diferentes fracciones de series documentales, en cumplimiento del calendario de conservación resultante del proceso de valoración documental.

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento: serie, valor heredable por expediente y documento, excepto Fondo y Grupo de fondos.

Obligación

Obligatorio para la transferencia

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEGMDE 13.3.1 - Fase de archivo

eEMGDE 13.3.2 - Plazo de transferencia

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

-      Traspasar la custodia de los documentos a través de las distintas fases de archivo del Sistema, y la responsabilidad de llevar a cabo las tareas correspondientes a cada uno de los momentos del ciclo de vida de los documentos.

-      Establecer el momento en el que se llevará a cabo la transferencia de la custodia.

Comentarios

Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.

Ejemplos

-

Tabla 60. Descripción Metadato eEMGDE13.3 - Transferencia.

eEMGDE13.3.1 – FASE DE ARCHIVO

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Transferencia.FaseArchivo

Sub-elemento de

eEMGDE13.3 - Transferencia

Definición

Indicación de la fase de archivo correspondiente al momento del ciclo de vida del documento que se transfiere

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento: serie, valor heredable por expediente y documento, excepto Fondo y Grupo de fondos.

Obligación

Obligatorio para la transferencia

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

- Archivo Central

- Archivo Intermedio

- Archivo Histórico

Valor por defecto

Archivo Central.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Determinar la fase de archivo a la que se incorpora una serie o su fracción, así como los expedientes y documentos que la componen, en función del momento de su ciclo de vida.

Comentarios

Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.

Este metadato es modificable. Se propone como no repetible puesto que siempre contendrá el valor significativo para los responsables del repositorio en que se conserve en un momento determinado, ya sea éste el repositorio de gestión o el repositorio de archivo.

Ejemplos

Archivo Central, Archivo Histórico.

Tabla 61. Descripción Metadato eEMGDE13.3.1 - Fase de archivo.

eEMGDE13.3.2 – PLAZO DE TRANSFERENCIA

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.Transferencia.PlazoTransferencia

Sub-elemento de

eEMGDE13.3 - Transferencia

Definición

Plazo de tiempo en que se traspasa la custodia de las diferentes fracciones de series documentales, en cumplimiento del calendario de conservación resultante del proceso de valoración documental.

Aplicabilidad

Todas las entidades Documento: serie, valor heredable por expediente y documento, excepto Fondo y Grupo de fondos.

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Valor numérico en años.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

-      Asegurar la disponibilidad del documento mientras éste pueda ser requerido o solicitado, en relación a sus diferentes valores.

-      Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y por la entidad responsable de su gestión y conservación, y que quedarán registradas en el calendario de conservación de los documentos de la organización.

-      Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, medio y largo plazo.

Comentarios

Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.

Este metadato es modificable. Se propone como no repetible puesto que siempre contendrá el valor significativo para los responsables del repositorio en que se conserve en un momento determinado, ya sea éste el repositorio de gestión o el repositorio de archivo.

El plazo indicado por este metadato se calculará a partir del valor del metadato eEMGDE4.2 - Fecha fin.

Ejemplos

5 años

Tabla 62. Descripción Metadato eEMGDE13.3.2 - Plazo de transferencia.

eEMGDE13.4 – DOCUMENTO ESENCIAL

Nombre formal

eEMGDE.Calificacion.DocumentoEsencial

Sub-elemento de

eEMGDE13 - Calificación

Definición

Calificación de un documento como esencial para el desarrollo de las actividades de la organización y que, por ello, debe ser objeto de medidas especiales de protección, que incluyen su duplicado y almacenamiento en un repositorio diferente.

Aplicabilidad

Documento.

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Booleano: Sí / No

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Asegurar que la organización pueda seguir desarrollando su actividad en caso de pérdida por cualquier motivo de los documentos considerados como esenciales para su funcionamiento.

Comentarios

-

Ejemplos

Sí. No.

Tabla 63. Descripción Metadato eEMGDE13.4 - Documento esencial.

eEMGDE14 - CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Información acerca de la forma lógica y otras características técnicas lógicas y físicas de un documento digital o digitalizado.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento.

Obligación

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE14.1 - Formato (Obligatorio ENI)

eEMGDE14.2 - Versión de formato

eEMGDE14.3 - Resolución

eEMGDE14.4 - Tamaño

eEMGDE14.5 - Profundidad de color

Valores

Esquema

No aplica

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

- Proporcionar información específica acerca de las decisiones que pueden adoptarse en relación al almacenamiento, la conservación y la representación de los documentos.

- Hacer posible la búsqueda de documentos de un formato particular a efectos de gestión o de localización de recursos.

- Facilitar la gestión de la conservación y el almacenamiento.

- Hacer posible la migración o transferencia de los documentos de un soporte o localización a otro basándose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

- Proporcionar punteros a información más detallada acerca del formato de un documento digital o digitalizado o el software utilizado para crear un documento digital o digitalizado.

- En el caso de documentos digitalizados, proporcionar garantías de la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos resultantes de un proceso de digitalización.

Comentarios

La información proporcionada por este elemento puede utilizarse para determinar las estrategias de conservación sobre los documentos digitales y debería ser lo más completa posible para asegurar que las características técnicas se identifican con exactitud.

Ejemplos

-

Tabla 64. Descripción Metadato eEMGDE14 - Características técnicas.

eEMGDE14.1 - FORMATO

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas. Formato

Sub-elemento de

eEMGDE14 - Características técnicas

Definición

Formato lógico del fichero contenido en el documento electrónico.

Aplicabilidad

Documento.

Obligación

Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplirá completando de forma alternativa uno o los dos subelementos que componen este metadato.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE14.1.1 - Nombre del formato

eEMGDE14.1.2 - Extensión

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Hacer posible la búsqueda de documentos de un formato particular de datos a efectos de gestión o de localización de recursos.

- Facilitar la gestión de la conservación y el almacenamiento.

- Hacer posible la migración o transferencia de los documentos de un soporte o localización a otro basándose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

Comentarios

Ejemplos

-

Tabla 65. Descripción Metadato eEMGDE14.1 - Formato.

eEMGDE14.1.1 – NOMBRE DEL FORMATO

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato.NombreFormato

Sub-elemento de

eEMGDE14.1 - Formato

Definición

Denominación del formato lógico del fichero contenido en el documento electrónico.

Aplicabilidad

Documento.

Obligación

Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplirá completando de forma alternativa uno o los dos subelementos que componen el metadato eEMGDE14.1 - Formato

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Valores definidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de Estándares en la columna “Nombre Común” de la tabla recogida en su anexo.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Hacer posible la búsqueda de documentos de un formato particular de datos a efectos de gestión o de localización de recursos.

- Facilitar la gestión de la conservación y el almacenamiento.

- Hacer posible la migración o transferencia de los documentos de un soporte o localización a otro basándose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

Comentarios

-

Ejemplos

Strict Open XML

ISO/IEC 26300:2006

OASIS 1.2

PDF, PDF/A

Comma Separated Values

Tabla 66. Descripción Metadato eEMGDE14.1.1 - Nombre de formato.

eEMGDE14.1.2 - EXTENSIÓN DEL FICHERO

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato.ExtensionFichero

Sub-elemento de

eEMGDE14.1 - Formato

Definición

Extensión del formato lógico del fichero contenido en el documento electrónico.

Aplicabilidad

Documento.

Obligación

Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplirá completando de forma alternativa uno o los dos subelementos que componen el metadato eEMGDE14.1 - Formato

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Valores definidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de Estándares en la columna “Extensión” de la tabla recogida en su anexo.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Hacer posible la búsqueda de documentos de un formato particular de datos a efectos de gestión o de localización de recursos.

- Facilitar la gestión de la conservación y el almacenamiento.

- Hacer posible la migración o transferencia de los documentos de un soporte o localización a otro basándose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

Comentarios

-

Ejemplos

docx .xlsx .pptx, .odt, .ods, .pdf. .txt, .csv

Tabla 67. Descripción Metadato eEMGDE14.1.2 – Extensión del fichero.

eEMGDE14.2 - VERSIÓN DE FORMATO

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.VersionFormato

Sub-elemento de

eEMGDE14 - Características técnicas

Definición

Versión del formato lógico de fichero del documento.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Hacer posible la búsqueda de documentos de un formato particular de datos a efectos de gestión o de localización de recursos.

- Facilitar la gestión de la conservación y el almacenamiento.

- Hacer posible la migración y transferencia de los documentos de un soporte o localización a otro basándose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

Comentarios

Debería utilizarse para registrar información sobre la versión del formato, cuando se conozca.

La versión facilita que los documentos digitales puedan migrarse, convertirse, conservarse y representarse correctamente. Si no existe medio para conocerla, el sub-elemento debería cumplimentarse con el valor Desconocida.

Ejemplos

PDF 1.7, XHTML 1.0

Tabla 68. Descripción Metadato eEMGDE14.2 - Versión de formato.

eEMGDE14.3 - RESOLUCIÓN

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Resolucion

Sub-elemento de

eEMGDE14 - Características técnicas

Definición

Medida de la capacidad para capturar los detalles del documento original, a menudo cuantificada en píxeles por pulgada.

Aplicabilidad

Documento.

Obligación

Opcional. Aplicable en caso de documentos digitalizados.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No.

Valores

Esquema

Indicar la resolución para cada una de las dimensiones del documento siguiendo el esquema:

resolución horizontal x resolución vertical

Valor por defecto

200x200

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Proporcionar información específica para definir qué decisiones relativas al almacenamiento, la conservación y la representación de los documentos pueden adoptarse.

- Facilitar la gestión de la conservación y el almacenamiento.

Comentarios

-

Ejemplos

200 x 200 ppp,

300 x 200 ppp

Tabla 69. Descripción Metadato eEMGDE14.3 - Resolución.

eEMGDE14.4 - TAMAÑO

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano

Sub-elemento de

eEMGDE14 - Características técnicas

Definición

Dimensiones físicas, tamaño lógico o duración del documento.

Aplicabilidad

Sólo al tipo de entidad Documento.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse si es necesario según lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades específicas de la organización.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE14.4.1 - Dimensiones físicas

eEMGDE14.4.2 - Tamaño Lógico

eEMGDE14.4.3 - Cantidad

eEMGDE14.4.4 - Unidades

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Proporcionar información específica acerca del almacenamiento, conservación y representación de los documentos.

- Facilitar la gestión de la conservación y el almacenamiento.

- Hacer posible la migración y transferencia de los documentos de un soporte o localización a otro basándose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

Comentarios

Debe actualizarse cada vez que se conviertan los documentos a un nuevo formato. Los cambios deben quedar reflejados en eEMGDE21.6 - Historia del cambio.

Ejemplos

-

Tabla 70. Descripción Metadato eEMGDE14.4 - Tamaño.

eEMGDE14.4.1 - DIMENSIONES FÍSICAS

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.DimensionesFisicas

Sub-elemento de

eEMGDE14.4 - Tamaño

Definición

Dimensiones de un documento físico, incluidas longitud, anchura y profundidad y, si es pertinente, peso y volumen.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento.

Obligación

Condicional: Obligatorio para los documentos físicos que lo requieran según lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades específicas de la organización.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Proporcionar información específica acerca del almacenamiento, conservación y representación de los documentos.

- Facilitar la gestión de la conservación y el almacenamiento.

- Hacer posible la migración y transferencia de los documentos de un soporte o localización a otro basándose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

Comentarios

Se aplica sólo a documentos físicos, y ha sido diseñado para facilitar la gestión de sistemas híbridos, así como la integración de la gestión de documentos analógicos y documentos digitales. No debe utilizarse en sistemas que sólo gestionen documentos digitales.

Los valores tendrán la forma de cadena de texto que describa las dimensiones de los documentos físicos. Si se registran la longitud, la anchura y la profundidad, las medidas deben darse en ese orden, separadas por comas. La unidad física de medida debe especificarse en el sub-elemento eEMGDE14.4.4 - Unidades.

Ejemplos

20, 12, 5.

Tabla 71. Descripción Metadato eEMGDE14.4.1 - Dimensiones físicas.

eEMGDE14.4.2 - TAMAÑO LÓGICO

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.TamanoLogico

Sub-elemento de

eEMGDE14.4 - Tamaño

Definición

Tamaño lógico del documento o expediente.

Aplicabilidad

Documento/Expediente.

Obligación

Opcional

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Facilitar la gestión de la conservación y el almacenamiento.

Comentarios

Se introducirá el tamaño del documento en el formato estándar recogido en el Catálogo de estándares y no en su codificación en base64.

Sólo registra números, sin las unidades asociadas, para facilitar el procesamiento por máquina de los valores. Las unidades deben especificarse en el sub-elemento eEMGDE14.4.4 - Unidades.

Ejemplos

20,5

Tabla 72. Descripción Metadato eEMGDE14.4.2 - Tamaño Lógico.

eEMGDE14.4.3 - CANTIDAD

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.Cantidad

Sub-elemento de

eEMGDE14.4 - Tamaño

Definición

Número o cantidad total de elementos contenidos en una determinada entidad.

Aplicabilidad

Sólo a las categorías Expediente, Agregación, Serie, Fondo y Grupo de fondos.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Proporcionar información específica acerca del almacenamiento, conservación y representación de los documentos.

- Facilitar la gestión de la conservación y el almacenamiento.

- Hacer posible la migración o transferencia de los documentos de un soporte o localización a otro basándose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

Comentarios

Por ejemplo, registra el número de documentos simples en un expediente, el número de documentos en una serie, o el número de series en un fondo.

Es aplicable a sistemas analógicos, digitales o híbridos.

Ejemplos

10 , 4.

Tabla 73. Descripción Metadato eEMGDE14.4.3 - Cantidad.

eEMGDE14.4.4 - UNIDADES

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.Unidades

Sub-elemento de

eEMGDE14.4 - Tamaño

Definición

Elemento de medida utilizado para registrar las dimensiones de un documento físico o el tamaño o la duración lógicos de un documento digital y para especificar el tipo de objeto a la que se refiere la cifra de la cantidad.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento.

Obligación

Condicional: Debe utilizarse si es necesario según lo dispuesto en la normativa aplicable y atendiendo a las necesidades específicas de la organización

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Ver Apéndice 19.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Proporcionar información específica acerca del almacenamiento, conservación y representación de los documentos.

- Facilitar la gestión de la conservación y el almacenamiento.

- Hacer posible la migración y transferencia de los documentos de un soporte o localización a otro basándose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.

Comentarios

Para especificar las unidades utilizadas para registrar la extensión digital, deberían tomarse los valores definidos en el esquema. Las unidades utilizadas para anchura, volumen, duración, etc., deberían ser determinadas por cada organización. La separación de las unidades de medida de los números reales de unidades facilita el tratamiento automatizado de los valores de los metadatos eEMGDE14.4.1 - Dimensiones físicas, y eEMGDE14.4.2 - Tamaño Lógico.

Dado que el elemento eEMGDE14.4 - Tamaño es aplicable para sistemas digitales, analógicos e híbridos, también puede ser conveniente la utilización en este elemento de un esquema de unidades físicas para documentos analógicos (cajas, libros, legajos…).

Ejemplos

cm, Mb, cajas

Tabla 74. Descripción Metadato eEMGDE14.4.4 - Unidades.

eEMGDE14.5 – PROFUNDIDAD DE COLOR

Nombre formal

eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.ProfundidadColor

Sub-elemento de

eEMGDE14 - Características Técnicas

Definición

Profundidad de color o escala de grises o resolución cromática de una imagen digitalizada.

Aplicabilidad

Documento.

Obligación

Opcional. Aplicable en caso de documentos digitalizados

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

N bits

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Ofrecer información acerca del tratamiento del color en documentos digitalizados con objeto de poder comprobar, en caso necesario, la fidelidad de la copia digitalizada respecto del documento original.

Comentarios

-

Ejemplos

8 (bits), 24 (bits)

Tabla 75. Descripción Metadato eEMGDE14.5 - Profundidad de color.

eEMGDE15 - UBICACIÓN

Nombre formal

eEMGDE.Ubicacion

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Localización física y/o lógica donde reside un documento.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE15.1 - Soporte

eEMGDE15.2 - Localización

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

- Mantener la historia de la custodia y almacenamiento de un documento.

- Proporcionar información acerca de la capacidad o limitaciones de tamaño de un soporte de almacenamiento.

- Hacer posible la planificación de acciones de conservación, como la migración de documentos desde un soporte a otro.

- Facilitar el desarrollo de estrategias eficaces para el almacenamiento y la conservación a lo largo del ciclo de vida de los documentos.

- Planificar la selección de un soporte de almacenamiento para cantidades de documentos grandes o pequeñas, documentos con tamaños de fichero grandes o documentos a los que se accede frecuentemente.

- Mantener la historia de la custodia y almacenamiento de los documentos de los que la organización es responsable.

- Actuar como herramienta de gestión del almacenamiento.

- Hacer posible la localización actual del documento, para recuperarlo cuando se requiera.

Comentarios

Debería utilizarse cuando:

- El documento no está localizado dentro de un sistema de gestión de documentos, sino que se mantiene en algún otro tipo de almacenamiento virtual o físico.

- Sea necesario distinguir la localización del documento a efectos de gestión y de acceso.

Ejemplos

-

Tabla 76. Descripción Metadato eEMGDE15 - Ubicación.

eEMGDE15.1 - SOPORTE

Nombre formal

eEMGDE.Ubicacion.Soporte

Sub-elemento de

eEMGDE15 - Ubicación

Definición

Objeto físico sobre el que se almacena un documento.

Aplicabilidad

Sólo al tipo de entidad Documento.

Obligación

Condicional: Obligatorio para documentos analógicos cuya descripción se integre en sistemas electrónicos de gestión de documentos y opcional para documentos digitales.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Mantener la historia de la custodia y almacenamiento de un documento.

- Proporcionar información acerca de la capacidad o limitaciones de tamaño de un soporte de almacenamiento.

- Hacer posible la planificación de acciones de conservación, como la migración de documentos desde un soporte a otro.

- Facilitar el desarrollo de estrategias eficaces para el almacenamiento y la conservación a lo largo del ciclo de vida de los documentos.

- Planificar la selección de un soporte de almacenamiento para cantidades de documentos grandes o pequeñas, documentos con tamaños de fichero grandes o documentos a los que se accede frecuentemente.

- Mantener localizados los documentos de los que la organización es responsable.

Comentarios

Debe utilizarse obligatoriamente en el caso de documentos analógicos incorporados a sistemas electrónicos de gestión de documentos.

Ejemplos

CD-ROM, DVD, unidad de disco duro externo, caja AGA

Tabla 77. Descripción Metadato eEMGDE15.1- Soporte.

eEMGDE15.2 - LOCALIZACIÓN

Nombre formal

eEMGDE.Ubicacion.Localizacion

Sub-elemento de

eEMGDE15 - Ubicación

Definición

Localización actual (física o de sistema) del documento.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible¹⁵

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Hacer posible la planificación de acciones de conservación, como la migración de documentos desde un soporte a otro.

- Facilitar el desarrollo de estrategias eficaces para el almacenamiento y la conservación continuada de los documentos.

- Mantener localizados los documentos de los que la organización es responsable.

- Hacer posible la localización actual del documento, para recuperarlo cuando se requiera o solicite

Comentarios

Debe utilizarse en el caso de documentos analógicos incorporados a sistemas electrónicos de gestión de documentos.

Ejemplos

- http://www.cartagena.es/recursos/urbanismo/132007.pdf

- \\archivo\deposito\132007.xml

- ftp://recursos/regla01.txt

- Archivo Central, caja 12546

Tabla 78. Descripción Metadato eEMGDE15.2 - Localización.

eEMGDE16 - VERIFICACIÓN DE INTEGRIDAD

Nombre formal

eEMGDE.VerificacionIntegridad

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Método para determinar si los bits que conforman un documento digital han sufrido algún cambio en el curso de la transmisión o del almacenamiento. A veces se le denomina “fijeza”.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento Simple, Expediente y Agregación.

Obligación

Condicional:

- Requerido para documentos/expedientes digitales que se transmiten, transfieren o de alguna otra manera se migran entre sistemas o dentro de un solo sistema.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE16.1 - Algoritmo

eEMGDE16.2 - Valor

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

- Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.

- Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo, facilitando su conservación.

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 79. Descripción Metadato eEMGDE16 - Verificación de integridad.

eEMGDE16.1 - ALGORITMO

Nombre formal

eEMGDE.VerificacionIntegridad.Algoritmo

Sub-elemento de

eEMGDE16 - Verificación de integridad

Definición

Método algorítmico reproducible que transforma la secuencia de caracteres que forma un Documento, en un valor de longitud fija, que representa el valor digital de dicho Documento. Se excluye el caso de CSV.

Aplicabilidad

Documento/Expediente

Obligación

Opcional

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.

- Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo

Comentarios

Este metadato debe utilizarse en conjunción con el sub-elemento eEMGDE16.2 - Valor, para especificar el valor calculado a partir del algoritmo empleado.

Ejemplos

SHA-2, SHA-3

Tabla 80. Descripción Metadato eEMGDE16.1 - Algoritmo.

eEMGDE16.2 - VALOR

Nombre formal

eEMGDE.VerificacionIntegridad.Valor

Sub-elemento de

eEMGDE16 - Verificación de integridad

Definición

Valor real, generado por el algoritmo definido en eEMGDE16.1 - Algoritmo que representa el documento simple o conjunto de documentos a que hace referencia.

Aplicabilidad

Documento/Expediente.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Esquemas desarrollados por cada organización.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

- Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.

- Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo.

Comentarios

Este elemento es conocido informalmente como suma de verificación o checksum.

El valor será una cadena de longitud fija. Debe utilizarse en conjunción con el elemento eEMGDE16.1 - Algoritmo, para especificar el nombre del algoritmo utilizado para generar el valor.

El hash del expediente o de la agregación se calcula sobre el respectivo fichero de índice.

Ejemplos

573066A121BECFDC7B2643338ED11EB2AAEFD056, 3081760FAE9365BD299CA0A466F2C022D438705A

Tabla 81. Descripción Metadato eEMGDE16.2 - Valor.

eEMGDE17 - FIRMA

Nombre formal

eEMGDE.Firma

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Método para fijar las condiciones de fiabilidad y autenticidad de un documento.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento Simple, Expediente y Agregación.

Obligación

Obligatorio ENI.

Automatizable

-

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE17.1 - Tipo de firma

eEMGDE17.2 - Rol de firma

eEMGDE17.3 - Valor del CSV

eEMGDE17.4 - Definición generación CSV

eEMGDE17.5 - Firmante

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

- Determinar que un documento/expediente/agregación es auténtico, íntegro y fiable en el momento de su creación, mediante su validación por la persona física o jurídica con autoridad para ello.

- Encapsular los componentes de un documento en un punto del tiempo, a fin de garantizar sus condiciones de autenticidad y fiabilidad en ese momento.

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 82. Descripción Metadato eEMGDE17 - Firma.

eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA

Nombre formal

eEMGDE.Firma.TipoFirma

Sub-elemento de

eEMGDE17 - Firma

Definición

Denominación normalizada del formato de firma utilizado.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento Simple, Expediente y Agregación.

Obligación

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE17.1.1 - Formato de firma

eEMGDE17.1.2 - Perfil de firma

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Señalar el tipo de firma electrónica empleada para la autenticación del Documento Simple, Expediente o Agregación.

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetirá todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos

-

Tabla 83. Descripción Metadato eEMGDE17.1 - Tipo de firma.

eEMGDE17.1.1 - FORMATO DE FIRMA

Nombre formal

eEMGDE.Firma.TipoFirma.FormatoFirma

Sub-elemento de

eEMGDE17.1 - Tipo de firma

Definición

Formato de firma empleado en una firma con certificado electrónico

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento Simple, Expediente y Agregación.

Obligación

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

TF01 (CSV), TF02 (XAdES internally detached signature), TF03 (XAdES enveloped signature), TF04 (CAdES detached/explicit signature), TF05 (CAdES attached/implicit signature), TF06 (PAdES)

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Indicar el formato de firma electrónica empleada para la autenticación del Documento Simple, Expediente o Agregación.

Comentarios

-

Ejemplos

TF01, TF05.

Tabla 84. Descripción Metadato eEMGDE17.1.1 - Formato de firma.

eEMGDE17.1.2 - PERFIL DE FIRMA

Nombre formal

eEMGDE.Firma.TipoFirma.PerfilFirma

Sub-elemento de

eEMGDE17.1 - Tipo de firma

Definición

Perfil de firma empleado en una firma con certificado electrónico.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento Simple, Expediente y Agregación.

Obligación

Condicional:

Requerido si eEMGDE17.1.1- Formato de firma es TF02, TF03, TF04, TF05 o TF06.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

1.- Para las firmas XADES y CADES: EPES, T, C, X, XL, A, BASELINE B-Level, BASELINE T-Level, BASELINE LT-Level, BASELINE LTA-Level

2.- Para las firmas PADES: EPES, LTV, BASELINE B-Level, BASELINE T

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Los perfiles de firma son las reglas usadas para asegurar la interoperabilidad de las firmas, relativas a los elementos opcionales de las especificaciones referidas, el rango de valores, etc.

Comentarios

-

Ejemplos

T, C, A, BASELINE LTA-Level

Tabla 85. Descripción Metadato eEMGDE17.1.1 - Perfil de firma.

eEMGDE17.2 - ROL DE FIRMA

Nombre formal

eEMGDE.Firma.RolFirma

Sub-elemento de

eEMGDE17 - Firma

Definición

Indicador normalizado de la función que desempeña la firma utilizada.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento Simple, Expediente y Agregación.

Obligación

Condicional: De aplicación si se utiliza más de una firma y cada una de ellas tiene una función diferente.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Esquemas desarrollados a nivel local y que pueden incluir valores como válida, autentica, refrenda, visa, representa, testimonia, etc.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Señalar la acción que ejerce el titular de la firma electrónica utilizada para la autenticación del Documento Simple, Expediente o Agregación.

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetirá todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos

Valida, Refrenda, Testimonia.

Tabla 86. Descripción Metadato eEMGDE17.2 - Rol de firma.

eEMGDE17.3 – VALOR DEL CSV

Nombre formal

eEMGDE.Firma.FormatoFirma.ValorCSV

Sub-elemento de

eEMGDE17 - Firma

Definición

Valor del código seguro de verificación utilizado para firmar el documento o expediente.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento Simple, Expediente y Agregación.

Obligación

Condicional: De aplicación si el elemento eEMGDE17.1.1 - Tipo de firma contiene el valor TF01 (CSV)

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetirá todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos

Z0SGG7A3WGGDPXYQ, M1SSR7A6QTGDPGVB, P8FTB0EV7DESA.

Tabla 87. Descripción Metadato eEMGDE17.3 - Valor del CSV

eEMGDE17.4 – DEFINICIÓN GENERACIÓN CSV

Nombre formal

eEMGDE.DefinicionGeneracionCSV

Sub-elemento de

eEMGDE17 - Firma

Definición

Referencia a la Orden, Resolución o documento que define la creación del CSV correspondiente.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento Simple, Expediente y Agregación.

Obligación

Condicional: De aplicación si el elemento eEMGDE17.1.1 - Tipo de firma contiene el valor TF01 (CSV)

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Si AGE, Referencia BOE: BOE A-YYYY-XXXXX

En otro caso, referencia correspondiente

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Indicar la disposición que crea y regula el CSV correspondiente.

Comentarios

-

Ejemplos

BOE-A-2012-7576 (Orden HAP/1200/2012, de 5 de junio, sobre uso del sistema de código seguro de verificación por la Dirección General del Catastro)

Tabla 88. Descripción Metadato eEMGDE17.4 - Definición del CSV.

eEMGDE17.5 – FIRMANTE

Nombre formal

eEMGDE.Firma.Firmante

Sub-elemento de

eEMGDE17 - Firma

Definición

Informa sobre la identidad del/los firmante/s del documento, la calidad en la que firman y el nivel de firma.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento Simple, Expediente y Agregación.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE17.5.1 - Nombre y apellidos o razón social

eEMGDE17.5.2 - Número de identificación de los firmantes

eEMGDE17.5.3 - En calidad de

eEMGDE17.5.4 - Nivel de firma

eEMGDE17.5.5 - Información adicional

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Informar sobre la identidad y cargo del/los firmante/s del documento.

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetirá todo el elemento eEMGDE17 - Firma

Ejemplos

-

Tabla 89. Descripción Metadato eEMGDE17.5 - Firmante.

eEMGDE17.5.1 - NOMBRE Y APELLIDOS O RAZÓN SOCIAL

Nombre formal

eEMGDE.Firma.Firmante.NombreApellidos

Sub-elemento de

eEMGDE17.5 - Firmante

Definición

Informa sobre la del/los firmante/s del documento.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento Simple, Expediente y Agregación.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Texto libre. Nombre o razón social de los firmantes.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Informar sobre la identidad del/los firmante/s del documento

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetirá todo el elemento eEMGDE17 - Firma

Ejemplos

J. Sánchez. Empresa X

Tabla 90. Descripción Metadato eEMGDE17.5.1 - Nombre y apellidos o razón social.

eEMGDE17.5.2 – NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS FIRMANTE/S

Nombre formal

eEMGDE.Firma.Firmante. NúmeroIdentificacionFirmantes

Sub-elemento de

eEMGDE17.5 - Firmante

Definición

Proporciona un identificador de las personas físicas o jurídicas que firman el documento.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento Simple, Expediente y Agregación.

Obligación

Opcional

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

NIF, DNI, NIE o Número de Pasaporte

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Identificar de forma unívoca al/a los formante/s del documento simple, expediente o agregación

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetirá todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos

-

Tabla 91. Descripción Metadato eEMGDE17.5.2 - Número de identificación de lo/s firmante/s.

eEMGDE17.5.3 – EN CALIDAD DE

Nombre formal

eEMGDE.Firma.Firmante.EnCalidadDe

Sub-elemento de

eEMGDE17.5 - Firmante

Definición

Informa sobre la función de cada uno de los firmantes.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento Simple, Expediente y Agregación.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Firmante; Cofirmante; Contrafirmante

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Informar sobre sobre la función de cada uno de los firmantes.

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetirá todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos

-

Tabla 92. Descripción Metadato eEMGDE17.5.3 - En calidad de.

eEMGDE17.5.4 – NIVEL DE FIRMA

Nombre formal

eEMGDE.Firma.NivelFirma

Sub-elemento de

eEMGDE17.5 - Firmante

Definición

Indicador normalizado que refleja el grado de confianza de la firma utilizado.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento Simple, Expediente y Agregación.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Definidos en el Capítulo II. Identificación y firma de los interesados en el procedimiento de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y en el Capítulo V. Funcionamiento electrónico del sector público de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Señalar el tipo de firma electrónica empleada para la autenticación del Documento Simple, Expediente o Agregación.

Comentarios

Si es preciso repetirlo, se repetirá todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos

Nick, PIN ciudadano, Firma electrónica avanzada, Claves concertadas, Firma electrónica avanzada basada en certificados, CSV

Tabla 93. Descripción Metadato eEMGDE17.5.4 - Nivel de firma.

eEMGDE17.5.5 – INFORMACIÓN ADICIONAL

Nombre formal

eEMGDE.Firma.InformacionAdicional

Sub-elemento de

eEMGDE17.5 - Firmante

Definición

Cualquier otra información acerca del firmante.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento Simple, Expediente y Agregación.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Sin compatibilidad.

Finalidad

Ofrecer cualquier otra información que se considere útil acerca del firmante.

Comentarios

Se introducirá el valor como cadena de texto libre.

Ejemplos

-

Tabla 94. Descripción Metadato eEMGDE17.5.4 - Información Adicional.

eEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL

Nombre formal

eEMGDE.TipoDocumental

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Modelo estructurado y reconocido que adopta un Documento, en el desarrollo de una competencia concreta, en base a una Regulación y cuyo formato, contenido informativo o soporte son homogéneos.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento, excepto Fondo y Grupo de fondos.

Obligación

Obligatorio ENI

- Debe utilizarse en implantaciones mono-entidad.

- Obligatorio para la entidad Documento Simple.

- Opcional para la entidades Expediente, Agregación y Serie.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Ver Apéndice 21.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Identificación¹⁶.

Finalidad

- Facilitar la búsqueda y la recuperación.

- Proporcionar información adicional acerca de la actividad o propósito de un documento.

- Mejorar la comprensión o interpretación de un documento.

Comentarios

En entornos multi-entidad el tipo documental debe relacionarse con la Actividad que se documenta y representa un modelo que puede coincidir con la entidad Acción.

Ejemplos

- TD0, TD02, TD03

Tabla 95. Descripción Metadato eEMGDE18 - Tipo documental.

eEMGDE19 - PRIORIDAD

Nombre formal

eEMGDE.Prioridad

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Mecanismo mediante el cual se establece el carácter de urgente o prioritario de un documento o actividad de forma reglada y contando con las garantías adecuadas de que se utiliza de forma correcta.

Aplicabilidad

Sólo a las entidades Actividad excepto Función y Función Marco y a Documento, excepto Fondo y Grupo de Fondos.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Ver Apéndice 20. (También pueden utilizarse esquemas específicos del dominio).

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Facilitar mecanismos de organización para tratar actividades y documentos que requieren atención y acción urgentes.

Comentarios

Úsese este elemento para indicar la posible urgencia de la tramitación de un documento o la ejecución de una actividad. Los valores deberían tomarse de una lista controlada de términos con las definiciones adecuadas.

Ejemplos

Inmediato, Prioritario, Rutinario.

Tabla 96. Descripción Metadato eEMGDE19 - Prioridad.

eEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIÓN

Nombre formal

eEMGDE.EstadoElaboracion

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Indicación del estado de la situación de elaboración de un documento, a saber, original o los distintos tipos identificados de copia.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento simple.

Obligación

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

EE01 (Original)

EE02 (Copia electrónica auténtica con cambio de formato)

EE03 (Copia electrónica auténtica de documento papel)

EE04 (Copia electrónica parcial auténtica)

EE99 (Otros)

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Uso.

Finalidad

Proporcionar un mecanismo que indique el estado de elaboración del documento en atención a su aproximación como evidencia de la actividad y que asegure su valor probatorio.

Comentarios

-

Ejemplos

EE01, EE03, EE99

Tabla 97. Descripción Metadato eEMGDE20 - Estado.

eEMGDE21 - TRAZABILIDAD

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Información acerca de las acciones realizadas sobre las distintas entidades y metadatos de las mismas, las fechas de realización, la base normativa para realizarlas, y el usuario que las realizó.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Opcional.

Automatizable

-

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE21.1 - Acción

eEMGDE21.2 - Motivo reglado

eEMGDE21.3 - Usuario de la Acción

eEMGDE21.4 - Descripción

eEMGDE21.5 - Modificación de los metadatos

eEMGDE21.6 - Historia del cambio

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Mantener una pista de auditoría inalterable de las acciones realizadas en el sistema.

Comentarios

La trazabilidad equivale a lo que se conoce como pista de auditoría de tal modo que la implantación de este elemento y sus subelementos dependerá de implantaciones específicas que deben respetar las buenas prácticas y normas técnicas relativas a seguimiento de acciones.

Ejemplos

-

Tabla 98. Descripción Metadato eEMGDE21 - Trazabilidad.

eEMGDE21.1 - ACCIÓN

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.Accion

Sub-elemento de

eEMGDE21 - Trazabilidad

Definición

Indicador del tipo de acción realizada sobre una o varias entidades del sistema.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Opcional:

- Este sub-elemento sólo debería aplicarse en entornos mono-entidad.

- En entornos multi-entidad debería establecerse una relación con la entidad Actividad pertinente.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE21.1.1 - Descripción de la acción

eEMGDE21.1.2 - Fecha de la acción

eEMGDE21.1.3 - Objeto de la acción

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Denominar el tipo de acción realizada sobre una determinada entidad en un momento determinado del tiempo.

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 99. Descripción Metadato eEMGDE21.1 - Acción.

eEMGDE21.1.1 - DESCRIPCIÓN ACCIÓN

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.Accion.DescripcionAccion

Sub-elemento de

eEMGDE21.1. Acción

Definición

Descripción del tipo de acción realizada sobre una o varias entidades del sistema.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Ver Apéndice 7.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Denominar el tipo de acción realizada sobre una determinada entidad en un momento determinado del tiempo.

Comentarios

Para definir el esquema de valores se puede tomar como base el Apéndice 7.

Ejemplos

Accede a, Borra, Adjunta a

Tabla 100. Descripción Metadato eEMGDE21.1.1 Descripción de la acción.

eEMGDE21.1.2 - FECHA DE LA ACCIÓN

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.Accion.FechaAccion

Sub-elemento de

eEMGDE21.1. Acción

Definición

Indicador del momento en que la acción señalada en eEMGDE21.1 - Acción ha sido ejecutada.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

[<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. <ISO 8601>.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Registrar el momento en que la acción señalada en eEMGDE21.1. - Acción ha sido ejecutada

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 101. Descripción Metadato eEMGDE21.1.2 - Fecha de la acción.

eEMGDE21.1.3 - OBJETO DE LA ACCIÓN

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.Accion.ObjetoAccion

Sub-elemento de

eEMGDE21.1. Acción

Definición

Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la acción señalada en eEMGDE21.1.1 - Descripción de la acción (contenido, metadatos…).

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Contenido del Documento, Metadatos del documento, Firmas del Documento, Documento Completo, Índice del Expediente, Metadatos del expediente, Firmas del Expediente, Expediente Completo, Contenido de la Serie, Metadatos de la Serie

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Denominar el tipo de acción realizada sobre una determinada entidad en un momento determinado del tiempo.

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 102. Descripción Metadato eEMGDE21.1.3 - Objeto de la acción.

eEMGDE21.2 - MOTIVO REGLADO

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.MotivoReglado

Sub-elemento de

eEMGDE21 - Trazabilidad

Definición

Razón por la que se lleva a cabo la acción asociada expresada en eEMGDE21.1 - Acción.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Informar acerca de la motivación reglada por la que se ha llevado a cabo una determinada acción sobre una entidad.

Comentarios

Toda acción realizada sobre las entidades del sistema debe tener una motivación, particularmente si es una acción de gestión de documentos o que pueda afectar a las propiedades de los mismos, o de alguna otra de las entidades del sistema. Este motivo puede ser una ley o disposición de rango legal, una norma técnica, un procedimiento interno, etc. Si no se satisface simultáneamente con el resto de sub-elementos de este elemento, salvo excepciones justificadas, existen indicios de que la acción es irregular, o de que de manera maliciosa o no intencionada afecta a las propiedades de las entidades implicadas. A efectos de economía de medios, en entornos multi-entidad este sub-elemento debería estar relacionado con la correspondiente entidad Regulación, para evitar redundancias y sobrecarga de información en la pista de auditoría.

Ejemplos

- En virtud de la Orden CUL/2165/2009, de delegación de competencias.

- Sin motivo reglado.

Tabla 103. Descripción Metadato eEMGDE21.2 - Motivo reglado.

eEMGDE21.3 - USUARIO DE LA ACCIÓN

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.UsuarioAccion

Sub-elemento de

eEMGDE21 - Trazabilidad

Definición

Identificación del usuario que ha realizado la acción determinada en eEMGDE21.1 - Acción.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Condicional:

- Este subelemento debe aplicarse en entornos mono-entidad.

- En entornos multi-entidad debe establecerse una relación con la entidad Agente pertinente.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Mantener una pista de auditoría inalterable de las personas que ejecutan las acciones realizadas en el sistema.

Comentarios

El usuario puede ser un nombre de usuario, el nombre completo de la persona que realiza o realizó la acción, la dirección IP del equipo del usuario, etc., dependiendo de implantaciones específicas. En cualquier caso, la persona que realiza una determinada acción en una fecha y hora determinadas debe quedar suficientemente identificada.

Ejemplos

12.345.678A, 172.16.0.45

Tabla 104. Descripción Metadato eEMGDE21.3 - Usuario de la Acción.

eEMGDE21.4 - DESCRIPCIÓN

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.Descripcion

Sub-elemento de

eEMGDE21 - Trazabilidad

Definición

Explicación detallada en texto libre de la acción determinada en eEMGDE21.1.1 – Descripción de la acción.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Condicional.

Este metadato sólo deberá cumplimentarse cuando el metadato "eEMGDE21.1.1-DESCRIPCIÓN DE LA ACCION" tenga por valor "Cambia" y el metadato eEMGDE21.1.2-ENTIDAD DE LA ACCION esté asignado a "Metadatos del Documento" o bien "Metadatos del Expediente".

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Ofrecer una explicación más detallada en texto libre de la acción realizada sobre una determinada entidad.

Comentarios

Este elemento puede utilizarse si el usuario quiere introducir consideraciones adicionales para explicar o justificar la acción llevada a cabo.

Ejemplos

En 5 de junio de 2010 el agente 12.345.678A, accedió al documento 1332007511, a las 12:15:25 horas, para modificar el campo Nombre.

Tabla 105. Descripción Metadato eEMGDE21.4 - Descripción.

eEMGDE21.5 - MODIFICACIÓN DE LOS METADATOS

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.ModificacionMetadatos

Sub-elemento de

eEMGDE21 - Trazabilidad

Definición

Información que registra la autoría y fecha de los posibles cambios que han sufrido los metadatos de una entidad una vez realizada la acción determinada en eEMGDE21.1 - Acción.

Aplicabilidad

Todas las entidades.

Obligación

Condicional: Sólo debe utilizarse si los metadatos de una entidad han sufrido algún tipo de modificación.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Mantener una pista de auditoría inalterable de las acciones realizadas en el sistema.

Comentarios

Este subelemento debe utilizarse cuando se haya realizado alguna modificación sobre alguno de los metadatos de una entidad determinada. Deberá usarse en conjunto con el elemento eEMGDE21.6 - Historia del cambio

Ejemplos

Modificación realizada el 2 de junio de 2010 a las 12:14:23 por parte del usuario 172.16.0.15,

Tabla 106. Descripción Metadato eEMGDE21.5 - Modificación de los metadatos.

eEMGDE21.6 - HISTORIA DEL CAMBIO

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.HistoriaCambio

Sub-elemento de

eEMGDE21 - Trazabilidad

Definición

Información que registra el elemento de metadato que ha sido modificado sobre una determinada entidad y su valor anterior.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Relación.

Obligación

Condicional:

- Este subelemento debe aplicarse en entornos multi-entidad en los que una relación (evento) entre dos entidades da como resultado cambios en los valores de uno o más elementos o sub-elementos de metadatos que describen esas entidades.

- En entornos mono-entidad deben aplicarse convenciones locales que den cuenta de estos cambios.

Automatizable

-

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE21.6.1 - Nombre del elemento

eEMGDE21.6.2 - Valor anterior

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

- Registrar/rastrear los cambios sobre los metadatos de una entidad a lo largo del tiempo.

- Hacer posible el que se realice y mantenga una historia completa de las acciones de las entidades.

- Ayudar a documentar los efectos o resultados de las relaciones entre entidades.

- Identificar aquellos elementos o sub-elementos que han cambiado como resultado de una relación.

- Proporcionar una historia de los cambios a los elementos y sub-elementos de metadatos resultantes de las relaciones entre entidades.

- Facilitar la comprensión de los cambios realizados sobre los metadatos de una entidad a lo largo del tiempo.

Comentarios

Este sub-elemento se utiliza para almacenar los valores anteriores de los elementos o sub-elementos cuando una relación entre dos entidades (esto es, un evento) da como resultado cambios en uno o más de los valores actuales. No todas las relaciones dan como resultado cambios a los valores actuales de los elementos o sub-elementos. El nuevo valor de un elemento o sub-elemento se registrará en ese elemento o sub-elemento como el valor actual, sobrescribiendo por tanto el valor anterior. Si de una sola relación entre dos entidades resultan múltiples cambios, este sub-elemento debe repetirse para documentar cada cambio.

Ejemplos

-

Tabla 107. Descripción Metadato eEMGDE21.6 - Historia del cambio.

eEMGDE21.6.1 - NOMBRE DEL ELEMENTO

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.HistoriaCambio.NombreElemento

Sub-elemento de

eEMGDE21.6 - Historia del cambio

Definición

Nombre de un elemento o subelemento de metadato cuyo valor ha sufrido algún tipo de modificación.

Aplicabilidad

Sólo entidad Relación.

Obligación

Condicional: Este subelemento debe utilizarse cuando se produzca algún tipo de modificación sobre los elementos o subelementos de metadatos de una determinada entidad.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Las etiquetas de elemento y sub-elemento utilizadas en este esquema.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

Identificar aquellos elementos o sub-elementos que han cambiado como resultado de una relación.

Comentarios

Debe utilizarse en conjunción con el sub-elemento eEMGDE21.6.2 - Valor anterior para registrar qué metadato ha cambiado como resultado de una relación, y su valor real antes del cambio. También debe utilizarse en situaciones en las que no se registró ningún valor anterior en el elemento o sub-elemento afectado.

Ejemplos

eEMGDE.Nombre, eEMGDE.Categoria

Tabla 108. Descripción Metadato eEMGDE21.6.1 - Nombre del elemento.

eEMGDE21.6.2 - VALOR ANTERIOR

Nombre formal

eEMGDE.Trazabilidad.HistoriaCambio.ValorAnterior

Sub-elemento de

eEMGDE21.6 - Historia del cambio

Definición

Contenido anterior de un elemento o subelemento de metadato de una determinada entidad que ha sido modificado en un momento del tiempo.

Aplicabilidad

Sólo entidad Relación.

Obligación

Condicional: Este subelemento debe utilizarse cuando se produzca algún tipo de modificación sobre los elementos o subelementos de metadatos de una determinada entidad.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Historial de eventos.

Finalidad

- Registrar y rastrear los cambios sobre los metadatos de una entidad a lo largo del tiempo.

- Hacer posible el que se realice y mantenga una historia completa de las acciones de las entidades.

- Ayudar a documentar los efectos o resultados de las relaciones entre entidades.

- Proporcionar una historia de los cambios realizados sobre los elementos y sub-elementos de metadatos resultantes de las relaciones entre entidades.

- Facilitar la comprensión de los cambios realizados sobre los metadatos de una entidad a lo largo del tiempo.

Comentarios

Debe utilizarse en conjunción con el sub-elemento eEMGDE21.6.1 - Nombre del elemento para identificar casos individuales de un elemento o sub-elemento que ha cambiado como resultado de una relación, y para registrar el valor real de ese elemento o sub-elemento antes del cambio. Este sub-elemento también debe utilizarse en situaciones en las que no se registró ningún valor anterior en el elemento o sub-elemento afectado. En cada caso, este sub-elemento registrará un valor nulo (un campo en blanco).

Ejemplos

[Cualquier valor de metadato]

Tabla 109. Descripción Metadato eEMGDE21.6.2 - Valor anterior.

eEMGDE22 - CLASIFICACIÓN

Nombre formal

eEMGDE.Clasificacion

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Codificación por categorías que permite gestionar todas las entidades dentro de un sistema de gestión de documentos

Aplicabilidad

Documento simple/Expediente/Serie

Obligación

Obligatorio ENI para expediente.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE22.1 - Código de clasificación

eEMGDE22.2 - Denominación de clase

eEMGDE22.3 - Tipo de clasificación (SIA / FUNCIONAL)

Valores

Esquema

SIA/Cuadros de clasificación desarrollados por cada organización.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción.

Finalidad

Adscribir la entidad a una categoría dentro de un plan de clasificación, de manera que todos los integrantes de la misma compartan una serie de atributos y reciban un tratamiento semejante en virtud de ellos.

Comentarios

La clasificación puede realizarse de manera unidimensional, incorporando sus sub-elementos en la descripción del documento.

Ejemplos

-

Tabla 110. Descripción Metadato eEMGDE22 - Clasificación.

eEMGDE22.1 - CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN

Nombre formal

eEMGDE.Clasificacion.CodigoClasificacion

Sub-elemento de

eEMGDE22 - Clasificación

Definición

Identificador único codificado que determina una categoría en un cuadro de clasificación o en el SIA.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento simple/Expediente/Serie

Obligación

Obligatorio ENI para expediente

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Código SIA o código del cuadro de clasificación desarrollado por cada organización.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción

Finalidad

-

Comentarios

-

Ejemplos

FO001. AG00711. 998150 [SIA]

Tabla 111. Descripción Metadato eEMGDE22.1 - Código de clasificación.

eEMGDE22.2 - DENOMINACIÓN DE CLASE

Nombre formal

eEMGDE.Clasificacion.DenominacionClase

Sub-elemento de

eEMGDE22 - Clasificación

Definición

Indicador en lenguaje natural que identifica de forma unívoca la clase asignada dentro de un Cuadro de Clasificación.

Aplicabilidad

Documento simple/Expediente/Serie

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

SIA - Cuadros de clasificación desarrollados por cada organización.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción.

Finalidad

Reflejar la denominación del procedimiento SIA o del epígrafe del cuadro de clasificación que tiene asignado el identificador unívoco que se representa en el subelemento eEMGDE22.1 - Código de clasificación.

Comentarios

Representar en lenguaje natural la clase señalada dentro de un Cuadro de Clasificación o del catálogo de procedimientos SIA. Puede ser generado automáticamente a partir de la asignación del subelemento eEMGDE22.1 - Código de clasificación.

Ejemplos

Para una entidad Expediente: Interposición de reclamaciones económico-administrativas entre particulares (Código SIA: 998150)

Para una entidad Expediente: (F03.S1). Recursos Administrativos

Para una entidad Serie: (4.1). Revisión en vía administrativa

Tabla 112. Descripción Metadato eEMGDE22.2 - Denominación de clase.

eEMGDE22.3 - TIPO DE CLASIFICACIÓN (SIA/FUNCIONAL)

Nombre formal

eEMGDE.Clasificacion.TipoClasificacion

Sub-elemento de

eEMGDE22 - Clasificación

Definición

Término que señala si los valores del elemento corresponden a una clasificación administrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA, y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente electrónico, o si se refieren a la adscripción de la entidad a una categoría funcional dentro del cuadro de clasificación funcional de documentos de la organización.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Serie/Expediente/Documento.

Obligación

Obligatorio para la transferencia.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

SIA/Funcional

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

Descripción.

Finalidad

Reflejar si la categoría a la que se refieren el resto de valores del elemento eEMGDE22 - Clasificación, es administrativa o funcional.

Comentarios

-

Ejemplos

Para una entidad Expediente: SIA

Para una entidad Expediente: Funcional

Para una entidad Serie: Funcional

Tabla 113. Descripción Metadato eEMGDE22.3 – Tipo de clasificación (SIA/Funcional)

eEMGDE23 - VERSIÓN NTI

Nombre formal

eEMGDE.VersionNTI

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Identificador normalizado de la versión de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico conforme a la cual se estructura el documento electrónico.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento/Expediente.

Obligación

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Para Documento simple: http://administracionelectronica.gob. es/ENI/XSD/v1.0/documento-e

Para Expediente: http://administracionelectronica.gob.es/E NI/XSD/v1.0/expediente-e

Valor por defecto

Para Documento simple: http://administracionelectronica.gob. es/ENI/XSD/v1.0/documento-e

Para Expediente: http://administracionelectronica.gob.es/E NI/XSD/v1.0/expediente-e

Compatibilidad

ISO 23081

-

Finalidad

Identificar la norma que regula la estructura conforme a la que se ha creado el documento o expediente electrónico.

Comentarios

Tipo de datos URI

Ejemplos

-

Tabla 114. Descripción Metadato eEMGDE23 - Versión NTI.

eEMGDE24 - ÓRGANO

Nombre formal

eEMGDE.Organo

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Para el Documento simple: identificador normalizado de la administración generadora del documento o que realiza la captura del mismo.

Para el Expediente y Serie: Identificador normalizado de la administración responsable de la tramitación del procedimiento.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento simple/Expediente/Serie

Obligación

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Código/s procedentes del DIR3

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

-

Finalidad

Identificar el órgano que crea o captura el documento o el órgano responsable de la tramitación del procedimiento.

Comentarios

Código alfanumérico único para cada órgano/unidad/oficina extraído del Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3) gestionado por el MINHAP.

Ejemplos

E04072803 (S.G. DE INFORMACION, DOCUMENTACION Y PUBLICACIONES)

Tabla 115. Descripción Metadato eEMGDE24 - Órgano.

eEMGDE25 - ORIGEN DEL DOCUMENTO

Nombre formal

eEMGDE.OrigenDocumento

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Indica si el contenido del documento fue creado por el ciudadano o por una administración.

Aplicabilidad

Documento simple.

Obligación

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Campo booleano: 0 = Ciudadano; 1 = Administración

Valor por defecto

Sin definir

Compatibilidad

ISO 23081

-

Finalidad

-

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 116. Descripción Metadato eEMGDE25 - Origen del documento.

eEMGDE26 - IDENTIFICADOR DEL DOCUMENTO ORIGEN

Nombre formal

eEMGDE.IdentificadorDocumentoOrigen

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Identificador normalizado del documento origen al que corresponde la copia.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento simple.

Obligación

Condicional: Completar en caso de que el metadato eEMGDE20 - Estado de elaboración, contenga los valores EE02, EE03 o EE04

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Si el documento origen es un documento electrónico:

ES_<Órgano>_<AAAA>_<ID_específico>

Ejemplo: ES_E00010207_2010_MPR000000

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

-

Finalidad

Identificar de forma unívoca el documento con valor de original a partir del que se obtiene la copia auténtica que captura el sistema de gestión documental.

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 117. Descripción Metadato eEMGDE26 - Identificador del documento origen.

eEMGDE27 – ESTADO DEL EXPEDIENTE

Nombre formal

eEMGDE.EstadoExpediente

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Estado del expediente en el momento del intercambio.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Expediente.

Obligación

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

E01 (Abierto), E02 (Cerrado), E03 (Índice para remisión cerrado).

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

-

Finalidad

Informar acerca del estado de tramitación del expediente al presentar una vista del mismo con la estructura establecida en la NTI de Expediente electrónico.

Comentarios

-

Ejemplos

E01, E02, E03

Tabla 118. Descripción Metadato eEMGDE27 - Estado del Expediente.

eEMGDE28 – INTERESADO

Nombre formal

eEMGDE.Interesado

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Identificador del interesado.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Expediente.

Obligación

Obligatorio ENI.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

a) Si ciudadano o persona jurídica:

DNI, NIE, NIF

b) Si administración: <Órgano> (DIR3)

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

-

Finalidad

Identificar de forma unívoca el/los interesados en un procedimiento determinado, bien sean personas física, jurídicas u órganos de la Administración.

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 119. Descripción Metadato eEMGDE28 - Interesado

eEMGDE29 – ASIENTO REGISTRAL

Nombre formal

eEMGDE.AsientoRegistral

Sub-elemento de

No aplica.

Definición

Información básica relativa al acto de registro administrativo del documento electrónico.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento simple.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

eEMGDE29.1 - Tipo de asiento registral

eEMGDE29.2 - Código de la Oficina de Registro

eEMGDE29.3 - Fecha del asiento registral

eEMGDE29.4 - Número de asiento registral

Valores

Esquema

No aplica.

Valor por defecto

No aplica.

Compatibilidad

ISO 23081

-

Finalidad

Recoger la información básica relativa al acto de registro administrativo del documento electrónico, tal como la entidad que ha efectuado el registro del documento, la fecha y el número asignado a su asiento correspondiente.

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 120. Descripción Metadato eEMGDE29 - Asiento registral.

eEMGDE29.1 – TIPO DE ASIENTO REGISTRAL

Nombre formal

eEMGDE.AsientoRegistral.TipoRegistro

Sub-elemento de

eEMGDE29 - Asiento registral

Definición

Tipo de acto registral, de entrada o de salida.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento simple.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

0 = Registro de entrada; 1 = Registro de salida

Valor por defecto

0

Compatibilidad

ISO 23081

-

Finalidad

Determinar si la información recogida en el metadato eEMGDE29 - Asiento registral y sus sub-elementos se refiere a un registro de Entrada o de Salida.

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 121. Descripción Metadato eEMGDE29.1 - Tipo de asiento registral.

eEMGDE29.2 – CÓDIGO DE LA OFICINA DE REGISTRO

Nombre formal

eEMGDE.AsientoRegistral.CodigoOficinaRegistro

Sub-elemento de

eEMGDE29 - Asiento registral

Definición

Código de la Entidad Registral de origen o destino del documento.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento simple.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Código obtenido de DIR3

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

-

Finalidad

-

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 122. Descripción Metadato eEMGDE29.2 - Código de la oficina de registro.

eEMGDE29.3 – FECHA DEL ASIENTO REGISTRAL

Nombre formal

eEMGDE.AsientoRegistral.FechaAsientoRegistral

Sub-elemento de

eEMGDE29 - Asiento registral

Definición

Sólo a la entidad Documento: Fecha y hora de registro del documento en la Entidad Registral de origen o destino.

Aplicabilidad

Documento simple.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

AAAAMMDDHHMMSS

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

-

Finalidad

-

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 123. Descripción Metadato eEMGDE29.3 - Fecha del asiento registral.

eEMGDE29.4 – NÚMERO DE ASIENTO REGISTRAL

Nombre formal

eEMGDE.AsientoRegistral.NumeroAsientoRegistral

Sub-elemento de

eEMGDE29 - Asiento registral

Definición

Número de Registro del Documento en el Registro General de la entidad de origen o destino.

Aplicabilidad

Sólo a la entidad Documento: Documento simple.

Obligación

Opcional.

Automatizable

Repetible

Sub-elementos

No

Valores

Esquema

Sin definir.

Valor por defecto

Sin definir.

Compatibilidad

ISO 23081

-

Finalidad

-

Comentarios

-

Ejemplos

-

Tabla 124. Descripción Metadato eEMGDE29.4 - Número de asiento registral.

Apéndices

Apéndice 1. Tipos de entidad

Entidad

Descripción

Documento

Información estructurada en cualquier formato creada, recibida y mantenida como evidencia por una organización o persona en cumplimiento de obligaciones legales o para actuaciones de gestión.

Agente

Institución, persona física o jurídica responsable o involucrada en la creación, producción, custodia o gestión de documentos.

Actividad

Responsabilidad ejecutada por o asignada a una entidad Agente.

Regulación

Marco normativo, incluidos los requisitos de gestión de documentos, tales como ordenamiento jurídico, normativa, política, etc. Las posibles categorías para este tipo de entidad son definidas por cada organización en función de sus necesidades y normativas específicas.

Relación

Asociación entre dos o más entidades que tiene relevancia en un contexto de gestión y/o de gestión de documentos.

Tabla 125. Tipos de entidad.

Apéndice 2. Esquema de categorías Documento

Úsese cuando el valor de eEMGDE0 - Tipo de entidad, es Documento.

Categoría

Descripción

Grupo de fondos

Conjunto de fondos que están vinculados por pertenecer a una jurisdicción o sector específico, por realizar unas funciones similares o por razones de custodia.

Fondo

Conjunto de documentos producidos o recibidos por un Agente en el ejercicio de sus funciones o actividades.

Serie

Conjunto de documentos producidos o recibidos por uno o varios agentes, que son testimonio continuado de una o varias actividades.

Agregación

Conjunto de documentos creado al margen de un procedimiento reglado, que ha sido formado mediante agregación como secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado específico.

Expediente

Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo cualquiera que sea el tipo de información que contenga.

Documento simple

Unidad mínima de la entidad Documento.

Tabla 126. Esquema de categorías de Documento.

Apéndice 3. Esquema de categorías Agente

Úsese cuando el valor de eEMGDE0 - Tipo de entidad, es Agente.

Categoría

Descripción

Institución

Organización o grupo de personas identificado con un nombre propio y que actúa o puede actuar como una unidad.

Órgano

Unidad administrativa que realice un ejercicio de funciones con trascendencia jurídica en nombre de su organización u órgano superior.

Persona

Individuo que lleva a cabo actuaciones de gestión o se relaciona con una institución.

Dispositivo

Mecanismo físico, sistema electrónico o sistema de información que lleva a cabo actuaciones de gestión.

Tabla 127. Esquema de categorías Agente.

Apéndice 4. Esquema de categorías Actividad

Úsese cuando el valor de eEMGDE0 - Tipo de entidad, es Actividad.

Categoría

Descripción

Función marco

Responsabilidad de alto nivel que agrupa o puede agrupar funciones de una o varias instituciones.

Función

Responsabilidad primaria gestionada por una entidad Agente para cumplir sus fines.

Actividad

Conjunto de acciones realizadas por uno o varios agentes para cumplir una determinada función.

Acción

Unidad más pequeña de una actividad.

Tabla 128. Esquema de categorías Actividad.

Apéndice 5. Esquema de categorías Relación (extensible)

Úsese cuando el valor de eEMGDE0 - Tipo de entidad, es Relación.

Categoría

Descripción

Acción de gestión de documentos

Un proceso u operación de gestión, actual o planeada, que se lleva a cabo sobre un documento, como la clasificación, la calificación, la conservación o la transferencia.

Relación de procedencia

Una relación que proporciona el contexto de creación y uso de los documentos, como por ejemplo las relaciones de propiedad, de sucesión o asociativas. Aunque las relaciones de procedencia pueden aplicarse a cualquier entidad y en cualquier capa de agregación.

Tabla 129. Esquema de categorías Relación (extensible).

Apéndice 6. Esquema de nombres de relaciones de procedencia (extensible)

Úsese cuando el valor del elemento eEMGDE0 - Tipo de entidad, es Relación y el valor del elemento 1, Categoría, es Relación de procedencia.

En entornos multi-entidad, deben establecerse relaciones entre las diversas entidades. Cada relación tiene dos valores que indican el sentido dentro de dicha relación.

- Un valor (1) indica que la relación se lee desde la entidad referida.

- Un valor (2) indica que la relación se lee en dirección hacia la entidad referida.

Los tipos de relación existentes son los reflejados en el siguiente esquema de valores:

Relación

Descripción

Aplicabilidad

Asociada con

La asociación es una relación indefinida, disponible para hacer otras relaciones de procedencia entre o dentro de entidades. Es una relación imprecisa, a ser utilizada a discreción de la organización y de acuerdo con reglas locales.

- Todas las entidades (todas las agregaciones).

Contiene¹⁷ / Contenido en

[Dentro de entidades, no entre ellas]

Las relaciones de Contiene (también conocidas como relaciones es parte de o tiene parte) indican a menudo partición o segmentación y a menudo reflejan una jerarquía obligatoria.

- De Documento a Documento (todas las agregaciones).

- De Agente a Agente (todas las agregaciones).

- De Actividad a Actividad (todas las agregaciones).

- De Regulación a Regulación (todas las agregaciones).

Controla / Es controlado por

Las relaciones de control definen las reglas que afectan a otra entidad o agregación.

- De Documento a Documento.

- De Agente a Documento (todas las agregaciones).

- De Actividad a Documento (todas las agregaciones).

- De Regulación a Documento (todas las agregaciones).

- De Agente a Agente (todas las agregaciones).

- De Agente a Actividad (todas las agregaciones).

- De Agente a Regulación (todas las agregaciones).

- De Actividad a Actividad (todas las agregaciones).

- De Actividad a Regulación (todas las agregaciones).

- De Regulación a Regulación (todas las agregaciones).

Custodia / Es custodiado por

[Restringido a relaciones de Agente a Documento]

Las relaciones de custodia son vinculaciones existentes entre una entidad Documento con el Agente responsable de su custodia con el fin de conservar su contexto a lo largo de su ciclo de vida

- De Agente a Documento (todas las agregaciones).

Establece /

Establecido por

[Restringido a relaciones que implican a Regulaciones]

Las relaciones de Establece configuran y definen el propósito de las entidades Actividad y Agente.

- De Regulación a Actividad (todas las agregaciones).

- De Regulación a Agente (todas las agregaciones).

Posee / Es propiedad de

[Restringido a relaciones que implican a agentes]

Las relaciones de propiedad implican la responsabilidad de emprender una acción o la posesión pero no siempre el control o la custodia.

- De Agente a Documento (todas las agregaciones).

- De Agente a Agente.

- De Agente a Actividad.

Produce / es producido por

[Restringido a relaciones que implican a agentes]

Las relaciones de producción son vinculaciones existentes entre una entidad Documento con el agente responsable de su producción con el fin de conservar su contexto de creación, recepción y uso de las entidades documentos. Este tipo de relación se considera fundamental puesto que permite la vinculación directa con el órgano creador o receptor de Documentos Electrónicos (según art. 21 del RD 4/2010).

- De Agente a Documento (todas las agregaciones).

Sucede / Precede

Las relaciones de sucesión son relaciones cronológicamente vinculadas entre un predecesor y un sucesor. Son siempre una fecha única, más que un rango de fechas, y se restringen a relaciones dentro, no entre entidades. Las relaciones de sucesión son usualmente, pero no siempre, aplicables a lo largo de una sola capa de agregación. Son diferentes a la Relación de Acción de Gestión de Documentos ‘es siguiente a/es anterior a’, que está dirigida a documentar vínculos entre acciones que tienen lugar en secuencia o dos partes de algo que se crean en secuencia, sin substitución.

- De Documento a Documento (todas las agregaciones).

- De Agente a Agente (todas las agregaciones).

- De Actividad a Actividad (todas las agregaciones).

- De Regulación a Regulación (todas las agregaciones).

Tabla 130. Esquema de nombres de relaciones de procedencia.

Apéndice 7. 
Esquema de nombres de relaciones de acciones de gestión de documentos (extensible)

Úsese cuando el valor del elemento eEMGDE0 - Tipo de entidad, es Relación y el valor del elemento 1, Categoría, es Evento de gestión de documentos.

Los tipos de acciones de gestión de documentos pueden ser los reflejados en el siguiente esquema de valores:

Acción de gestión de documentos

Descripción

Accede a

Ejecuta el proceso de acceso a documentos.

Adjunta a

Crea un enlace entre dos objetos, generalmente documentos.

Borra

Acción que elimina (no modifica) los valores de un elemento de metadatos.

Cambia

Modificación del valor o estado de un elemento de metadatos o el contenido de un documento (incluye adiciones).

Cierra

Declara finalizada o terminada una agregación o actuación, cuando ya no puede contener más documentos o datos, o el valor no puede aplicarse a documentos actuales.

Contribuye a

Realización de una aportación al contenido del documento.

Convierte

Cambio del documento digital de un formato a otro.

Copia

Acto o proceso de duplicar un objeto, a partir de un proceso de reproducción

Crea

Responsabilidad de redactar el contenido del documento.

Descarga

Proceso de copiar datos de su localización de almacenamiento a un dispositivo local (o interno o externo a la organización).

Descifra

Proceso de volver a convertir datos cifrados a su forma original para que puedan comprenderse.

Destruye

Proceso de destruir físicamente el contenido de una entidad documento.

Elimina

Destrucción de un documento.

Cifra

Proceso de aplicar un protocolo de encriptación que representa datos digitales no legibles, excepto para aquellos que poseen la clave para descifrarlos.

Envía

Proceso de distribuir copias de un documento a uno o múltiples receptores.

Finaliza

Momento en que una entidad deja de existir, se cierra, se destruye.

Firma

Acto o proceso de adjuntar, incrustar o vincular un documento con un mecanismo que le da validez, en sus distintas variantes.

Imprime

Proceso de representar un documento sobre papel.

Incorpora

Añade una entidad a un determinado nivel de agregación del que debe formar parte.

Migra

Proceso de transferir documentos de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad y sin conversión ni introducción de datos relevantes.

Reemplaza

Proceso de volver a copiar físicamente un documento a su almacenamiento después de su reutilización o edición por un agente particular.

Revisa

Proceso de examen que implica un chequeo del contenido contra criterios externos establecidos.

Transfiere

Proceso de mover un documento de una localización de almacenamiento a otra, incluida la transferencia fuera de línea.

Visualiza

Proceso de recuperar información en pantalla (no de copiarla ni de descargarla a un almacenamiento local).

Tabla 131. Esquema de acciones de gestión de documentos (extensible).

Apéndice 8. ISO 8601: Representación de fechas y horas

Todos los elementos, sub-elementos y, en su caso, sub-sub-elementos que requieren información numérica de fecha y hora deben utilizar la norma internacional ISO 8601:2004, que especifica representaciones numéricas de fecha y hora. El formato general es: [<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. Por ejemplo, 2007-04-03; 2007-04-03T09:31:07, o 2007-04-03T08:30+08. Para mayor información, véase http://www.iso.org.

Apéndice 9. Lista de esquemas de identificador (extensible)

Nombre y abreviatura del esquema

Descripción

Identificador de Objeto Digital (DOI)

Un sistema, desarrollado por la International DOI Foundation, para identificar e intercambiar propiedad intelectual en un entorno digital. (Dublin Core Metadata Glossary).

Localizador Persistente Uniforme de Recurso (PURL)

Una aproximación al problema de la permanencia de las URLs propuesto por OCLC, un PURL es un alias público para un documento. Un PURL permanece estable, aunque la URL original del documento cambie a medida que se gestiona (por ejemplo, se mueve) a lo largo del tiempo. Un PURL es una forma de URN. (Adaptado de Dublin Core Metadata Glossary).

[Nombre] ID Sys

Un identificador asignado automáticamente a una entidad por un sistema, una aplicación, una base de datos, etc. Los departamentos pueden decidir nombrar (o proporcionar un enlace a la información acerca de) el sistema que asigna el ID.

Identificador Uniforme de Recurso (URI)

La sintaxis para todos los nombres o direcciones que se refieren a recursos en la World Wide Web. (Dublin Core Metadata Glossary).

Localizador Uniforme de Recurso

Una técnica para indicar el nombre y la localización de recursos en Internet. La URL especifica el nombre y tipo del recurso, así como el ordenador, dispositivo y directorio donde puede encontrarse. (Dublin Core Metadata Glossary).

Número Uniforme de Recurso

Un tipo de URI (nombre y dirección en Internet) que asegura hasta cierto punto la persistencia más allá de la normalmente asociada con un dominio o nombre de servidor en Internet. (Dublin Core Metadata Glossary).

Tabla 132. Lista de esquemas de identificador (extensible).

Apéndice 10. Esquema de roles de relación

Número de rol de relación

Descripción

1

La relación se lee desde la entidad.

2

La relación se lee hacia (en dirección a) la entidad.

Tabla 133. Esquema de roles de relación.

Apéndice 11. Esquema de niveles de control de acceso a la información

Código

Clasificación

Comentario

A

Secreto

Categoría empleada en la Ley de Secretos Oficiales.

B

Reservado

Categoría empleada en la Ley de Secretos Oficiales.

C

Confidencial

Usado en tratados internacionales.

E

No clasificado

No clasificado

Tabla 134. Esquema de clasificación de información.

Apéndice 12. Clasificación de sensibilidad

Nivel de sensibilidad

Básico. *

(* La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y normativa de desarrollo, determina la existencia de obligaciones distintas según este nivel, que determinarán el contenido de las etiquetas de permisos o advertencia)

Medio.

Alto.

Tabla 135. Clasificación de sensibilidad de la LOPD.

Apéndice 13. Niveles de seguridad según el ENS

Nivel

Descripción

Bajo.

Se utilizará cuando las consecuencias de un incidente de seguridad que afecte a la entidad supongan un perjuicio limitado sobre las funciones de la organización, sobre sus activos o sobre los individuos afectados.

Medio.

Se utilizará cuando las consecuencias de un incidente de seguridad que afecte a la entidad supongan un perjuicio grave sobre las funciones de la organización, sobre sus activos o sobre los individuos afectados.

Alto.

Se utilizará cuando las consecuencias de un incidente de seguridad que afecte a la entidad supongan un perjuicio muy grave sobre las funciones de la organización, sobre sus activos o sobre los individuos afectados.

Tabla 136. Niveles de seguridad según el ENS.

Apéndice 14. Esquema de categorías de advertencias de seguridad

ID Categoría advertencia de seguridad

Categoría de advertencia de seguridad

A

Palabra clave

B

Fuente de la palabra clave

C

Sólo persona autorizada

D

Sólo acceso gubernamental

E

Publicidad

F

Advertencia de tratamiento especial

Tabla 137. Esquema de categorías de advertencias de seguridad.

Apéndice 15. Esquema del código de la causa de limitación

El esquema de valores definido para el metadato eEMGDE9.1.1 – Código de la causa de limitación es el siguiente:

Código

Causa específica de la limitación(*)

A

La seguridad nacional

B

La defensa

C

Las relaciones exteriores

D

La seguridad pública

E

La prevención, investigación y sanción de los ilícitos penales, administrativos o disciplinarios

F

La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva

G

Las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control

H

Los intereses económicos y comerciales

I

La política económica y monetaria

J

El secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial

K

La garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma de decisión

L

La protección del medio ambiente

M

Otros

(*) Basado en el artículo 14.1 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia y acceso a la información pública y buen gobierno.

Tabla 138. Esquema del código de la causa de limitación.

Apéndice 16. Esquema de tipos de contacto (extensible)

Nombre del tipo

Dirección física (calle, número, código postal, población, país)

Correo electrónico

Fax

Teléfono

Dirección web (URL)

Dirección IP

Tabla 139. Esquema de tipos de contacto (extensible).

Apéndice 17. Etiquetas para la identificación de lenguas (esquema externo)

RFC4646:2006 proporciona una sintaxis para construir descripciones de lenguas utilizando ISO 639 para códigos de lenguas, ISO 3166 para códigos de país, e ISO 15924 para códigos de escrituras. Véase: http://www.ietf.org/rfc/rfc4646.txt.

Apéndice 18. Esquema de tipos de dictamen.

Esquema de valores para el sub-elemento eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen.

Código

Tipo de dictamen

CP

Conservación permanente

EP

Eliminación parcial

ET

Eliminación total

PD

Pendiente de dictamen

Tabla 140. Esquema de clases de tipos de dictamen.

Apéndice 19. Esquema de unidades digitales (extensible)

Código

Nombre

Descripción

B

Bytes

Una unidad de datos que tiene una longitud de ocho dígitos binarios usualmente utilizada para representar un solo carácter.

KB

Kilobytes

1.024 bytes

MB

Megabytes

1.024 kilobytes

GB

Gigabytes

1.024 megabytes

TB

Terabytes

1.024 gigabytes

PB

Petabytes

1.024 terabytes

EB

Exabytes

1.024 petabytes

ZB

Zettabytes

1.024 exabytes

YB

Yottabytes

1.024 zettabytes

Tabla 141. Esquema de unidades digitales.

Apéndice 20. Esquema de Prioridad (extensible)

Identificador

Nombre

Marco temporal

I

Inmediato

Respuesta en 1-3 horas

P

Prioritario

Respuesta en un día laborable

R

Rutinario

Respuesta en dos semanas

Tabla 142. Esquema de prioridad.

Apéndice 21. Esquema de tipo documental

Esquema de valores extraído de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.

Código

Tipo Documental

TD01

Resolución.

TD02

Acuerdo.

TD03

Contrato

TD04

Convenio.

TD05

Declaración.

TD06

Comunicación.

TD07

Notificación.

TD08

Publicación.

TD09

Acuse de recibo.

TD10

Acta.

TD11

Certificado.

TD12

Diligencia.

TD13

Informe.

TD14

Solicitud.

TD15

Denuncia.

TD16

Alegación.

TD17

Recursos.

TD18

Comunicación ciudadano.

TD19

Factura.

TD20

Otros incautados.

TD51

Ley.

TD52

Moción.

TD53

Instrucción.

TD54

Convocatoria.

TD55

Orden del día.

TD56

Informe de Ponencia.

TD57

Dictamen de Comisión.

TD58

Iniciativa legislativa.

TD59

Pregunta.

TD60

Interpelación.

TD61

Respuesta.

TD62

Proposición no de ley

TD63

Enmienda

TD64

Propuesta de resolución.

TD65

Comparecencia.

TD66

Solicitud de información.

TD67

Escrito.

TD68

Iniciativa legislativa.

TD69

Petición.

TD99

Otros.

Tabla 143. Esquema de tipo documental.

Apéndice 22. Compatibilidad con PREMIS

PREMIS se refiere a “unidades semánticas” donde este esquema (e-EMGDE) se refiere a “elementos de metadatos”. Sin embargo, significan lo mismo, esto es, las características de los objetos digitales que tienen que ser descritas para asegurar que los objetos siguen siendo accesibles y utilizables a lo largo del tiempo.

En PREMIS, a todas las unidades semánticas por encima del nivel inferior de la jerarquía se hace referencia como “Contenedores”. e-EMGDE sólo tiene tres niveles de jerarquía -elementos, sub-elementos y sub-sub-elementos-, aunque esto es extensible. PREMIS tiene jerarquías de contenedores y unidades semánticas que pueden llegar a cuatro niveles de profundidad.

En la siguiente concordancia, sólo se muestran las unidades semánticas de PREMIS y su número de referencia. Se establece la concordancia tanto para los tipos de entidad como para los niveles de elementos pertinentes.

Puesto que PREMIS es más amplio que e-EMGDE y tiene una orientación diferente, se propone un modelo de extensibilidad para la conservación de documentos, a efectos no prescriptivos, sino puramente informativos.

La siguiente tabla de concordancias es aproximativa y tiene valor informativo. Debe tenerse en cuenta que la orientación de e-EMGDE y de PREMIS son diferentes, el primero orientado hacia la gestión de documentos y la segunda orientada hacia la conservación.

Esta tabla se ha elaborado según la equivalencia incluida en la norma fuente AGRkMS.

PREMIS

e-EMGDE

Entidad

Nº

Unidad semántica

Entidad

Elemento

Sub-elemento

Sub-sub-elemento

OBJETO

1.1.1

objectIdentifierType

DOCUMENTO

Identificador

Tipo de identificador

1.1.2

objectIdentifierValue

Identificador

Secuencia del identificador

1.2

objectCategory

1.3.1

preservationLevelValue

1.3.2

preservationLevelRole

1.3.3

preservationLevelRationale

1.3.4

preservationLevelDateAssigned

1.4.1

significantPropertiesType

1.4.2

significantPropertiesValue

1.4.3

significantPropertiesExtension

1.5.1

compositionLevel

1.5.2.1

messageDigestAlgorithm

Verificación de integridad

Algoritmo

1.5.2.2

messageDigest

Verificación de integridad

Valor

1.5.2.3

messageDigestOriginator

1.5.3

size

Características técnicas

Tamaño

Tamaño lógico

Características técnicas

Tamaño

Unidades

1.5.4.1.1

formatName

Características técnicas

Nombre de formato

1.5.4.1.2

formatVersion

Características técnicas

Versión de formato

1.5.4.2.1

formatRegistryName

Características técnicas

Registro de formatos

1.5.4.2.2

formatRegistryKey

1.5.4.2.3

formatRegistryRole

1.5.5.1

creatingApplicationName

Características técnicas

Nombre de la aplicación de creación

1.5.5.2

creatingApplicationVersion

Características técnicas

Versión de la aplicación de creación

1.5.5.3

dateCreatedByApplication

Fechas

Fecha de inicio

1.5.5.4

creatingApplicationExtension

1.5.6.1

inhibitorType

1.5.6.2

inhibitorTarget

1.5.6.3

inhibitorKey

1.5.7

objectCharacteristicsExtension

1.6

originalName

Nombre

Nombre natural

1.7.1.1

contentLocationType

1.7.1.2

contentLocationValue

Ubicación

Localización

1.7.2

storageMedium

Ubicación

Soporte

1.8.1

environmentCharacteristic

1.8.2

environmentPurpose

1.8.3

environmentNote

1.8.4.1

dependencyName

1.8.4.2.1

dependencyIdentifierType

1.8.4.2.2

dependencyIdentifierValue

1.8.5.1

swName

1.8.5.2

swVersion

1.8.5.3

swType

1.8.5.4

swOtherInformation

1.8.5.5

swDependency

1.8.6.1

hwName

1.8.6.2

hwType

1.8.6.3

hwOtherInformation

1.8.7

environmentExtension

1.9.1.1

signatureEncoding

Firma

1.9.1.2

signer

Firma

1.9.1.3

signatureMethod

Firma

1.9.1.4

signatureValue

Firma

1.9.1.5

signatureValidationRules

Firma

1.9.1.6

signatureProperties

Firma

1.9.1.7

keyInformation

Firma

1.9.2

signatureInformationExtension

Firma

1.10.1

relationshipType

RELACIÓN

Categoría

1.10.2

relationshipSubType

Nombre

Nombre natural

1.10.3.1

relatedObjectIdentifierType

1.10.3.2

relatedObjectIdentifierValue

Entidad relacionada

ID de entidad relacionada

1.10.3.3.

relatedObjectSequence

Entidad relacionada

Rol de la relación

1.10.4.1

relatedEventIdentifierType

Identificador

Tipo de identificador

1.10.4.2

relatedEventIdentifierValue

Identificador

Secuencia del identificador

1.10.4.3

relatedEventSequence

1.11.1

linkingEventIdentifierType

1.11.2

linkingEventIdentifierValue

1.12.1

linkingIntellectualEntityIdentifierType

1.12.2

linkingIntellectualEntityIdentifierValue

1.13.1

linkingRightsStatementIdentifierType

DOCUMENTO

Derechos de acceso, uso y reutilización

Tipo de acceso

1.13.2

linkingRightsStatementIdentifierValue

Derechos de acceso, uso y reutilización

Condiciones de acceso, uso y reutilización

EVENTO

2.1.1

eventIdentifierType

RELACIÓN

Identificador

Tipo de identificador

2.1.2

eventIdentifierValue

Identificador

Secuencia del identificador

2.2

eventType

Categoría

Nombre

Nombre natural

2.3

eventDateTime

Fechas

Fecha de inicio

Fechas

Fecha de fin

2.4

eventDetail

Descripción

2.5.1

eventOutcome

2.5.2.1

eventOutcomeDetailNote

Trazabilidad

Historia del cambio

Valor anterior

2.5.2.2

eventOutcomeDetailExtension

2.6.1

linkingAgentIdentifierType

2.6.2

linkingAgentIdentifierValue

Entidad relacionada

ID de entidad relacionada

2.6.3

linkingAgentRole

Entidad relacionada

Rol de la relación

2.7.1

linkingObjectIdentifierType

2.7.2

linkingObjectIdentifierValue

Entidad relacionada

ID de la relación

2.7.3

linkingObjectIdentifierRole

AGENTE

3.1.1

agentIdentifierType

AGENTE

Identificador

Tipo de identificador

3.1.2

agentIdentifierValue

Identificador

Secuencia del identificador

3.2

agentName

Nombre

Nombre natural

3.3

agentType

Categoría

DERECHOS

4.1.1.1

agentType

DOCUMENTO

4.1.1.2

rightsStatementIdentifierValue

4.1.2

rightsBasis

Derechos de acceso, uso y reutilización

Tipo de acceso

4.1.3.1

copyrightStatus

4.1.3.2

copyrightJurisdiction

4.1.3.3

copyrightStatusDeterminationDate

4.1.3.4

copyrightNote

4.1.4.1.1

licenseIdentifierType

4.1.4.1.2

licenseIdentifierValue

4.1.4.2

licenseTerms

Derechos de acceso, uso y reutilización

Condiciones de acceso, uso y reutilización

4.1.4.3

licenseNote

4.1.5.1

statuteJurisdiction

REGULACIÓN

Jurisdicción

4.1.5.2

statuteCitation

Identificador

Secuencia del identificador

4.1.5.3

statuteInformationDeterminationDate

4.1.5.4

statuteNote

4.1.6.1

act

AGENTE

Seguridad

Permisos

4.1.6.2

restriction

4.1.6.3.1

startDate

4.1.6.3.2

endDate

4.1.6.4

rightsGrantedNote

4.1.7.1

linkingObjectIdentifierType

4.1.7.2

linkingObjectIdentifierValue

4.1.8.1

linkingAgentIdentifierType

4.1.8.2

linkingAgentIdentifierValue

4.1.8.3

linkingAgentRole

4.2

rightsExtension

Tabla 144. Tabla de concordancias PREMIS y e-EMGDE.

Apéndice 23. Concordancias entre e-EMGDE y AGRkMS

La siguiente tabla muestra la correspondencia entre los modelos de metadatos e-EMGDE y AGRkMS, del que parte el primero.

e-EMGDE

AGRkMS

eEMGDE0 - Tipo de entidad

0 ENTITY TYPE

eEMGDE1 - CATEGORIA

1 CATEGORY

eEMGDE2 - IDENTIFICADOR

2 IDENTIFIER

eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador

2.1 Identifier String

eEMGDE2.2 - Esquema de identificador

2.2 Identifier Scheme

eEMGDE3 - Nombre

3 NAME

eEMGDE3.1 - Nombre natural

3.1 Name Words

eEMGDE3.2 - Nombre del fichero

3.2 Name Scheme

eEMGDE4 - Fechas

4 DATE RANGE

eEMGDE4.1 - Fecha inicio

4.1 Start Date

eEMGDE4.2 - Fecha fin

4.2 End Date

eEMGDE5 - Descripcion

5 DESCRIPTION

eEMGDE6 - Entidad relacionada

6 RELATED ENTITY

eEMGDE6.1 - ID de entidad relacionada

6.1 Assigned Entity ID

eEMGDE6.2 - Esquema de ID de entidad relacionada

6.2 Assigned Entity ID Scheme

eEMGDE6.3 - Rol de la relación

6.3 Relationship Role

eEMGDE7 - ÁMBITO

8 JURISDICTION

eEMGDE8 - Seguridad

eEMGDE8.1 - Nivel de seguridad

9 SECURITY CLASSIFICATION

      eEMGDE8.1.1 - Nivel de acceso

      eEMGDE8.1.2 - Código de Política de control de acceso

eEMGDE8.2 - Advertencia de seguridad

10 SECURITY CAVEAT

      eEMGDE8.2.1 - Texto de la advertencia

10.1 Caveat Text

      eEMGDE8.2.2 - Categoría de la advertencia

10.2 Caveat Category

eEMGDE8.3 - Permisos

11 PERMISSIONS

11.1 Permission Text

11.2 Permission Type

eEMGDE8.4 - Sensibilidad datos de carácter personal

eEMGDE8.5 - Clasificación ENS

eEMGDE8.6 - Nivel de confidencialidad de la información

eEMGDE9 - Derechos de acceso, uso y reutilización

12 RIGHTS

eEMGDE9.1 - Tipo de acceso

12.2 Rights Type

12.3 Rights Status

eEMGDE9.2 - Código de la causa de limitación

eEMGDE9.3 - Causa legal/normativa de limitación

eEMGDE9.4 – Condiciones de reutilización

eEMGDE10 - Contacto

13 CONTACT

eEMGDE10.1 - Tipo de contacto

13.2 Contact Type

eEMGDE10.2 - Dato de contacto

13.1 Contact Details

eEMGDE10.3 - Puesto

14 POSITION

eEMGDE11 - Idioma

15 LANGUAGE

eEMGDE12 - Puntos de acceso

17 KEYWORD

eEMGDE12.1 - Término punto de acceso

17.1 Keyword Term

eEMGDE12.2 - ID de punto de acceso

17.2 Keyword ID

eEMGDE12.3 - Esquema

17.3 Keyword Scheme

17.4 Keyword Scheme Type

eEMGDE13 - Calificación

eEMGDE13.1 - Valoración

      eEMGDE13.1.1 - Valor primario

      eEMGDE13.1.1.1 - Tipo de valor

eEMGDE13.1.1.2 - Plazo

      eEMGDE13.1.2 - Valor secundario

eEMGDE13.2 - Dictamen

18 DISPOSAL

      eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen

      eEMGDE13.2.2 - Acción dictaminada

eEMGDE13.2.3 - Plazo de ejecución de la acción dictaminada

18.2 Disposal Class ID

18.3 Disposal Action

18.4 Disposal Trigger Date

18.5 Disposal Action Due

eEMGDE13.3 - Transferencia

eEMGDE13.3.1 - Fase de archivo

eEMGDE13.3.2 - Plazo de transferencia

eEMGDE13.4 – Documento esencial

eEMGDE14 - Características técnicas

eEMGDE14.1 - Formato

19 FORMAT

eEMGDE14.1.1 - Nombre del formato

19.1 Format Na-me

eEMGDE14.1.2 - Extensión del fichero

eEMGDE14.2 - Versión de formato

19.2 Format Version

eEMGDE14.3 - Resolución

eEMGDE14.4 - Tamaño

20 EXTENT

      eEMGDE14.4.1 - Dimensiones físicas

20.1 Physical Dimensions

      eEMGDE14.4.2 - Tamaño Lógico

20.2 Logical Size

      eEMGDE14.4.3 - Cantidad

20.3 Quantity

      eEMGDE14.4.4 - Unidades

20.4 Units

eEMGDE14.5 – Profundidad de color

eEMGDE15 - Ubicación

eEMGDE15.1 - Soporte

21 MEDIUM

eEMGDE15.2 - Localización

23 LOCATION

eEMGDE16 - Verificación de integridad

22 INTEGRITY CHECK

eEMGDE16.1 - Algoritmo

22.1 Hash Function Name

eEMGDE16.2 - Valor

22.2 Message Digest

eEMGDE17 - Firma

eEMGDE17.1 - Tipo de firma

eEMGDE17.1.1 - Formato de firma

eEMGDE17.1.2 - Perfil de firma

eEMGDE17.2 - Rol de firma

eEMGDE17.3 - Valor del CSV

eEMGDE17.4 - Definición generación CSV

eEMGDE17.5 - Firmante

eEMGDE17.5.1 - Nombre y apellidos o razón social

eEMGDE17.5.2 - Número de identificación de los firmantes

eEMGDE17.5.3 - En calidad de

eEMGDE17.5.4 - Nivel de firma

eEMGDE17.5.5 - Información adicional

eEMGDE18 - Tipo documental

24 DOCUMENT FORM

eEMGDE19 - Prioridad

25 PRECEDENCE

eEMGDE20 - Estado DE ELABORACIÓN

eEMGDE21 - Trazabilidad

eEMGDE21.1 - Acción

eEMGDE21.1.1 - Descripción de la acción

eEMGDE21.1.2 - Fecha de la acción

eEMGDE21.1.3 - Objeto de la acción

eEMGDE21.2 - Motivo reglado

eEMGDE21.3 - Usuario de la Acción

eEMGDE21.4 - Descripción

eEMGDE21.5 - Modificación de los metadatos

eEMGDE21.6 - Historia del cambio

7 Change History

      eEMGDE21.6.1 - Nombre del elemento

7.1 Property Name

      eEMGDE21.6.2 - Valor anterior

7.2 Prior Value

eEMGDE22 - Clasificación

eEMGDE22.1 - Código de clasificación

eEMGDE22.2 - Denominación de clase

eEMGDE22.3 – Tipo de clasificación (SIA/Funcional)

eEMGDE23 – VERSIÓN NTI

eEMGDE24 – órgano

eEMGDE25 – ORIGEN DEL DOCUMENTO

eEMGDE26 – IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO ORIGEN

eEMGDE27 – ESTADO DEL EXPEDIENTE

eEMGDE28 – INTERESADO

eEMGDE29 – ASIENTO REGISTRAL

eEMGDE29.1 - Tipo de asiento registral

eEMGDE29.2 - Código de la oficina de registro

eEMGDE29.3 - Fecha del asiento registral

eEMGDE29.4 - Número de asiento registral

Tabla 145. Correspondencia e-EMGDE con AGRkMS.

REFERENCIAS

6.1. Legislación

Código de Administración electrónica (publicado por la Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado)

029_Codigo_de_Administracion_Electronica

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

BOE-A-2015-10565

Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público

BOE-A-2015-10566

Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

BOE-A-2009-18358

Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.

BOE-A-2010-1330

Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

BOE-A-2010-1331

Resolución de la Secretaría de Estado para la Función Pública por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos.

BOE-A-2012-10048

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.

BOE-A-2011-13169

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico.

BOE-A-2011-13170

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos.

BOE-A-2011-13168

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.

BOE-A-2011-13172

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad Política de Firma Electrónica y de certificados de la Administración.

BOE-A-2011-13171

Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

BOE-A-1999-23750

Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

BOE-A-2008-979

6.2. Estándares y buenas prácticas

AGRkMS - Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.2. National Archives of Australia, June 2015.

http://www.naa.gov.au/records-management/publications/agrkms/index.aspx

ARMA International. Glossary of Records and Information Management Terms, 3rd ed. Lenexa, KS: ARMA International, 2007.

ARMA International. The Digital Records Conversion Process: Program Planning, Requirements, Procedures (ANSI/ARMA 16-2007).

Assistant Secretary of Defense for Networks and Information Integration/Department of Defense Chief Information Officer: DoD 5015.02-STD: Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard: April 25, 2007. Washington D.C.

http://www.dtic.mil/whs/directives/corres/pdf/501502std.pdf

Ayre, C., and A. Muir. The Right to Preserve: The Rights Issues of Digital Preservation. DLib Magazine, 10, no.3 (2004).

http://www.dlib.org/dlib/march04/ayre/03ayre.html

Consultative Committee for Space Data Systems. Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Washington, D.C.: National Aeronautics and Space Administration, June 2012.      

http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0m2.pdf

Cornell University Library/Research Department. Digital Preservation Management: Implementing Short-term Strategies for Long-term Problems. Inter-university Consortium for Political and Social Research (ICPSR), August 2012.      

http://dpworkshop.org/dpm-eng/eng_index.html

Digital Preservation Coalition. Heslington, York, UK.

http://www.dpconline.org/publications

DLM Forum. @ccess and Preservation of Electronic Information: Best Practices and Solutions. Proceedings of the DLM-Forum 2002, Barcelona, 6-8 May 2002. Luxembourg: Office for Official Publications of the European Communities, 2002.

http://www.dlmforum.eu/index.php/event-downloads/send/5-2002-barcelona-dlm-conference/58-dlm-conference-2002

EAC (Encoded Archival Context).      

http://eac.staatsbibliothek-berlin.de/

EAD (Encoded Archival Description).

http://www.loc.gov/ead/

Eppard, P. B., et al. (US-InterPARES Project Researchers). Findings on the Preservation of Authentic Electronic Records, Final Report. Vancouver, BC: US-InterPARES Project, September 2002.

InterPARES Project.

http://www.interpares.org

ISAAR (CPF) (International Standard Archival Autorithy Records for Corporate Bodies, Persons and Families)

http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf

ISAD (G) (General International Standard Archival Description)

http://www.mcu.es/archivos/docs/isad.pdf

ISDF (Norma internacional para la descripción de funciones).

http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDF_ESP_definitiva.pdf

ISDIAH (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings).

http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDIAH_ESP.pdf

ISO 14721:2003: Space data and information transfer systems -- Open archival information system -- Reference model. Geneva: International Organization for Standardization, 2003.

ISO 16175: Principles and functional requirements for records in electronic office environments:

Part 1: Overview and statement of principles.

Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems.

Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems.

ISO 20652:2006. Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS).

Kansas State Historical Society. Kansas Electronic Records Management Guidelines. Topeka, KS: Kansas State Historical Society August 17, 1999.

http://www.kshs.org/government/records/electronic/electronicrecordsguidelines.htm

METS (Metada Encoding and Transmission Standard).

http://www.loc.gov/standards/mets/

Ministerio de Cultura. Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística: Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones – Parte 1: Tipos de entidad – Parte 2: Relaciones.

http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_MCDA_P1_P2_20120618.pdf

Modelo de metadatos Dublin Core Cualificado.

http://dublincore.org/

MoReq 2010 Especification: Model Requirements for the management of electronic records.

http://www.moreq2.eu/other/moreq2010-anouncements

Pearce-Moses, R. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: The Society of American Archivists, 2005.

http://www.archivists.org/glossary/index.asp

PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies).

http://www.loc.gov/standards/premis/

Ragan, C. R., et al. The Sedona Guidelines: Best Practices and Commentary for Managing Information and Records in the Electronic Age. Sedona, AZ: The Sedona Conference, September 2005.

http://www.arma.org/pdf/articles/SedonaRetGuide200409.pdf

RLG/OCLC Digital Archive Attributes Working Group. Attributes of a Trusted Digital Repository: Meeting the Needs of Research Resources (draft for public comment). Mountain View, CA: The Research Libraries Group, Inc., August 2001.

https://www.oclc.org/content/dam/research/activities/trustedrep/attributes01.pdf

Rounds, Shawn and Robert Horton. Electronic Records Management Guidelines, version 4. St. Paul, MN: Minnesota Historical Society, State Archives Department, March 2004.

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S-6 Archives New Zealand’s Standard for Digitising Non-Electronic Records for Recordkeping Purposes and Retention of Non-Electronic Records in Electronic Form Only. Wellington: Archives New Zealand, 2007.      

UK National Archives. Brown, A. Digital Preservation Guidance Note 2: Selecting Storage Media for Long-Term Preservation. UK: The National Archives, 2008.

http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/selecting-storage-media.pdf

UNE-ISO 15489-1:2006. Información y documentación. Gestión de documentos: Parte 1. Generalidades.

UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Información y documentación. Gestión de documentos: Parte 2. Directrices      

UNE-ISO 23081-1:2008. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.

UNE-ISO 23081-2:2008. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.

UNE-ISO/TR 15801 IN: Imagen electrónica: Información almacenada electrónicamente: Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad. Madrid: AENOR, 2008.

UNE-ISO/TR 18492 IN: Conservación a largo plazo de la información basada en documentos. Madrid: AENOR, 2008.

UNE-ISO/TR 26122 IN: Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos. Madrid: AENOR, 2008.

UNE-ISO/TR 18492:2008 IN: Conservación a largo plazo de la información basada en documentos. Madrid: AENOR, 2008.

VERS: Forever Digital.

http://prov.vic.gov.au/government/vers

VERS: Glossary.

VERS: The Victorian Electronic Records Strategy (VERS) (PROS 99/007). North Melbourne, VIC: Public Record Office Victoria, July 31, 2003.

http://prov.vic.gov.au/government/vers

6.3. Documentos de trabajo y referencias

AGLS Metadata Element Set. Canberra: National Archives of Australia, 2007.

http://www.naa.gov.au/records-management/publications/AGLS-Element.aspx

Appraisal Methodology: Macro-Appraisal and Functional Analysis. Library and Archives Canada, 2001.

http://www.bac-lac.gc.ca/eng/services/government-information-resources/disposition/records-appraisal-disposition-program/Pages/government-records-appraisal-disposition-program.aspx

Archivo electrónico de las Administraciones Públicas (CENATIC).

http://www.cenatic.es/laecsp/page37/files/LAECSP_Archivo.pdf

Arquitecturas orientadas a servicios para la preservación de objetos digitales.      

http://xml-utils.com/arquitecturas.pdf

AS 5090-2003: Work process analysis for recordkeeping. Canberra: Standards Australia, 2003.

Australasian Digital Recordkeeping Initiative.

http://www.adri.gov.au/

Australian Society of Archivists, Committee on Descriptive Standards: Describing Archives in Context: A Guide to Australian Practice. Australian Society of Archivists, 2007.

Consejo Internacional de Archivos. Comité de Archivos de Gestión en Entorno Electrónico: Documentos electrónicos: manual para archiveros Madrid: Ministerio de Cultura, 2006.

http://www.mcu.es/archivos/docs/documentosElectronicos.pdf

Cook, Terry: Macroappraisal in Theory and Practice: Origins, Characteristics and Implementation in Canada, 1950-2000. En: Archival Science. N. 5 (2005). P. 101-161.

Creating and Managing Digital Content. 2002. Canadian Heritage Information Network.

Digital Imaging for Archival Preservation and Online Presentation: Best Practices. 2001. Michigan State University.

http://www.historicalvoices.org/papers/image_digitization2.pdf

Digital Longevity.

http://www.digitaleduurzaamheid.nl/index.cfm?paginakeuze=286

Digital Preservation and Storage. 2004. Technical Advisory Service for Images.

http://www.tasi.ac.uk/advice/delivering/digital.html

Digital Preservation Europe (DPE).

Digital Repository Audit Method: Based on Risk Assessment: DRAMBORA. Draft for Public Testing & Comment. Version 1.0 (draft). Digital Curation Centre (DCC): DigitalPreservationEurope (DPE), 2007.

DigitalPreservationEurope, (April 2008), DPE Repository Planning Checklist and Guidance DPED 3.2.

DIRKS: A Strategic Approach to Managing Business Information.

https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/documents/recordkeeping-dirks/DIRKS%20Manual.pdf

Documentos electrónicos: Manual para archiveros. ICA, 2005.

http://www.mcu.es/archivos/docs/documentosElectronicos.pdf

Domea Concept: Organisational Concept 2.0: Document Management and Electronic Archiving in Electronic Courses of Business. Bundesministerium des Innern, 2005.

Domea Concept: Requirement Catalogue 2.0. Bundesministerium des Innern, 2005.

Duranti, Luciana, (ed.): La conservación a largo plazo de documentos electrónicos auténticos: hallazgos del Proyecto InterPARES. Cartagena: Ayuntamiento; 3000 Informática, 2005.

Duranti, Luciana, Preston, Randy (eds.): International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2: Experiential, Interactive and Dynamic Records.

EAG (Encoded Archival Guide).

http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/proyecto.htm

Electronic Document Management in the University of Murcia.

http://eunis.dk/papers/p45.pdf

Functional Specifications for Electronic Records Management Systems Software: Exposure Draft. National Archives of Australia, 2006.

Glossary of Recordkeeping Terms.

Guía para la aplicación de la Ley 11 en materia de gestión de documentos electrónicos, expediente electrónico y archivo electrónico del Ministerio de la Presidencia.      

Guidelines for Implementing the Functional Specifications for Electronic Records Management Systems Software: Exposure Draft. National Archives of Australia, 2006.

iARXIU: Servicio de archivo electrónico desarrollado por la Agencia Catalana de Certificación (CATCert).

International Records Management Trust: Training in Electronic Records Management / General Editor, Laura Millar. Module 3: Managing the Creation, Use and Disposal of Electronic Records. London: IRMT, 2009.

LIBRARY OF CONGRESS. Preservation Directorate: Digitizing Libray Collections for preservation and archiving. A handbook for curators. Washington, DC. (1997).

Llansó, Joaquim (Dir.); Costanilla, Lucía; García, Olivia; Zabalza, Itziar: Buenas prácticas en gestión de documentos y archivos. Manual de normas y procedimientos archivísticos de la Universidad pública de Navarra.- Pamplona: Servicio de Publicaciones.

https://www.unavarra.es/archivogeneral/manual-de-normas            

LUPOVICI, C. & MASANÈS, J.: Metadata for the long term preservation of electronic publications. The Hague, Koninklijke Bibliothek. NEDLIB report series 2, 2000.

Manual de documentos administrativos. Editorial Tecnos, S.A., 1994.(ISBN: 84-309-2503-1).

Metadata in Preservation: Selected Papers from an ERPANET Seminar at the Archives School Marburg (2003, septiembre, 3-5). Revista del Instituto de Archivística de Marburgo, nº 40.

Modelado de documentos de la Administración Pública.

http://www.tcs.uni-luebeck.de/downloads/papers/2004/studienarbeit-johannes-textor.pdf

NARA Code of Federal Regulations. Electronic Records Management Initative.

http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/erm-overview.html

National Archives of Australia: Australian Governments' Interactive Functions Thesaurus (AGIFT). Canberra: NAA, 2007.

http://www.naa.gov.au/records-management/create-capture-describe/describe/agift/index.aspx

National Archives of Australia: Secure, Store & Preserve.

http://www.naa.gov.au/records-management/secure-and-store/index.aspx

National Library of Australia: PADI: Preserving Access to Digital Information. Canberra, 2003.

http://www.nla.gov.au/padi/topics/32.html

NOARK-4: Norwegian recordkeeping system Version 4. The National Archives of Norway, 1999.

Planets, Preservation and Long-term Access through Networked Services.

http://www.planets-project.eu

Preservation exclusively in electronic form of permanent records in case management systems. National Archives of Finland, 2005.

Preserving Digital Information: The CASPAR Way.

Proyecto UK-GovTalk: e-Government Metadata Standard Version 3.1.

Recordkeeping Metadata Project.

http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/research/spirt/index.html

SITTS, M.K.: Handbook for digital projects: A Management tool for preservation and access. Andover, MA. Northeast Document Conservation Center. 2000

State Records Authority of New South Wales: The DIRKS Manual - Strategies for Documenting Government Business. State Records Authority of New South Wales, 2003.

http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/designing-implementing-and-managing-systems/dirks-manual/dirks-manual

Study on electronic documents and electronic delivery for the purpose of the implementation of Art. 8 of the Services Directive.

http://ec.europa.eu/idabc/servlets/Doc7679.pdf?id=32145

The Joint Information Systems Committee.

http://www.jisc.ac.uk/

The National Archives: Guidelines for management, appraisal and preservation of electronic records.

http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/

University of Pittsburgh. School of Information Sciences: Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping.

http://web.archive.org/web/20000818163633/www.sis.pitt.edu/~nhprc/

Vocabularis de Metadades. Departament de Cultura i Mitjans de Comunicació, Generalitat de Catalunya, 2008.

Workflow Management Coalition: XPDL Support and Resources.

http://www.wfmc.org/resources

ANEXO I – CORRESPONDENCIA DE LOS METADATOS MÍNIMOS OBLIGATORIOS CON EL e-EMGDE EN ENTORNOS MULTIENTIDAD

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Metadato

Elemento / Sub-elemento e-EMGDE

Versión NTI

eEMGDE23-Versión NTI(URI) de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico.

Identificador

eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador.

Nota: Siendo el eEMGDE2.2 - Esquema de identificador del “Documento” = ES_<Órgano>_<AAAA>_<ID_específico>

Órgano

eEMGDE24 - Órgano

Fecha de captura

eEMGDE4.1 - Fecha de inicio del Documento.

Origen

eEMGDE25 - Origen. Elemento lógico que indicará el tipo de “Agente” que a través de una “Relación” de tipo “crea” está relacionado con el documento:

“0”: Si es un ciudadano, el “Agente” será de tipo “Persona” con su identificador normalizado (DNI, NIF, CIF, NIE o similar).

“1”: Si es una Administración, el “Agente” será de tipo “Organización” con su identificador normalizado (<Órgano>).

Estado de elaboración

Elemento que indicará el estado de elaboración del documento, siendo sus posibles valores:

-Si “Original”: eEMGDE20 - Estado de elaboración= “EE01”.

-Si existe una “Relación” de tipo “copia” entre el Documento y otro Documento que actúa de Original eEMGDE20 - Estado de elaboración= “EE02|EE03|EE04”.

Nombre de formato

eEMGDE14.1.1 - Nombre de formato lógico de cada fichero de contenido.

Tipo documental

eEMGDE18 - Tipo documental del Documento.

Tipo de firma

Si CSV, ‘eEMGDE17.1.1 - Formato de firma=”TF01”’.

Si Firma Electrónica basada en certificados:

eEMGDE17.1.1 - Formato de firma = “TF02|TF03|TF04|TF05|TF06”.

Valor CSV

eEMGDE17.3 - Valor del CSV =”Valor CSV”.

Definición generación CSV

eEMGDE17.4 - Definición generación CSV de la "Actividad" que, mediante la "Relación" correspondiente, aplica a la generación del CSV del “Documento”.

Tabla 146. Correspondencia de los metadatos mínimos obligatorios de Documento electrónico con el e-EMGDE.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Metadato

Elemento / Sub-elemento e-EMGDE

Versión NTI

eEMGDE23 - Versión NTI (URI) de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente electrónico.

Identificador

eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador.

Nota: Siendo el eEMGDE2.2 - Esquema de identificador del “Expediente”= ES_<Órgano>_<AAAA>_<ID_específico>

Órgano

eEMGDE24 - Órgano

Fecha apertura del expediente

eEMGDE4.1 - Fecha de inicio del Expediente.

Clasificación

eEMGDE22 - Clasificación

Estado

eEMGDE27- Estado del expediente. Elemento que indicará el estado del expediente, siendo sus posibles valores:

- “Abierto”: Si no existe eEMGDE4.2 - Fecha de fin del expediente.

- “Cerrado”: Si existe eEMGDE4.2 - Fecha de fin del expediente.

Interesado

eEMGDE28 - Interesado

Función resumen foliado

eEMGDE16.1 - Algoritmo empleado para la generación de las huellas de los documentos incluidos en el expediente.

Tipo de firma

Elemento que indicará el tipo de firma del índice del expediente electrónico, siendo sus posibles valores:

- Si CSV: eEMGDE17.1.1 - Formato de firma = ‘TF01’.

- Si Firma electrónica basada en certificados: eEMGDE17.1.1 - Formato de firma = ’TF02|TF03|TF04|TF05|TF06’.

Valor CSV

Si eEMGDE17.1.1 - Formato de firma = ‘TF01’:

eEMGDE17.3 - Valor del CSV =”Valor CSV”.

Definición generación CSV

eEMGDE17.4 - Definición generación CSV de la "Actividad" que, mediante la "Relación" correspondiente, aplica a la generación del CSV del “Expediente”.

Nota: Siendo el eEMGDE17.1.1 - Formato de firma = ‘TF01‘.

Tabla 147. Correspondencia de los metadatos mínimos obligatorios de Expediente electrónico con el e-EMGDE.

ANEXO II – CORRESPONDENCIA DE LOS METADATOS COMPLEMENTARIOS CON EL e-EMGDE

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Metadato

Elemento / Sub-elemento e-EMGDE

Resolución

eEMGDE14.3 - Resolución.

Tamaño

eEMGDE14.4.2 - Tamaño Lógico.

eEMGDE14.4.4 - Unidades.

Idioma

eEMGDE11 - Idioma.

Tabla 148. Correspondencia de metadatos complementarios de Digitalización de documentos con el e-EMGDE.

CONVERSIÓN ENTRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Metadato

Elemento / Sub-elemento e-EMGDE

Identificador del documento origen

eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador del "Documento" que, a través de una "Relación" tipo "convierte" indica el documento origen de la copia.

Nota: Siendo el eEMGDE2.2 - Esquema de identificador del “Documento” origen= ES_<Órgano_responsable>_<AAAA>_<ID_específico>

Política de conversión

eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador que identifique la Política, tratada como una “Regulación” que se relaciona con tipo "Conversión" con el “Documento”.

Nota: Siendo el eEMGDE2.2 - Esquema de identificador de la “Regulacion” = <Esquema_regulaciones_organizacion>

Tabla 149. Correspondencia de metadatos complementarios de Conversión entre documentos electrónicos con el e-EMGDE.

ANEXO III – EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO

Coordinador del proyecto

Amutio Gómez, Miguel A.

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Responsable de edición

Vigón Arvizu, Beatriz

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Grupo de expertos:

Administración General del Estado

Agurruza Mutuberría, Jokin

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA

Alburquerque Pernías, Francisco

MINISTERIO DEL INTERIOR - DIRECCIÓN GENERAL DE LA POLICÍA

Alberto Martín, Félix

MINISTERIO DE JUSTICIA

Alcaide García, Aleida

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Alcolea Muñoz, Antonio

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y TURISMO

de Alfonso López, Ricardo

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

de Amil Villarrubia, Pablo

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Amores Molero, Felipe

FÁBRICA NACIONAL DE MONEDA Y TIMBRE

Aragonés Arribas, Félix Jesús

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Arranz, Candelas

AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

Ballesteros Arjona, Juan Jesús

MINISTERIO DE FOMENTO

Barba Lobatón, Jesús

MINISTERIO DE JUSTICIA

Barrón Basterrechea, José Luis

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Beltrán, Ana

MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

Berral López Alfonso

MINISTERIO DEL INTERIOR - DIRECCIÓN GENERAL DE TRÁFICO

Blanco Arribas, Miguel Ángel

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Bustos Pretel, Gerardo

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Cabezas Manso, Laura

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Candau, Javier

CENTRO CRISTOLÓGICO NACIONAL

Caruana De las Cagigas, Elisa

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y COMPETITIVIDAD

Del Caño Gil, Cristina

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y TURISMO

Casado Robledo, Mª Jesús

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Cívicos Villa, Noemí

MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA

Conejo Fernández, Carmen

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Corral Guinea, Myriam

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Crespo Sánchez, Juan

MINISTERIO DEL INTERIOR - DIRECCIÓN GENERAL DE LA POLICÍA

Criado Gómez, Isabel

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Cubo Contreras, Aitor

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Cueva Calabia, José Luis

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Desantes Fernández, Blanca

MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

De la Calle Vian, Elena

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y TURISMO

Delgado Casanova, Ricardo

MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN

De Miguel de Santos, María

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y TURISMO

Díez Pérez, Esther

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Eguíluz Gauna, Jesús

MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL

Escapa Castro, Lucía

MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA

Eusamio Mazagatos, José Antonio

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Fernández Crespo, María Esther

MINISTERIO DEL INTERIOR - DIRECCIÓN GENERAL DE LA POLICÍA

Fernández Lombardía, Oscar

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Fradua García-Soto, Idoia

MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

Fuentes Bajo, Ricardo

MINISTERIO DE AGRICULTURA, ALIMENTACIÓN Y MEDIO AMBIENTE

Franco Espino, Beatriz

MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

Galindo Alonso, Olga

GERENCIA DE INFORMÁTICA Y SEGURIDAD SOCIAL

Gamarra, Juan Carlos

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Garcés, Juan Carlos

CONSEJO GENERAL DEL PODER JUDICIAL

García Celada, Joseba

MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL

García Gómez, Eugenio

MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL - SEPE

García Martín, Mª Jesús

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y TURISMO

García Martínez, José Luis

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Gijón Romero, Francisco

MINISTERIO DE FOMENTO

Gil Navalón, Roberto

MINISTERIO DE DEFENSA

Gómez Muñoz, Carlos Francisco

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Gómez Plaza, Carlos

MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL

Gómez Raya, José Ignacio

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Gómez Vaz, Manuel

MINISTERIO DE FOMENTO

González Rufo, Mª Ángeles

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Gonzalo Ramírez, Alberto

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Graña Domínguez, Santiago

MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL - SEPE

Hernández Vicente, Severiano

MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

Hernández Gallardo, Diego

FÁBRICA NACIONAL DE MONEDA Y TIMBRE

Hernández Jiménez, Francisco

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA

Hernández Maroto, Mª Dolores

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Hernández Vigliano, Julián

MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA

Herrero García, Carlos

MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

Horganero Gómez, Sara

MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN

Hortigüela Hortigüela, Concha

MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL - GISS

Iniesta Sánchez, Fernando

MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA

Jaqueti, Francisco Javier

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA

Jara González, Francisco José

MINISTERIO DEL INTERIOR - DIRECCIÓN GENERAL DE LA POLICÍA

Jiménez Muñoz, Luis

CENTRO CRISTOLÓGICO NACIONAL

Lago Bagues, Ramiro José

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y COMPETITIVIDAD

Lapuente Perea, José Luis

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

López Crespo, Francisco

MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN

López Herrero, Miguel Ángel

MINISTERIO DE FOMENTO

Lorenzo Fernández, Laura

MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL

Lucas Vegas, Mª José

MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL

Llorens González, Juan de Dios

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y TURISMO

Mañes Guerras, Santos

MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL

Martín García, Raúl

MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL - SEPE

Martín Lázaro, Francisco José

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Martín Marcos, Miguel

MINISTERIO DE DEFENSA

Martín Rey, Rosa Mª

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Martínez Muñoz, David

MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN

Martínez Vidal, Miguel Ángel

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA

Maza Frechín, Carlos

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y TURISMO

Merchán Arribas, Montaña

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

De Miguel Santiago, María Luz

MINISTERIO DE AGRICULTURA, ALIMENTACIÓN Y MEDIO AMBIENTE

Millaruelo Gómez, Alejandro

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Molina Moscoso, Domingo

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Montes Antona, Javier

FÁBRICA NACIONAL DE MONEDA Y TIMBRE

Muñoz Montalvo, Juan Fernando

MINISTERIO DE SANIDAD, SERVICIOS SOCIALES E IGUALDAD

Muñoz Salinero, Elena

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Ochando Perales, Javier

MINISTERIO DE DEFENSA

Ortiz Tovar, Eva María

MINISTERIO DE JUSTICIA

Otheo de Tejada, Josefina

AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

De la Paz Rincón, Antonio

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Pardo, Jesús

FÁBRICA NACIONAL DE MONEDA Y TIMBRE

Pastor Bermúdez, Andrés

MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL - GISS

Pérez Alcázar, Ricard

MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

Pérez Galindo, Rafael

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y TURISMO

Pérez de Lema Sáenz de Viguera, Andoni

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Rada Muruaga, Begoña

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Ramos Curto, Juan Francisco

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Requejo Zalama, Javier

MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

Rincón Mirón, Jorge Antonio

MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL

del Río Molini, Mario

MINISTERIO DE DEFENSA

Robledo Pascual , Óscar

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Rodríguez Hervás, Francisco Javier

MINISTERIO DEL INTERIOR

Rodríguez Escolar, Nimia

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Rodríguez Ramos, Miguel Ángel

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y TURISMO

Román Cortés, Juan Carlos

AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

Rubio Martínez, Javier

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Ruiz del Corral, Manuel

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Ruiz de Garibay Cubillo, Andrea

AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

Salom, Juan

GUARDIA CIVIL

San Atanasio, Pinar

AGENCIA  ESTATAL DE METEOROLOGÍA

Sánchez Abad, Mª Pilar

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Sánchez Agulló, Pablo

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Sanz Pulido, Antonio

MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL

Sobrino Moreno, José María

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Tapias Sancho, Álvaro

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Triguero Garrido, Mario

GERENCIA DE INFORMÁTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

Valcárcel Lucas, Pedro-Castor

GERENCIA DE INFORMÁTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

Vallejo Echevarría, Maite

MINISTERIO DE JUSTICIA

Vega Fidalgo, Luis Miguel

GERENCIA DE INFORMÁTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

Vélez Fraga, Santiago

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Vigón Arvizu, Beatriz

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Villafranca Ramos, Alberto

MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA

Viñado Villuendas, Pilar

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Villalba Tomás

MINISTERIO DEL INTERIOR

Zapardiel, Juan Antonio

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Zapico, Alberto

AGENCIA ESTATAL DE LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARÍA

Comunidades Autónomas

Andrés Sevillano, Albert

ARAGÓN

Báez Rodríguez, Luis Alberto

CANARIAS

Barras, Juan Antonio

CASTILLA Y LEÓN

Del Barrio Morón, Antonio

CASTILLA-LA MANCHA

Berjano Tartiere, Bárbara

PRINCIPADO DE ASTURIAS

Cantabrana González, Ricardo

ARAGÓN

Cañal Villanueva, Mª José

CASTILLA Y LEÓN

Castellano, Enrique

CANARIAS

Cortés Domingo, Rubén

CATALUÑA

Chapado Gregorio, Susana

COMUNITAT VALENCIANA

Esparza Ruiz, Catalina

REGIÓN DE MURCIA

Fernández Requejo, Antonio

EXTREMADURA

Font Bibiloni, Andreu

ILLES BALEARS

Galán Huertos, Pilar

CASTILLA Y LEÓN

Gallego Español, Rosa María

CATALUÑA

Garay, Raquel

PAÍS VASCO

García Carrera, Diego

CASTILLA Y LEÓN

García Sexto, María José

GALICIA

González Rodríguez, Manuel de los Reyes

CANARIAS

Izco García, Fernando

NAVARRA

López González, Mª del Rosario

PRINCIPADO DE ASTURIAS

Lozano Cantín, Mª Ángel

ARAGÓN

Marín Cruz, Pepa

COMUNIDAD DE MADRID

Martínez Pelayo, Paula

PRINCIPADO DE ASTURIAS

Moreno, Ángel

LA RIOJA

Ojeda Pérez, Juan Sebastián

ANDALUCÍA

Olivares Sánchez, Pedro

REGIÓN DE MURCIA

Perera Domínguez, Manuel

ANDALUCÍA

Rodríguez Parraga, José María

CASTILLA Y LEÓN

Rodríguez Rodríguez, Juan Carlos

PRINCIPADO DE ASTURIAS

Rosat Jorge, José Luis

CASTILLA Y LEÓN

Ruíz Benítez, Mª del Carmen

CANARIAS

Sánchez Melero, Arturo

COMUNIDAD DE MADRID

Saro, Javier

CANTABRIA

Sáez de Vicuña, Asier

PAÍS VASCO

Zorita Pacheco, Antonio

EXTREMADURA

Corporaciones Locales

Bárcenas Gutiérrez, Pablo

FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS

Universidades

Sánchez Martínez, Daniel

CONFERENCIA DE RECTORES DE LAS UNIVERSIDADES ESPAÑOLAS

Otras Instituciones

de Ocaña Lacal, Daniel

TRIBUNAL CONSTITUCIONAL

Con la participación especial de los expertos

Delgado Gómez, Alejandro

AYUNTAMIENTO DE CARTAGENA

Llansó Sanjuan, Joaquim

GOBIERNO DE NAVARRA

Medio Propio – Red.es

Polo Sanz, Pilar

De la Barreda Manso, Ana

Apoyo - PriceWaterhouseCoopers

Bautista Ortega, Luis María

Morales Ríos, Christian

Medio Propio – INTECO (1.ª edición electrónica: mayo 2012)

Santos Pintor, Ana Belén

García Díez, Elena

Gutierrez Marqués, Tatiana

Notas

[←1]

En el caso de implementar nuevos esquemas, deben mantenerse, como mínimo los valores actuales para los metadatos mínimos obligatorios.

[←2]

Los metadatos con nivel de obligatoriedad mayor que el asignado a los elementos de los que forman parte, deben aplicarse de forma obligatoria sólo si se decide la aplicación del elemento superior.

[←3]

Siempre que sea posible, los valores deberían ser asignados por máquina, no por humanos.

[←4]

No aparece en ISO 23081 como tal, pero cumple esta funcionalidad.

[←5]

Repetible sólo para documentos confidenciales, actividades y regulaciones.

[←6]

Repetible sólo para documentos confidenciales, actividades y regulaciones.

[←7]

Repetible sólo para documentos confidenciales, actividades y regulaciones.

[←8]

No aparece en ISO 23081, pero cumple esta funcionalidad para Agentes.

[←9]

Repetible sólo para la categoría Serie.

[←10]

Repetible sólo para la categoría Serie.

[←11]

Repetible sólo para la categoría Serie.

[←12]

Repetible sólo para la categoría Serie.

[←13]

Repetible sólo para la categoría Serie.

[←14]

Repetible sólo para la categoría Serie.

[←15]

Si el volumen es muy grande y debe repartirse en varias localizaciones.

[←16]

No aparece como tal en ISO 23081, pero cumple esta funcionalidad.

[←17]

Las agregaciones de regulaciones no son estrictamente jerárquicas, y esta relación es menos común para las regulaciones, de las que es más probable que se establezcan relaciones de control (gobierno).