Esta páxina web foi traducida por un software de tradución automática sen revisión posterior por tradutores. Máis información en: enlace ocultar
accesskey_mod_content
-

Sistema de arquivo electrónico para a dixitalización de expedientes de persoal

  • Indicadores:

    O sistema de xestión do arquivo de persoal atópase en explotación e integrado no proceso diario da xestión dos expedientes. Incorpóranse ao sistema os novos expedientes en formato dixital e dixitalízanse e incorporan ao arquivo electrónico os antigos.

    Descrición Funcional

    O proxecto consistiu no deseño e implantación dun sistema de Arquivo Electrónico corporativo e a implantación sobre o mesmo dun sistema para a xestión de expedientes electrónicos do Rexistro de Persoal. A estratexia deste proxecto foi o desenvolvemento dunha serie de funcionalidades que permitisen, por unha banda, desenvolver aquelas características comúns a todas as tipoloxías documentais, e por outro, poder conxugar estas con aquelas necesidades específicas co obxectivo de acoller calquera tipo de unidade de información documental.

    O principal reto foi a construción de ambos os sistemas condicionados pola infraestrutura de sistemas e servizos existentes e as tecnoloxías que a soportaban, xa que tecnoloxicamente era necesario integrar sistemas ‘legacy’ con sistemas tecnoloxicamente avanzados.

    Os principais módulos que forman parte da arquitectura do sistema son os seguintes:

    • Arquivo electrónico: a principal funcionalidade do sistema de xestión documental corporativo é o almacenamento dos documentos electrónicos que se reciban ou xeren no Goberno de Cantabria. O núcleo deste módulo é o software Alfresco ECM Enterprise Edition.
    • Sistema de Captura: o sistema de captura proporciona os servizos de escaneo, captura, extracción de datos dos documentos en papel, tratamento e envío ao repositorio documental dos documentos dixitalizados. O núcleo deste módulo é software Kofax Capture.
    • Sistema de Xestión do Arquivo de Persoal: este sistema é o intermediario entre a aplicación de Persoal (Baía) e o sistema de arquivo dixital. Os usuarios con competencias en materia de persoal utilizan este sistema para xestionar os documentos electrónicos do arquivo dixital.

    A integración do sistema co portal da intranet do Goberno de Cantabria realizouse mediante un Porlet, e a prestación de servizos documentais ao resto da infraestrutura realizouse mediante o desenvolvemento de 15 servizos web que ofrecen a funcionalidade básica necesaria.

    Desde o punto de vista organizativo, tamén se desenvolveron e implementaron os estándares tecnolóxicos e organizativos para o desenvolvemento de calquera sistema con necesidades documentais.

    Tres son as conclusións máis relevantes deste proxecto para ser tidas en conta no futuro:

    • A importancia de dispor dun sistema áxil para a captura da documentación impresa.
    • A importancia da preparación da documentación para posibilitar o tratamento automatizado durante o proceso de incorporación ao arquivo.
    • A necesidade de tentar minimizar o volume de documentos que precisen tratamento manual para a súa incorporación ao arquivo electrónico.

    Descrición Técnica

Responsable