Aquest lloc web ha estat traduït per un programari de traducció automàtica sense revisió posterior per traductors. Més informació en: enllaç ocultar
accesskey_mod_content
-

Sistema d'arxiu electrònic per a la digitalització d'expedients de personal

  • Indicadors:

    El sistema de gestió de l'arxiu de personal es troba en explotació i integrat en el procés diari de la gestió dels expedients. S'incorporen al sistema els nous expedients en format digital i es digitalitzen i incorporen a l'arxiu electrònic els antics.

    Descripció Funcional

    El projecte va consistir en el disseny i implantació d'un sistema d'Arxiu Electrònic corporatiu i la implantació sobre el mateix d'un sistema per a la gestió d'expedients electrònics del Registre de Personal. L'estratègia d'aquest projecte va ser el desenvolupament d'una sèrie de funcionalitats que permetessin, d'una banda, desenvolupar aquelles característiques comunes a totes les tipologies documentals, i per un altre, poder conjugar aquestes amb aquelles necessitats específiques amb l'objectiu d'acollir qualsevol tipus d'unitat d'informació documental.

    El principal repte va ser la construcció de tots dos sistemes condicionats per la infraestructura de sistemes i serveis existents i les tecnologies que la suportaven, ja que tecnològicament era necessari integrar sistemes ‘legacy’ amb sistemes tecnològicament avançats.

    Els principals mòduls que formen part de l'arquitectura del sistema són els següents:

    • Arxiu electrònic: la principal funcionalitat del sistema de gestió documental corporatiu és l'emmagatzematge dels documents electrònics que es rebin o generin al Govern de Cantàbria. El nucli d'aquest mòdul és el programari Alfresco ECM Enterprise Edition.
    • Sistema de Captura: el sistema de captura proporciona els serveis d'escanejo, captura, extracció de dades dels documents en paper, tractament i enviament al repositori documental dels documents digitalitzats. El nucli d'aquest mòdul és programari Kofax Capture.
    • Sistema de Gestió de l'Arxiu de Personal: aquest sistema és l'intermediari entre l'aplicació de Personal (Badia) i el sistema d'arxiu digital. Els usuaris amb competències en matèria de personal utilitzen aquest sistema per gestionar els documents electrònics de l'arxiu digital.

    La integració del sistema amb el portal de la intranet del Govern de Cantàbria es va realitzar mitjançant un Porlet, i la prestació de serveis documentals a la resta de la infraestructura s'ha realitzat mitjançant el desenvolupament de 15 serveis web que ofereixen la funcionalitat bàsica necessària.

    Des del punt de vista organitzatiu, també es van desenvolupar i van implementar els estàndards tecnològics i organitzatius per al desenvolupament de qualsevol sistema amb necessitats documentals.

    Tres són les conclusions més rellevants d'aquest projecte per ser tingudes en compte en el futur:

    • La importància de disposar d'un sistema àgil per a la captura de la documentació impresa.
    • La importància de la preparació de la documentació per possibilitar el tractament automatitzat durant el procés d'incorporació a l'arxiu.
    • La necessitat d'intentar minimitzar el volum de documents que precisin tractament manual per a la seva incorporació a l'arxiu electrònic.

    Descripció Tècnica

Responsable