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Introduction of integrated solution for the development of the processing of different Administrative Procedures

  • Short Name:
    Derveni
    Summary:
    The introduction of Derveni Today allows the management of files, registry entry and exit municipal documents and digital archive. Also allows the electronic signature and the generation of municipal reports
    Target audience:
    Local Entities
    Agencies Responsible:
    Madrid
    Brunete City
    Usage:
    Installable product
    Contact:

    Marjorie Jordá López
    Tf: 663811151
    e-mail: informatica@brunete.org

    Type of Solution:
    Good Practice
    Status of the Solution:
    Production
    Organic Area:
    Local
    Technical Area:
    Support for the processing mail, electronic processing
    Functional Area:
    Government and the public Sector
    License:
    Unknown
    Interoperability level:
    Technical
    Programming language:
    JAVA, ASP, .NET

    Description

    Full name of the initiative:

    Implantación de Solución Integral para el Desarrollo de la Tramitación de diferentes Procedimientos Administrativos

    Purpose:

    Objective:

    Description:

    Derveni Today es una aplicación elaborada con tecnología .NET para la gestión de expedientes, registro de entrada y salida de documentos municipales y archivo digital. Está instalado en un servidor y no precisa ningún tipo de instalación adicional. En los equipos de la red, tan sólo es preciso formar parte del dominio Brunete.org (Opens in new window) y disponer de navegador (Explorer o Mozilla). Funciona con un motor de base de datos MYSQL e incorpora firma digital de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

    El objetivo principal de la implantación de este software es hacer el seguimiento de un trámite municipal y su gestión desde la entrada del mismo por el registro a su salida, quedando así constancia de todos los procedimientos que se han seguido, las personas que lo han realizado y la fecha y hora en que tuvo lugar. Algunos de los procedimientos incluidos disponen de formularios y de la incorporación de la firma digital de los responsables.

    La digitalización de todo el archivo, tanto el ya existente como el venidero proporciona un seguimiento pormenorizado de todos los trámites pero, sobre todo, una sencilla consulta documental por parte del personal municipal. Todos los usuarios disponen de una serie de permisos sobre el árbol de carpetas, tanto personales como departamentales.

    Requirements:

    La aplicación está instalada en un servidor Web para la LAN con Microsoft Windows XP Profesional e Internet Information Server.
    Any client with browser, either Explorer or Mozilla domain and user can access Derveni Today.

    Results:

    Advantages:

    • Always accessible information : From anywhere in the world, an employee moved outside their workplace, could, if permitted, access to the documentation of the company through a simple Internet connection. With DERVENI TODAY the user accedes to information instantly accelerating the exercise of their activity.
    • Centralized information : Aun teniendo la empresa varias sedes, ya no será necesario reunir a los empleados para el traspaso de documentos, ni enviar los mismos vía fax o correo electrónico. Cada usuario desde cada sede se conectará a la aplicación, podrá añadir comentarios a los documentos, vincular unos con otros relacionándolos e incluso enviar aprobaciones por correo electrónico avisando del estado de un documento a los distintos usuarios de la aplicación.
    • Quick and easy access : La gestión documental manual hace que se pierda gran cantidad de tiempo y espacio buscando documentos en localizaciones físicas. Con DERVENI TODAY esto no ocurre, ya que la información es guardada en un sistema informático, el cual realizará las búsquedas por usted, recuperando los resultados de las mismas en segundos sin mover al empleado de su sitio, evitando asimismo la manipulación y deterioro de los documentos físicos.
    • Cost savings .
    1. De administración. Elimina las tareas monótonas y repetitivas dotando de mayor celeridad a los procesos y prestando mejor servicio a colaboradores y clientes. Además reduce el tiempo en la búsqueda y localización de documentos, incrementándose la productividad de los equipos de trabajo, ya que proporciona rapidez y agilidad en el acceso a la información compartida eliminando tareas manuales de poco valor.
    2. Saving paper: since DERVENI TODAY each user can control the document and annotate any comment so that other users continue with the process thereby avoiding wasting paper and contribute to the conservation of the environment.
    3. Ahorro de espacio: DERVENI TODAY es capaz de almacenar millones de documentos en un solo servidor permitiendo a la empresa disponer de su espacio para otros usos que no sean meramente el archivo de documentación.
    • Security : A través del servicio de backup remoto online la documentación es almacenada de forma segura y únicamente los usuarios autorizados podrán acceder a la misma permitiendo a la empresa el control sobre los distintos accesos realizados. Asimismo en caso de desastre o robo la información no podrá ser utilizada recuperándose en su totalidad en unas horas.
    • Standardization work : Through DERVENI TODAY information of any kind is treated homogeneously avoiding loss of knowledge to possible staff casualties and enhanced corporative image of the company

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