La SGAD colabora con el Instituto Cervantes para robotizar su proceso de matriculación de alumnos

La Secretaría General de Administración Digital (SGAD), a través de su Servicio de Automatización Inteligente (SAI), se embarca junto al Instituto Cervantes en un proyecto para aplicar la tecnología de Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés) en los procesos de matriculación de alumnos.

El Instituto Cervantes es una institución pública adscrita al Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (MAEUEC) , creada por España en 1991 para promover universalmente la enseñanza, el estudio y el uso del español y contribuir a la difusión de las culturas hispánicas en el exterior. Está presente en 88 ciudades de 45 países, a través de sus centros, aulas y extensiones, por los cinco continentes.

Entre sus objetivos principales se encuentra organizar cursos generales y especiales de lengua española, así como de las lenguas cooficiales en España. Los alumnos interesados pueden escoger de entre un catálogo de 22 cursos de diferente dificultad y adquirirlos a través de una plataforma online como paso previo a ser matriculados en el mismo. Los alumnos pueden adquirir estos cursos cualquier día a cualquier hora, sin estar sujetos a periodos concretos de matriculación. Cada día unas 100 personas de todo el mundo adquieren estos cursos ofrecidos por el Instituto Cervantes, siendo este número mucho mayor durante campañas específicas para fomentar la matriculación.

Para completar la matriculación de los alumnos en los cursos adquiridos, el personal del Instituto Cervantes debe entrar en una aplicación donde se registran los cursos comprados, extraer las nuevas compras de cada curso, y subir esos datos en la aplicación de gestión de enseñanza Moodle. Al realizar esta carga correctamente, el alumno queda matriculado de manera oficial en el curso y se le envían las credenciales de acceso a los contenidos.

Para llevar a cabo este proyecto, el SAI colabora con el Instituto Cervantes en la definición y desarrollo de los procesos automatizados, apoyándose en la plataforma centralizada RPA de la SGAD. El objetivo del proyecto es minimizar la intervención del personal en este proceso, consiguiendo así minimizar los errores humanos y el riesgo operacional, y reduciendo el plazo máximo comprometido de 72 horas desde la adquisición del curso para comunicar al alumno su matriculación oficial. Los robots deberán trasladar la información entre las citadas aplicaciones para completar el proceso de matriculación del alumno y que éste reciba las correspondientes notificaciones que le permitan acceso a los cursos adquiridos.

La robotización cubrirá los 22 cursos ofertados por el Instituto Cervantes, organizados en 6 agrupaciones de cursos que cubren tanto los actuales como los que previsiblemente se añadan a futuro. Los trabajos de desarrollo comenzaron el pasado día 19 de septiembre, y se prevé la puesta en producción de la solución robotizada a principios de noviembre.

El Servicio de Automatización Inteligente de la SGAD corresponde con la  Medida 5 del Plan de Digitalización de las AAPP . Esta medida 5 se integra dentro del eje 1 del citado plan y, a su vez, dentro del eje 5 de Transformación Digital del Sector Público de la Agenda  España Digital 2026 ; y del componente 11 del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de la economía Española.